In der Geschäftswelt wird die Verwaltung von Datenbanken immer wichtiger, da sie für eine stets korrekte und aktuelle Analyse der Informationen unerlässlich ist. Und das gilt sowohl für große Unternehmen als auch für kleine Freiberufler. In diesem Beitrag werden wir sehen, wie Erstellen und verwalten Sie Datenbanken in Excel.
Der Hauptvorteil der Verwaltung einer Datenbank besteht vielleicht darin, dass wir über alle Informationen verfügen, die wir für die Führung eines Unternehmens benötigen: Kunden, Verkäufe, Lieferanten, Mitarbeiter oder jeden anderen Bereich. Wir erläutern es in den folgenden Absätzen genauer:
Was ist eine Datenbank in Excel?
Datenbanken in Excel sind das perfekte Werkzeug zur Verwaltung von Informationen. Es ermöglicht uns, jederzeit organisiert und strukturiert zu bleiben, sodass das Auffinden spezifischer Daten schnell und einfach erfolgt. Darüber hinaus ist es so ein sehr vielseitiges Instrument, das wir an unsere eigenen Ziele und Bedürfnisse anpassen können.
Wenn wir gehen Excel-TabellenDie Datenbank hat die Form einer großen Tabelle mit ihren Zeilen und Spalten, in der die Informationen in verschiedene Kategorien eingeteilt sind. Das Wichtigste ist das Alle Daten werden in einem einzigen Dokument zusammengefasst. Alle Änderungen, die wir daran vornehmen, werden im globalen Datensatz widergespiegelt.
Neben dem sofortigen Zugriff auf alle Informationen bieten Excel-Datenbanken viele weitere Funktionen. Beispielsweise können mehrere Benutzer Zugriff darauf erhalten, Trends verfolgen usw. Was die Vielseitigkeit betrifft, können wir sie sowohl zur Verwaltung des Lagerbestands als auch zur Steuerung eines persönlichen Schulungsprozesses verwenden.
Damit eine Excel-Datenbank zu einem effektiven Werkzeug wird, Es ist notwendig, genau zu wissen, wie das Programm funktioniert und holen Sie so das Beste aus Ihren Instrumenten heraus.
Excel-Datenbankelemente
Bevor Sie wissen, wie Sie eine Datenbank in Excel erstellen und verwalten, müssen Sie unbedingt wissen, aus welchen Elementen sie besteht:
- zeichnen, Grundkomponenten für das Informationsmanagement in Excel-Tabellen.
- Beratungen. Excel-eigene Funktionen zum Suchen und Verknüpfen von Informationen, die in verschiedenen Tabellen oder Datenbanken enthalten sind.
- Filter. Tools zur Anwendung spezifischer Kriterien und zum sofortigen Auffinden spezifischer Informationen.
- Kennung (Hauptschlüssel). Optionales Element zum Festlegen einer Identifikationsnummer für eine Zeile, eines Codes, einer Seriennummer usw.
So erstellen Sie eine Datenbank in Excel
So können wir Schritt für Schritt Datenbanken in Excel erstellen:
- Zuerst Wir erstellen ein Dokument oder eine Arbeitsmappe in Excel.
- Als nächstes entwerfen wir a Tabelle Fügen Sie auf einem der Blätter eine Reihe von Überschriften oder Titeln hinzu, um die Informationen zu ordnen und zu klassifizieren.
- Anschließend erstellen wir eine Reihe von Suchfilter für die Datentabelle.
- Als nächstes fügen wir das hinzu Excel-Formeln die wir in der Tabelle verwenden wollen.
- Zum Schluss erstellen wir die Aufzeichnungen für jede der Zeilen.
Um die in Punkt 3 genannten Suchfilter zu erstellen, ist es notwendig, die Überschriften bzw. Titel der erstellten Datenbank auszuwählen. Dann müssen Sie zum Startmenü gehen, wo wir nach der Option Sortieren und Filtern – Filter suchen, die sich auf der rechten Seite der Optionsleiste befindet.
Praktische Hilfsmittel der Datenbanken
Es gibt viele praktische Anwendungen von Datenbanken in Excel, die von sehr einfach bis sehr komplex reichen können. Einige davon haben wir oben bereits erwähnt. Die Grundidee ist Kontrollieren Sie alle Informationen und können Sie Änderungen daran vornehmen. In der Handels- und Geschäftswelt ist dies von größter Bedeutung. Dies sind einige Beispiele:
- Datenbanken von Lieferanten mit dem Ziel, die Einkäufe genau zu erfassen und bei Verhandlungen weitere Vorteile zu erzielen.
- Datenbanken von Kunden Denn für jedes Unternehmen ist es wichtig, seine Kunden, ihre Vorlieben, Bewegungen usw. gut zu kennen. um eine höhere Zufriedenheit zu erreichen und höhere Umsätze zu erzielen.
- Datenbanken von Inventar, um den Status der Produkte in einem Lager detailliert und in Echtzeit zu kennen. Damit können Sie entscheiden, was und wie viel Sie produzieren, lagern oder verkaufen möchten.
- Datenbanken von Vertrieb, um ihren Fortschritt und ihre Rentabilität zu analysieren und die Möglichkeit der Etablierung neuer Geschäftsstrategien einzuschätzen.
- Datenbanken von persönlich. Bei ihnen geht es unter anderem darum, die Kontrolle über die Mitarbeiter, ihre Bedingungen, ihr Gehalt oder ihre Leistung zu haben.
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die korrekte Verwaltung von Datenbanken in Excel eine sehr effektive Art der Unternehmensführung ist und alle grundlegenden Aspekte auf relativ einfache Weise kontrolliert. Ein Fünf-Sterne-Werkzeug.