Είναι πιθανό σε κάποια περίπτωση να έχετε ανοίξει ένα έγγραφο του Excel και να έχετε διαπιστώσει ότι ανοίγει μια αναπτυσσόμενη λίστα σε ορισμένα από τα κελιά του. Αυτή είναι μια πολύ εύχρηστη δυνατότητα των υπολογιστικών φύλλων της Microsoft που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και εσείς. Σε αυτή την ανάρτηση εξηγούμε πώς να δημιουργήσετε αναπτυσσόμενη λίστα στο excel
Αυτή είναι μια πολύ χρήσιμη λειτουργία, ειδικά όταν εργαζόμαστε με φύλλα και πρότυπα στα οποία επαναλαμβάνονται οι ίδιες επιλογές. Αλλά εκτός από πρακτικό, είναι επίσης ένας πολύ οπτικός πόρος που δίνει μια πιο επαγγελματική εμφάνιση σε οποιοδήποτε έγγραφο.
Οι αναπτυσσόμενες λίστες (στα αγγλικά, αναπτυσσόμενη λίστα) επιτρέπουν στους χρήστες του Excel επιλέξτε ένα στοιχείο από μια προκαθορισμένη λίστα. Είναι μια ιδιαίτερα κατάλληλη πηγή για την κατασκευή μορφές, γιατί χάρη σε αυτό η εισαγωγή δεδομένων είναι ταχύτερη και επίσης πιο ακριβής.
Πώς λειτουργούν αυτές οι λίστες; Όταν επιλέγουμε ένα κελί που περιέχει μια λίστα, θα δούμε δίπλα του το εικονίδιο ενός μικρού βέλους. Όταν κάνετε κλικ σε αυτήν, εμφανίζεται αυτή η λίστα με μια σειρά επιλογών μεταξύ των οποίων πρέπει να επιλέξουμε μία.
Η βασική ιδέα της δημιουργίας αναπτυσσόμενων λιστών στο Excel είναι να παρέχει στον χρήστη περιορισμένο αριθμό επιλογών. Επιπλέον, αποφεύγεται η εισαγωγή δεδομένων με λάθη ή ορθογραφικά λάθη.
Δημιουργήστε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel βήμα προς βήμα
Αυτά είναι τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να δημιουργήσετε αναπτυσσόμενες λίστες στο Excel:
Βήμα 1: Επιλέξτε το κελί
Εάν έχουμε ήδη ένα φύλλο Excel που είναι περισσότερο ή λιγότερο οργανωμένο και δομημένο και εξετάζουμε το ζήτημα της εισαγωγής μιας ή περισσότερων αναπτυσσόμενων λιστών σε αυτό, το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνουμε είναι επιλέξτε με το δείκτη του ποντικιού το κελί ή τα κελιά στην οποία θέλουμε να ανοίγει η λίστα όταν κάνουμε κλικ πάνω της.
Βήμα 2: Επικύρωση δεδομένων
Στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στην καρτέλα "Δεδομένα". Αφού ανοίξουμε, πηγαίνουμε στην ομάδα «Εργαλεία δεδομένων» όπου πρέπει να βρούμε και πατάμε την επιλογή "Επικύρωση δεδομένων". Ανάλογα με την έκδοση του Excel που έχουμε εγκαταστήσει, το εικονίδιο μπορεί να διαφέρει, αν και γενικά συνήθως μοιάζει με δύο κελιά, το ένα επικυρωμένο και το άλλο όχι.
Βήμα 3: Επιλέξτε και διαμορφώστε τη λίστα
Μετά την επικύρωση, ανοίγει μια αναπτυσσόμενη λίστα, στην οποία επιλέγουμε την επιλογή "Ετοιμος". Εκεί έχουμε και άλλες επιλογές μέσω των οποίων θα μπορούμε να περιορίσουμε το περιεχόμενο του κελιού σε συγκεκριμένες μορφές (αριθμοί, ημερομηνίες, ώρες κ.λπ.). Τότε, μπορούμε να προχωρήσουμε με δύο διαφορετικούς τρόπους:
- γράψτε τα στοιχεία που θέλουμε να προσφέρουμε ως επιλογές μέσα στη λίστα (πρέπει να χωριστούν με κόμμα, χωρίς κενά).
- Επιλέξτε μια περιοχή κελιών που περιέχουν αυτές τις επιλογές και τις επικυρώνουν κάνοντας κλικ στο εικονίδιο με το βέλος δίπλα στο κελί όπου θα ανοίξει η αναπτυσσόμενη λίστα.
Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία, θα δούμε πώς κάνοντας κλικ στο επιλεγμένο κελί θα εμφανιστεί η λίστα που έχουμε διαμορφώσει. Αν θέλουμε να επαναλάβουμε τη λειτουργία σε άλλο κελί του εγγράφου, αρκεί να το αντιγράψουμε στο πρόχειρο και να το επικολλήσουμε στο νέο κελί.
Δημιουργήστε μια δυναμική αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel
Εάν σκοπεύουμε να αλλάζουμε τακτικά τα στοιχεία στην αναπτυσσόμενη λίστα μας στο Excel, ίσως είναι πιο κατάλληλο να επιλέξουμε να δημιουργήσουμε ένα δυναμική αναπτυσσόμενη λίστα. Αυτή είναι μια παραλλαγή αυτού που είδαμε στην προηγούμενη ενότητα, με την ιδιαιτερότητα ότι, σε αυτήν την περίπτωση, κάθε φορά που κάνουμε μια αλλαγή στα κελιά ή στη λίστα προέλευσης, η αναπτυσσόμενη λίστα θα ενημερώνεται αυτόματα.
Υπάρχουν δύο τρόποι για να δημιουργήσετε αυτόν τον τύπο λίστας: με την ίδια μέθοδο που έχουμε εξηγήσει πριν ή χρησιμοποιώντας ένα κανονικό εύρος με όνομα και αναφορά σε αυτό με το τύπος OFFSET. Εξηγούμε πώς γίνεται παρακάτω:
- Πρώτα πρέπει να γράψουμε τα στοιχεία του αναπτυσσόμενου μενού σε ξεχωριστά κελιά.
- Στη συνέχεια, δημιουργούμε έναν τύπο με όνομα (για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε τον συνδυασμό πλήκτρων Control + F3 για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου).
- Μόλις γραφτεί το νέο όνομα στο πλαίσιο "Όνομα", εισάγουμε τον ακόλουθο τύπο:
=OFFSET(Φύλλο!$A$2, 0, 0, COUNTA(Φύλλο3!$A:$A), 1) *
Φύλλο: όνομα του φύλλου.
A : Η στήλη όπου βρίσκονται τα αναπτυσσόμενα στοιχεία.
$A$2: Το κελί που περιέχει το πρώτο στοιχείο.
Όταν έχουμε ήδη ορίσει τον τύπο, δεν έχουμε παρά να δημιουργήσουμε ένα αναπτυσσόμενο μενού που βασίζεται σε μια περιοχή κελιών, όπως είδαμε στην προηγούμενη ενότητα. Η διαδικασία εγκατάστασης είναι λίγο πιο επίπονη, αλλά θα αξίζει τον κόπο εάν πρέπει να εργαστούμε με μια συνεχώς μεταβαλλόμενη λίστα κελιών πηγής.
(*) Όπως φαίνεται, αυτός ο τύπος αποτελείται από δύο λειτουργίες: OFFSET και COUNTA. Το δεύτερο είναι να μετρηθούν όλα τα μη κενά κελιά στη στήλη αναφοράς. Αυτή η μέτρηση χρησιμοποιείται με τη σειρά της από τη συνάρτηση OFFSET.