Les noves versions de Microsoft Office fan possible que puguem signar digitalment els nostres documents. Això significarà que els documents no podran ser modificats i en el cas que es modifiquessin, aquests canvis estarien relacionats a un altre usuari.
Aquesta pràctica no només s'utilitza en situacions que ens cal molta seguretat sinó que també en situacions on necessitem saber qui ha escrit aquest document. D'aquí que cada vegada sigui més senzill el signar digitalment els documents de Microsoft Office.
Hi ha dos tipus de signatura digital, una que és invisible i una altra que afegeix una marca d'aigua amb les dades de l'propietari. Us anem a ensenyar com fer el primer tipus de signatura, ja que és més pràctica i comú entre els usuaris que necessiten signar digitalment un document. Per a això, després d'escriure el document, hem d'anar a la pestanya «Informació», dins el menú «Arxiu».
A Informació ens anem a Protegir Document i al menú desplegable que apareix, ens anem a l'opció Afegir una signatura digital. Després d'això apareixerà una finestra de diàleg en la qual premerem el botó d'acceptar i apareixerà una finestra per signar el document. Haurem d'afegir la raó o text que tindrà la signatura digital. Després d'afegir la raó de la signatura digital, premem el botó signar i Microsoft Word bloquejarà el document.
Per treure o eliminar la signatura d'el document, hem de repetir el mateix procés. És a dir, hem d'anar a Arxiu -> Informació i prémer el botó «Veure firmes». Apareixerà una finestra amb el llistat de signatures que té aquest document. Ara fem clic sobre la fletxa al costat nom de la firma que volem treure i premem el botó «Treure signatura». Això traurà automàticament la signatura de el document, alliberant-i podent editar-lo.
La signatura digital que ofereix Microsoft Office no és molt fort com podeu veure, però suficient per a molts usuaris i per a moltes situacions ¿No creieu?