El format condicional a Excel és una opció que ens pot ajudar a digerir la informació que planteja un full de càlcul d'una manera molt més amigable. Els documents d'Excel solen estar plens de càlculs i xifres que seran vistes o analitzades per tu mateix o altres persones, per això resultaria genial comptar amb una alternativa que ens permeti agilitzar aquest procés. L'eina de Microsoft s'ha caracteritzat per incorporar desenes de funcions que permeten des de fer més ràpid qualsevol tasca fins a automatitzar-la. Per això, avui et mostrarem tot el que has de saber per començar a ocupar el format condicional a les teves tasques.
D'aquesta manera, podreu potenciar la utilitat de la vostra taula d'Excel ia més, estalviar molt de temps en tasques de ressaltat d'informació i anàlisi.
Què és el format condicional a Excel?
Excel és un programa ple d'eines que no només abasten l'àrea dels càlculs, sinó també pel que fa al format i la manera com les dades i la informació es planteja sobre el full. Això darrer és fonamental, considerant que, els llibres d'Excel no solen quedar-se per a consum propi, sinó que generalment són enviats a altres persones per a la revisió i anàlisi. Mentre es fa això últim, és comú que es ressaltin certes xifres depenent dels factors que s'estiguin observant, però això també obre la porta a l'error humà. Fàcilment, podríem passar per alt alguna cel·la important o destacar-ne una que no compleixi amb el que busquem.
Per eliminar aquest problema apareix el format condicional a Excel, que com el seu nom indica, ens permet formatar una cel·la o rang de cel·les, d'acord amb el compliment d'una condició específica. Per exemple, si la meta mínima de vendes del teu negoci és de 500€, marcar en vermell les cel·les les xifres de les quals no arribin a aquest número. D'aquesta manera, el full d'Excel parlarà per si mateix a través d'aquest codi de format que establiu per als camps clau.
Els usos que pots donar a aquesta funció són múltiples i com esmentem abans, li donarà una utilitat molt més gran al full de càlcul. Seguint amb l'exemple de les vendes, si vas sumant cada transacció del dia i apliques un format condicional a la cel·la que mostra el total, aquesta canviarà de color just en el moment que arribis a la meta mínima. Això serveix com un indicador visual força atractiu per tractar-se d'un simple document d'Excel.
Elements del format condicional
L'àrea de format condicional a Excel és molt àmplia i val la pena conèixer-la per aprofitar les opcions que ens incorpora i que ens donen la possibilitat de donar vida al nostre full de càlcul. No obstant això, podem dir que el seu ús és realment simple i només cal conèixer els seus tres components principals per familiaritzar-nos completament. Aquests són: les condicions, les regles i els formats.
Condicions
Una condició no és més que el factor que fem servir com a referència per definir si alguna cosa passarà o no. Per exemple, si plou, llavors portaré un paraigua, el que vol dir que, portar el paraigua té el condicional que plogui. El mateix passa a Excel amb el format condicional, s'estableix una condició basada en si una cel·la té determinada xifra, text o data i si és així, s'aplicarà una regla.
regles
Les regles són les que estableixen el que passarà en cas de complir-se la condició plantejada prèviament. Seguint amb l'exemple del paraigua, la regla en aquest cas és portar-lo amb tu, si plou. En aquest sentit, si el portem a l'Excel, la regla indicarà el format que se li aplicarà a la regla al moment de complir-se la condició.
Formats
Dins la suite ofimàtica de Microsoft, els formats representen tot allò relacionat amb l'apartat estètic i visual del document en què treballem. Això va des del tipus de lletra, fins a la seva mida, color i color de fons, de manera que el format condicional no és res més que una eina que permet aplicar tot això, en funció de les condicions i regles que expliquem abans.
Com utilitzar el format condicional a Excel?
Passos per aplicar el format condicional bàsic
Si ja tens una idea per aplicar el format condicional al teu full d'Excel, has de saber que fer-ho és una cosa força senzilla. Per començar, hem de seleccionar en primer lloc la cel·la o el rang de cel·les al qual volem aplicar un format d'acord amb una condició. Després, fes clic a «Format Condicional» ia continuació dirigeix-te a «Regles de Cel·les«, cosa que desplegarà tota una sèrie d'opcions que pots aplicar. Aquestes van des d'identificar valors més grans, menors o iguals, fins a textos i dates.
En fer clic, per exemple, a «Majors Que«, es mostrarà una finestra emergent amb dos camps. Al primer, hauràs d'ingressar la xifra de referència i al segon podràs triar entre diversos formats predefinits o afegir-ne un de personalitzat.
Finalment, fes clic a «Acceptar» i llest, ara els números que siguin més grans al que vas indicar prèviament, es marcaran amb el format seleccionat.
Format condicional amb icones
Val la pena destacar que el format condicional no només funciona modificant el color de rebliment de les cel·les i el dels caràcters, també és possible mostrar icones en comptes dels clàssics colors. Això és molt interessant perquè incrementa el potencial comunicatiu i analític del full d'Excel, fent molt més fàcil de reconèixer el que està passant amb cada element.
Per ocupar aquest tipus de format de condicional, començarem per seleccionar la cel·la o format de cel·les que vols formatar. Després, fes clic a «Format Condicional«, adreça't a la secció de regles i selecciona que vulguis per establir la condició a complir-se.
Tot seguit, fes clic novament a «Format Condicional» però, aquesta vegada dirigeix-te a «Conjunt d'icones» ia continuació, selecciona el que vulguis.
Immediatament, veuràs com apareixen a l'extrem esquerre de cada cel·la amb el color que els identifica.
Format condicional amb barra de dades
De la missa forma que ocupem icones o colors per a les cel·les, també podem treballar amb barres de dades. Això és especialment útil si estem generant xifres que cal comparar amb altres. Les barres de dades ens permetran tenir un apropament visual molt més clar daquesta comparació, fent que la informació sigui més accessible.
Si voleu treballar amb barres de dades en el format condicional d'Excel, heu de seguir els mateixos passos que comentem anteriorment. És a dir, selecciona la cel·la o rang de cel·les, fes clic a «Format Condicional» i seleccioneu la regla que voleu aplicar des del menú Regles. A continuació, repeteix el procés dirigint-te a «Format Condicional» i després ingressa a «Barres de dades» per triar el tipus de barra que vols afegir. En fer-li clic, ja s'hauran afegit al full de càlcul.
Com veiem, el format condicional és una veritable meravella que potenciarà el vostre full de càlcul, el vostre ús d'Excel i la tasca de ressaltar dades i fer anàlisis. Es tracta d'una opció realment senzilla d'usar, per tant val la pena provar-la en qualsevol dels llibres d'Excel.