I erhvervslivet bliver styring af databaser stadig vigtigere, essentielt for altid at have en korrekt og opdateret analyse af informationen. Og det gælder både store virksomheder og små selvstændige fagfolk. I dette indlæg vil vi se hvordan Opret og administrer databaser i Excel.
Måske er den største fordel ved at administrere en database, at vi vil være i stand til at have al den information, vi har brug for til at drive en virksomhed: kunder, salg, leverandører, medarbejdere eller ethvert andet område. Vi forklarer det mere detaljeret i de følgende afsnit:
Hvad er en database i Excel?
Databaser i Excel er det perfekte værktøj til at administrere information. Det giver os mulighed for til enhver tid at holde det organiseret og struktureret, så processen med at finde specifikke data er hurtig og nem. Desuden er det et meget alsidigt instrument, som vi kan tilpasse til vores egne mål og behov.
Hvis vi går til excel regneark, har databasen form af en stor tabel med dens rækker og kolonner, hvor informationen er klassificeret i forskellige kategorier. Det vigtigste er det alle data er kondenseret i et enkelt dokument. Alle ændringer, vi foretager i det, vil blive afspejlet i det globale datasæt.
Ud over umiddelbar adgang til al information tilbyder Excel-databaser mange andre funktioner. For eksempel kan flere brugere få adgang til dem, spore trends osv. Med hensyn til alsidighed kan vi bruge dem både til at administrere lagerbeholdning og til at kontrollere en personlig træningsproces.
For at en Excel-database skal blive et effektivt værktøj, Det er nødvendigt at vide godt, hvordan programmet fungerer og dermed få mest muligt ud af dine instrumenter.
Excel-databaseelementer
Før du ved, hvordan du opretter og administrerer en database i Excel, er det vigtigt at vide, hvilke elementer der er en del af den:
- tegne, grundlæggende komponenter til informationshåndtering i Excel-regneark.
- Høringer. Excels egne funktioner til at søge og relatere information indeholdt i forskellige tabeller eller databaser.
- Filtros. Værktøjer til at anvende specifikke kriterier og finde specifik information med det samme.
- ID (hovednøgle). Valgfrit element til at indstille et identifikationsnummer for en række, en kode, et serienummer osv.
Sådan opretter du en database i Excel
Sådan vil vi være i stand til at oprette databaser i Excel, trin for trin:
- Først Vi opretter et dokument eller projektmappe i Excel.
- Dernæst designer vi en bord på et af arkene ved at tilføje en række overskrifter eller titler for at organisere og klassificere oplysningerne.
- Så laver vi en serie af søgefiltre for datatabellen.
- Dernæst tilføjer vi excel formler som vi ønsker at bruge i tabellen.
- Til sidst skaber vi registros for hver af rækkerne.
For at oprette de søgefiltre, der er nævnt i punkt 3, er det nødvendigt at vælge overskrifterne eller titlerne på den oprettede database. Derefter skal du gå til menuen Start, hvor vi leder efter indstillingen Sorter og filtrer - Filtrer, der er placeret i højre side af indstillingslinjen.
Praktiske værktøjer til databaserne
Der er mange praktiske anvendelser af databaser i Excel, som kan variere fra det meget simple til det meget komplekse. Nogle af dem har vi allerede bemærket ovenfor. Grundtanken er kontrollere alle oplysninger og være i stand til at foretage ændringer i dem. Inden for den kommercielle og forretningsmæssige verden er dette noget af allerstørste betydning. Dette er nogle eksempler:
- databaser af leverandører med det formål at føre en nøjagtig registrering af køb og forsøge at få flere fordele ved forhandlinger.
- databaser af klienter fordi det er essentielt for enhver virksomhed at kende sine kunder godt, deres præferencer, bevægelser mv. at opnå større tilfredshed og opnå større salg.
- databaser af Beholdning, at kende i detaljer og i realtid status for produkterne på et lager. Med denne kan du bestemme, hvad og hvor meget du vil producere, opbevare eller sælge.
- databaser af salg, hvorigennem man kan analysere deres fremskridt, deres rentabilitet samt vurdere muligheden for at etablere nye forretningsstrategier.
- databaser af medarbejdere. Hos dem er målet blandt andet at have styr på medarbejderne, deres forhold, deres løn eller deres præstationer.
Afslutningsvis kan det konstateres, at korrekt styring af databaser i Excel er en meget effektiv måde at drive en virksomhed på, der kontrollerer alle de grundlæggende aspekter på en forholdsvis enkel måde. Et femstjernet værktøj.