V obchodním světě je správa databází stále důležitější, protože je nezbytné mít vždy správnou a aktuální analýzu informací. A to platí jak pro velké společnosti, tak pro malé nezávislé profesionály. V tomto příspěvku uvidíme, jak na to Vytvářejte a spravujte databáze v Excelu.
Snad hlavní výhodou správy databáze je, že budeme moci mít všechny informace, které potřebujeme k podnikání: zákazníky, prodej, dodavatele, zaměstnance nebo jakoukoli jinou oblast. Podrobněji to vysvětlíme v následujících odstavcích:
Co je databáze v Excelu?
Databáze v Excelu jsou perfektním nástrojem pro správu informací. Umožňuje nám to mít vždy přehled a strukturu, takže proces hledání konkrétních dat je rychlý a snadný. Navíc je velmi všestranný nástroj, který můžeme přizpůsobit našim vlastním cílům a potřebám.
Pokud půjdeme do excelové tabulkydatabáze má podobu velké tabulky se svými řádky a sloupci, ve kterých jsou informace klasifikovány do různých kategorií. To nejdůležitější je všechna data jsou zhuštěna v jediném dokumentu. Veškeré změny, které v něm provedeme, se projeví v globálním souboru dat.
Kromě okamžitého přístupu ke všem informacím nabízejí databáze Excelu mnoho dalších funkcí. Například k nim může mít přístup více uživatelů, sledovat trendy atd. Z hlediska všestrannosti je můžeme použít jak pro řízení skladových zásob, tak pro řízení procesu osobního školení.
Samozřejmě, aby se databáze Excel stala účinným nástrojem, Je potřeba dobře vědět, jak program funguje a vytěžit tak ze svých nástrojů maximum.
Položky databáze Excel
Než budete vědět, jak vytvořit a spravovat databázi v Excelu, je nezbytné vědět, jaké jsou prvky, které jsou její součástí:
- kreslit, základní komponenty pro správu informací v excelových tabulkách.
- Konzultace. Vlastní funkce Excelu pro vyhledávání a spojování informací obsažených v různých tabulkách nebo databázích.
- Filtros. Nástroje pro aplikaci konkrétních kritérií a okamžité vyhledání konkrétních informací.
- Identifikátor (hlavní klíč). Volitelný prvek pro nastavení identifikačního čísla pro řádek, kódu, sériového čísla atd.
Jak vytvořit databázi v Excelu
Takto budeme moci vytvářet databáze v Excelu, krok za krokem:
- Za prvé, Vytvoříme dokument nebo sešit v Excelu.
- Dále navrhujeme a desky na jeden z listů přidáním řady nadpisů nebo nadpisů pro uspořádání a třídění informací.
- Poté vytvoříme řadu vyhledávací filtry pro datovou tabulku.
- Dále přidáme excelovské vzorce které chceme použít v tabulce.
- Nakonec vytvoříme evidence pro každý z řádků.
Pro vytvoření vyhledávacích filtrů uvedených v bodě 3 je nutné vybrat záhlaví nebo nadpisy vytvářené databáze. Poté musíte přejít do nabídky Start, kde hledáme možnost Seřadit a filtrovat - Filtr, která se nachází na pravé straně panelu možností.
Praktické funkce databází
V Excelu existuje mnoho praktických aplikací databází, které se mohou pohybovat od velmi jednoduchých až po velmi složité. Některé z nich jsme již uvedli výše. Základní myšlenka je kontrolovat všechny informace a mít možnost je měnit. V komerčním a obchodním světě je to něco nanejvýš důležitého. Zde je několik příkladů:
- databáze dodavatelé s cílem vést přesnou evidenci nákupů a snažit se získat více výhod při vyjednávání.
- databáze klienti protože pro každý podnik je nezbytné dobře znát své zákazníky, jejich preference, pohyby atd. k dosažení větší spokojenosti a dosažení většího prodeje.
- databáze Inventář, abyste mohli podrobně a v reálném čase znát stav produktů ve skladu. Díky tomu se můžete rozhodnout, co a kolik vyrábět, skladovat nebo prodávat.
- databáze odbyt, jehož prostřednictvím lze analyzovat jejich pokrok, jejich ziskovost a také posoudit možnost stanovení nových obchodních strategií.
- databáze spíše osobní. U nich je cílem mít mimo jiné kontrolu nad zaměstnanci, jejich podmínkami, platem nebo výkonem.
Závěrem lze konstatovat, že správná správa databází v Excelu je velmi efektivní způsob vedení podniku, ovládající všechny základní aspekty poměrně jednoduchým způsobem. Pětihvězdičkový nástroj.