És possible que en alguna ocasió hagis obert un document d'Excel i t'has trobat que en algunes de les cel·les s'obre una llista desplegable. Aquesta és una funció molt pràctica dels fulls de càlcul de Microsoft que tu també pots utilitzar. En aquest post us expliquem com crear una llista desplegable a Excel.
Es tracta d'una funció molt útil, sobretot quan estem treballant amb fulles i plantilles on solen repetir-se les mateixes opcions. Però a més de pràctic, és també un recurs molt visual que dóna un aspecte més professional a qualsevol document.
Les llistes desplegables (en anglès, down drop list) permeten als usuaris de Sobresortir seleccionar un element d'una llista predefinida. És un recurs especialment indicat per confeccionar formularis, doncs gràcies a ell l'entrada de dades sigui més ràpida i també més precisa.
Com funcionen aquestes llistes? Quan seleccionem una cel·la que conté una llista, veurem amb ella la icona d'una petita fletxa. En clicar-hi, aquesta llista es desplega amb una sèrie d'opcions entre les quals n'hem de seleccionar una.
La idea bàsica de crear llistes desplegables a Excel és brindar a l'usuari un nombre limitat d'opcions. A més, evita la introducció de dades amb errors o faltes d'ortografia.
Crear una llista desplegable a Excel pas a pas
Aquests són els passos a seguir per crear llistes desplegables i Excel:
Pas 1: Seleccionar la cel·la
Si ja disposem d'un full d'Excel més o menys organitzat i estructurat i ens plantegem la qüestió d'inserir-hi una o diverses llistes desplegable, el primer que hem de fer és seleccionar amb el punter del ratolí la cel·la o cel·les en la qual volem que la llista s'obri quan hi fem clic.
Pas 2: Validació de dades
A continuació, fem clic a la pestanya Dades. Un cop oberta, anem al grup "Eines de dades" on hem de trobar i prémer l'opció «Validació de dades». Depenent de quina sigui la versió d'Excel que tinguem instal·lada, la icona pot variar, encara que en general sol presentar l'aspecte de dues cel·les, una de validada i una altra de no.
Pas 3: Seleccionar i configurar la llista
Després de la validació, s'obre una llista desplegable, on triem l'opció «Llista». Aquí tenim també altres opcions a través de les quals podrem limitar el contingut de la cel·la a determinats formats (números, dates, hores, etc.). Després, podem procedir de dues maneres diferents:
- Escriure els elements que volem oferir com a opcions dins de la llista (s'han d'escriure separats per una coma, sense espais).
- Seleccionar un rang de cel·les que continguin aquestes opcions i validar-lo prement sobre la icona de la fletxa que hi ha al costat de la cel·la on s'obrirà la llista desplegable.
Un cop completat el procés, veurem com en fer clic sobre la cel·la escollida es desplegarà la llista que hem configurat. Si volem repetir l'operació en una altra cel·la del document, n'hi haurà prou amb copiar-la al porta-retalls i enganxar-la a la nova cel·la.
Crear una llista desplegable dinàmica a Excel
Si tenim pensat canviar de manera regular els elements de la nostra llista desplegable a Excel, potser és més adequat optar per crear una llista desplegable dinàmica. Es tracta d'una variant del que hem vist a l'apartat anterior, amb la particularitat que, en aquest cas, cada cop que fem una modificació a les cel·les oa la llista d'origen, la llista desplegable s'actualitzarà automàticament.
Hi ha dues maneres de crear aquest tipus de llistes: amb el mateix mètode que hem explicat abans o bé utilitzant un rang amb nom regular i fer-hi referència amb la fórmula OFFSET. T'expliquem com es fa a continuació:
- Primer hem d'escriure els elements del menú desplegable a cel·les separades.
- Després creem una fórmula amb nom (per fer-ho, cal fer servir la combinació de tecles Control + F3 per obrir el quadre de diàleg).
- Un cop escrit el nou nom al quadre «Nom», introduïm la fórmula següent:
=OFFSET(Sheet!$A$2, 0, 0, COUNTA(Sheet3!$A:$A), 1) *
Sheet: nom del full.
A : la columna on es troben els elements desplegables.
$A$2: la cel·la que conté el primer element.
Quan ja tenim la fórmula definida, només ens queda crear un menú desplegable basat en un rang de cel·les, com hem vist a l'apartat anterior. El procés de configuració és una mica més laboriós, però valdrà la pena si haguem de treballar amb una llista de cel·les d'origen en canvi continu.
(*) Com es pot apreciar, aquesta fórmula consta de dues funcions: OFFSET i COUNTA. La segona serveix per comptar totes les cel·les que no estan en blanc a la columna a què es fa referència. Aquest recompte és emprat al seu torn per la funció OFFSET.