Οι συναρτήσεις του Excel παρέχουν το τεράστιο πλεονέκτημα ότι μας βοηθούν να αυτοματοποιήσουμε τα αποτελέσματα διαφορετικών λειτουργιών, ακόμη και σε λογικό επίπεδο.. Το τελευταίο αναφέρεται στο γεγονός της δυνατότητας ανάλυσης μιας τιμής με σκοπό να προσδιοριστεί εάν πληρούται κάποια προηγουμένως δηλωμένη προϋπόθεση. Για παράδειγμα, εάν έχετε μια λίστα μαθητών με τους αντίστοιχους βαθμούς τους, θα μπορούσατε να ενεργοποιήσετε ένα κελί όπου έχουν επαληθευτεί για να μάθετε αν έχουν εγκριθεί ή όχι. Εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια εναλλακτική όπως αυτή, έχετε έρθει στο σωστό μέρος γιατί θα σας δείξουμε πώς να χρησιμοποιείτε τη συνάρτηση If στο Excel.
Είναι μια φόρμουλα που, λόγω της δουλειάς της σε λογικές πράξεις, θα μπορούσε να είναι εκφοβιστική και να παρουσιάζεται ως δύσκολη στη χρήση. Ωστόσο, συμβαίνει το αντίθετο και εδώ θα το δείξουμε με ένα πρακτικό παράδειγμα για να το κατανοήσουμε καλύτερα.
Σε τι χρησιμεύει η συνάρτηση If στο Excel;
Νωρίτερα, αναφέραμε ένα παράδειγμα όπου αναλύσαμε μια τιμή για να προσδιορίσουμε εάν ο βαθμός ενός μαθητή περνάει ή όχι. Αυτό είναι ένα από τα χιλιάδες σενάρια στα οποία μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση If στο Excel και εάν χρησιμοποιείτε συχνά το εργαλείο, είναι σίγουρο ότι έχετε ένα έγγραφο στο οποίο μπορείτε να το εκμεταλλευτείτε.
Για παράδειγμα, όχι μόνο έχουμε τη δυνατότητα να αναλύσουμε έναν αριθμό για να γνωρίζουμε αν βρίσκεται σε ένα συγκεκριμένο όριο ή όχι, μπορούμε επίσης να συγκρίνουμε δύο κελιά και να προσδιορίσουμε εάν υπάρχουν αντιστοιχίες. Αυτό είναι πολύ χρήσιμο σε σενάρια όπου πρέπει να επικυρώσετε την παρουσία των ίδιων δεδομένων σε δύο φύλλα Excel ή βιβλία εργασίας. Αρκεί να καταφύγετε στη συνάρτηση If και να εισαγάγετε τις αντιστοιχίσεις που αναζητούμε μεταξύ των παραμέτρων.
Στη συνέχεια, θα σας δείξουμε όλα τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε και τις προηγούμενες σκέψεις για να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση If στο Excel με επιτυχία και χωρίς επιπλοκές.
Βήματα για τη χρήση της συνάρτησης Ναι
τελεστές σύγκρισης
Η συνάρτηση If στο Excel λειτουργεί με τη χρήση των λεγόμενων τελεστών σύγκρισης. και η γνώση τους θα μας επιτρέψει να γνωρίζουμε ποια εργαλεία έχουμε για να πραγματοποιήσουμε τις διαδικασίες που χρειαζόμαστε με αυτόν τον τύπο. Οι λογικοί τελεστές είναι οι εξής:
- Ίδιο με: =
- Μεγαλύτερο από: >
- Μικρότερη από:
- Μεγαλύτερο ή ίσο με: >=
- Μικρότερο ή ίσο με: <=
- Διαφορετικό από: <>
Η προηγούμενη λίστα έχει όλες τις συγκρίσεις ή τις αναλύσεις που μπορούμε να κάνουμε ψηφία και τιμές σε οποιοδήποτε κελί του Excel. Οι μόνοι καθιερωμένοι κανόνες για τη χρήση αυτών των τελεστών είναι αυτοί που καθορίζουν τη σύνταξη της συνάρτησης, ώστε να μπορείτε να τους προσαρμόσετε πλήρως σε αυτό που χρειάζεστε, αρκεί να συμμορφώνεστε με τα παραπάνω.
Αν Συνάρτηση Σύνταξη
Γνωρίζουμε ήδη ποιες είναι οι πιθανές συγκρίσεις ή αναλύσεις με τη συνάρτηση If στο Excel, τώρα θα εξετάσουμε τη σύνταξή της. Η σύνταξη αναφέρεται στα στοιχεία που συνθέτουν τη συνάρτηση και τη σειρά με την οποία πρέπει να αυξηθούν ώστε το Excel να την κατανοήσει και να εκτελέσει τον υπολογισμό.. Στην περίπτωση της συνάρτησης If, η σύνταξη είναι η εξής:
=IF (Λογικός έλεγχος, τιμή εάν είναι αληθής, τιμή εάν είναι ψευδής)
Αυτό σημαίνει ότι μετά τις παρενθέσεις πρέπει να εισάγουμε:
- λογική απόδειξη: Αυτό δεν είναι τίποτα άλλο από τη σύγκριση που θέλουμε να κάνουμε, δηλαδή εάν ένα δεδομένο κελί είναι ίσο με, μεγαλύτερο από, μικρότερο ή διαφορετικό από ένα άλλο ή από μια συγκεκριμένη τιμή.
- τιμή αν αληθεύει: αναφέρεται στο τι θα εμφανιστεί στο κελί εάν πληρούται η συνθήκη.
- τιμή εάν είναι ψευδής: είναι αυτό που θα εμφανιστεί στο κελί εάν δεν πληρούται η συνθήκη.
Παράδειγμα χρήσης της συνάρτησης If
Τώρα, αν πάμε σε ένα πιο πρακτικό παράδειγμα, θα επιστρέψουμε στο παράδειγμα που συζητήσαμε στην αρχή, όπου έχουμε μια λίστα με μαθητές και βαθμούς. Θέλουμε να έχουμε μια αίθουσα όπου αναλύεται το επίμαχο προσόν και αναγράφεται αν έχει εγκριθεί ή όχι με βάση 100 μόρια, με το 50 να είναι ο επιτυχής βαθμός.
Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ σε ένα κελί και μετά πληκτρολογήστε:
=ΝΑΙ(E7>=50, «Ναι», «Όχι»)
Αντικαταστήστε το Ε7 με το κελί όπου βρίσκεται ο βαθμός στην περίπτωσή σας. Στο τέλος, και πατώντας Enter, το αποτέλεσμα θα εμφανιστεί αμέσως. Το υπόλοιπο θα είναι να σύρουμε τον τύπο στα άλλα κελιά έτσι ώστε να εμφανίζονται αυτόματα οι πληροφορίες που θέλουμε να λάβουμε. Αυτό είναι το μόνο που χρειάζεστε για να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση If στο Excel σε αυτούς τους τύπους σεναρίων.
Συμπέρασμα
Όπως είδαμε, η συνάρτηση if στο Excel είναι εξαιρετικά χρήσιμη σε πολλά διαφορετικά σενάρια. Υπό αυτή την έννοια, είναι ένας τύπος που πρέπει να γνωρίζουμε και να τον χειριζόμαστε τέλεια εάν χρειάζεται να αλληλεπιδρούμε με το Excel πολύ συχνά στην καθημερινή μας εργασία. Οι τελεστές σύγκρισης, που εφαρμόζονται καλά σε αυτή τη λειτουργία, θα σας εξοικονομήσουν πολύ χρόνο και θα σας επιτρέψουν να έχετε πιο χρήσιμα και ευέλικτα υπολογιστικά φύλλα.