Μία από τις πιο συνηθισμένες καταστάσεις που αντιμετωπίζουμε όταν χειριζόμαστε δεδομένα σε φύλλα Excel είναι να έχουμε διπλότυπα στοιχεία.. Αυτό είναι κάτι που, ανάλογα με τις εργασίες που πραγματοποιούμε, μπορεί να εμποδίσει τη διαδικασία συλλογής και ανάλυσης δεδομένων, επομένως πρέπει πάντα να αναλαμβάνουμε το έργο της αφαίρεσής τους. Αυτό είναι κάτι που μπορεί να είναι τόσο εύκολο ή τόσο δύσκολο όσο ο όγκος των δεδομένων που περιέχονται στο εν λόγω φύλλο. Υπό αυτή την έννοια, θα σας δείξουμε τι μπορείτε να κάνετε για να βρείτε και να αφαιρέσετε διπλότυπα στο Excel, όταν ο αριθμός των κατειλημμένων κελιών στο φύλλο σας είναι πολύ μεγάλος για να κάνετε μη αυτόματα.
Το Excel είναι γεμάτο εργαλεία που μας επιτρέπουν να μειώσουμε την εργασία των ωρών σε μερικά λεπτά και, στη συνέχεια, θα σας μάθουμε πώς να το κάνετε, ώστε να εξοικονομήσετε χρόνο στην εργασία σας.
Βήματα για την εύρεση και κατάργηση διπλότυπων δεδομένων στο Excel
Στον κόσμο του Excel δεν είναι ασυνήθιστο να βρίσκουμε έγγραφα με χιλιάδες εγγραφές, όπου πρέπει να χρησιμοποιήσουμε τα εργαλεία που προσφέρει το πρόγραμμα για να τα ελέγξουμε και να τα διαχειριστούμε.. Για παράδειγμα, η αναζήτηση ονόματος σε αυτούς τους τύπους φύλλων δεν είναι κάτι τόσο απλό όσο η αναζήτηση στη στήλη που τα περιέχει για να τα βρείτε. Αντίθετα, πρέπει να χρησιμοποιήσουμε κάποια λειτουργία για την αναζήτηση ή την επιλογή αναζήτησης που προσφέρει το Excel.
Το ίδιο συμβαίνει όταν θέλουμε να καθαρίσουμε ένα διπλότυπο φύλλο δεδομένων. Εάν είναι φορτωμένο με εγγραφές, θα είναι μια πραγματικά κουραστική δουλειά να επαληθεύσετε το έγγραφο για να εξαλείψετε τις επαναλήψεις μία προς μία.. Τα καλά νέα είναι ότι από την καρτέλα "Δεδομένα" έχουμε την επιλογή "Κατάργηση διπλότυπων" που θα μας επιτρέψει να αφαιρέσουμε διπλές εγγραφές με μια διαδρομή.
Για να ξεκινήσετε με αυτήν την εργασία, το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να επιλέξετε τη στήλη με το εύρος των κελιών όπου βρίσκονται τα διπλότυπα, ξεκινώντας από την κεφαλίδα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα «Δεδομένα"Και μετά"αφαιρέστε τα διπλότυπα", το οποίο θα εμφανίσει ένα αναδυόμενο παράθυρο που προσδιορίζει την επιλεγμένη στήλη. Κάντε κλικ στο "δέχομαι» και το Excel θα εκδώσει αμέσως ένα μήνυμα που θα αναφέρει τον αριθμό των διπλότυπων που βρέθηκαν και θα επιβεβαιώνει την αφαίρεσή τους.
Καταργήστε τα διπλότυπα με πολλές στήλες
Το παραπάνω ήταν ένα παράδειγμα με την πιο βασική περίπτωση κατάργησης διπλότυπων δεδομένων στο Excel, καθώς πολύ πιο σύνθετα βιβλία εργασίας αντιμετωπίζονται συχνά σε εργασιακά και ακαδημαϊκά περιβάλλοντα. Με αυτή την έννοια, είναι σύνηθες να υπάρχουν μεγάλες λίστες που αποτελούνται από πολλαπλά δεδομένα και εγγραφές, γεγονός που περιπλέκει περαιτέρω την εξάλειψη των διπλότυπων. Ωστόσο, το Excel είναι ένα εργαλείο που χαρακτηρίζεται από διευκόλυνση των διαδικασιών και για αυτές τις περιπτώσεις, το «αφαιρέστε τα διπλότυπα» έχει έναν πολύ απλό τρόπο να το χειριστείτε αυτό.
Για να ξεκινήσουμε αυτήν τη διαδικασία διαγραφής πολλών στηλών, πρέπει να επιλέξουμε όλους τους πίνακες που περιλαμβάνονται στο βιβλίο εργασίας. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα «Δεδομένα"Και μετά"Κατάργηση διπλότυπων", το οποίο θα εμφανίσει ένα αναδυόμενο παράθυρο όπου θα δείτε τις κεφαλίδες των διαφορετικών στηλών του πίνακα σας. Τώρα, θα πρέπει μόνο να επιλέξετε τις στήλες στις οποίες θέλετε να ελεγχθούν τα διπλότυπα και κάντε κλικ στο «δέχομαι«. Αμέσως μετά, θα δείτε ένα μήνυμα από το Excel που υποδεικνύει τα διπλά δεδομένα που βρέθηκαν και τον αριθμό των τιμών που εξαλείφθηκαν.
Κάνοντάς το με αυτόν τον τρόπο, θα έχετε τη δυνατότητα να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο κατά την αναζήτηση και την εξάλειψη των διπλότυπων στο Excel. Επίσης, καθώς είναι μια τόσο απλή διαδικασία, θα σας δώσει τη δυνατότητα να καθαρίσετε τα διπλά δεδομένα όλων των βιβλίων εργασίας του Excel που έχετε. Αυτό θα σας επιτρέψει να έχετε πιο αξιόπιστες καταχωρίσεις για να δημιουργείτε στατιστικά στοιχεία και αναφορές από ένα καθαρό σύνολο δεδομένων χωρίς διπλότυπα.
Συμπέρασμα
Σε γενικές γραμμές, η εύρεση και η αφαίρεση διπλών εγγραφών στο Excel είναι μια διαδικασία που πρέπει να γίνει από οποιονδήποτε εργάζεται με δεδομένα.. Η παρουσία επαναλαμβανόμενων πληροφοριών μπορεί να οδηγήσει σε ανακριβή και ανακριβή αποτελέσματα, επομένως είναι κρίσιμο να εντοπιστούν και να αφαιρεθούν για να διασφαλιστεί η ακεραιότητα των δεδομένων. Υπό αυτή την έννοια, η εξάλειψη των διπλότυπων γίνεται βασικό καθήκον για την επίτευξη αποτελεσματικής διαχείρισης πληροφοριών και σωστής λήψης αποφάσεων.
Είναι σημαντικό να ληφθεί υπόψη ότι, πριν από την αναζήτηση και την εξάλειψη των διπλότυπων εγγραφών, είναι απαραίτητο να οριστεί σωστά τι θεωρείται διπλό με βάση τις συγκεκριμένες ανάγκες και στόχους του περιβάλλοντος.. Επιπλέον, είναι απαραίτητο να βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες είναι καλά δομημένες στο φύλλο Excel και είναι συνεπείς, για να αποφύγετε σφάλματα και σύγχυση.
Τελικά, η εύρεση και η κατάργηση διπλότυπων στο Excel μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να αποτρέψει σφάλματα, γεγονός που με τη σειρά του βελτιώνει την ποιότητα και την αξιοπιστία των δεδομένων. Με τα κατάλληλα εργαλεία και τεχνικές, οποιοσδήποτε χρήστης μπορεί να κυριαρχήσει σε αυτήν την εργασία και να διασφαλίσει την ακρίβεια και την πληρότητα των πληροφοριών του.