Στην τεχνολογική εποχή που ζούμε σήμερα, η διαχείριση και χρήση εγγράφων γίνεται κυρίως σε α ψηφιακό. Εξ ου και η ανάγκη για μετατροπή εγγράφων χρησιμοποιώντας σαρωτή a επεξεργάσιμα αρχεία όπως το Microsoft Word. Αυτή η διαδικασία επιτρέπει μετατροπή φυσικών εγγράφων όπως γραπτά, έντυπα έγγραφα, σχέδια ή οποιαδήποτε άλλη μορφή που είναι σε χαρτί σε ψηφιακά αρχεία που μπορείτε να επεξεργαστείτε, να διαχειριστείτε, να μοιραστείτε και να αποθηκεύσετε ψηφιακά από τον υπολογιστή ή το smartphone σας. Αυτό είναι κάτι που είναι εφικτό εδώ και πολλά χρόνια, αλλά με τις τρέχουσες εξελίξεις αυτή η εργασία είναι πολύ πιο εύκολη αφού μπορούμε να το κάνουμε από το κινητό μας και θα χρειαστούν μόνο λίγα δευτερόλεπτα.
Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό αν το έχετε συνηθίσει εργασία με έγγραφα του Word ή αν θέλετε αποθηκεύστε αποτελεσματικά τα γραπτά σας στα χαρτιά για να μην τα χάσετε ποτέ. Αν θέλεις να μάθεις πώς μπορείτε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε τα έντυπα έγγραφά σας από τον υπολογιστή ή το κινητό σας Είστε τυχεροί, αφού σε αυτό το άρθρο θα σας πούμε τα κύρια εργαλεία και τις μεθόδους που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και που απλοποιούν αυτή τη διαδικασία ώστε να είναι πολύ απλή για εσάς και να ξεκινήσετε να την εφαρμόζετε αμέσως τώρα.
Γιατί να μετατρέψετε τα σαρωμένα έγγραφα σε Word;
Πριν αρχίσετε να μιλάτε για τις μεθόδους και τις λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο μετατροπής ενός σαρωμένου εγγράφου ή γραφής σε Microsoft Word, είναι σημαντικό να κατανοήσετε γιατί αυτή η διαδικασία είναι σημαντική. Επί του παρόντος, πρακτικά όλα τα σχετικά έγγραφα υποβάλλονται σε επεξεργασία σε ψηφιακή μορφή, ανεξάρτητα από το εν λόγω πεδίο. Ακόμη και αυτά που επισημοποιούνται γραπτώς, αργότερα ψηφιοποιούνται για να αποθηκευτούν στο cloud. Ωστόσο, πολλές φορές όταν σαρώνουμε αυτά τα έγγραφα εμφανίζονται σε μορφή εικόνας και δεν μπορούμε να εργαστούμε απευθείας σε αυτά ή να τα τροποποιήσουμε. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε πώς να τα μετατρέψετε σε επεξεργάσιμα έγγραφα του Microsoft Word να εκμεταλλευτούμε όλα τα πλεονεκτήματα που μας προσφέρει, ειδικά αν πρόκειται για γραπτά έγγραφα. Στην περίπτωση των φωτογραφιών, αυτό δεν θα μας ενδιαφέρει τόσο πολύ αφού οι εικόνες θα έχαναν ποιότητα και θα ήταν πιο λογικό να διατηρηθούν σε μια συγκεκριμένη μορφή όπως JPEG ή PNG.
Μέθοδοι μετατροπής σε ψηφιακή μορφή
Θα ξεκινήσουμε εξηγώντας το παραδοσιακές μεθόδους που έχουν χρησιμοποιηθεί για μεγάλο χρονικό διάστημα για τη μετατροπή γραπτών εγγράφων σε ψηφιακά αρχεία όπως το Word. Είναι εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αν και θα απαιτήσουν περισσότερο χρόνο και προσπάθεια από τις νέες τεχνολογίες που αναπτύχθηκαν για να κάνουν αυτό το ίδιο έργο.
Ξαναγράψτε το έγγραφο
Αυτή η μέθοδος είναι πιθανώς η πιο εύκολο του καθενός. υπονοεί μεταγράψετε το περιεχόμενο του γραπτού εγγράφου σε ένα νέο Μορφή Word ψηφιακό, αντιγραφή απευθείας όλα γραμμένα σε χαρτί. Χωρίς αμφιβολία είναι α επίπονη δουλειά τι μπορεί να είναι χρήσιμο για σύντομα έγγραφα στο οποίο γίνεται εύκολα αυτή η μεταγραφή. Υπάρχουν εργαλεία όπως υπαγόρευση φωνής ότι μπορούν να σας βοηθήσουν να ξαναγράψετε το έγγραφο είναι πολύ πιο γρήγορο, αν και πρέπει να είστε προσεκτικοί με το λάθη μεταγραφής.
Οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR)
El Λογισμικό OCR χρησιμοποιείται για αναγνωρίζουν κείμενο σε σαρωμένα έγγραφα και το μετατρέπουν σε κείμενο σε ψηφιακή επεξεργάσιμη μορφή. Αυτά τα εργαλεία υπάρχουν σε διάφορα δωρεάν προγράμματα και εφαρμογές και τα αποτελέσματα είναι εκπληκτικά καλά, αν και θα εξαρτηθεί πολύ από την ποιότητα της σάρωσης, την αρχική κατάσταση του εγγράφου, την αναγνωσιμότητα... Μπορείτε πάντα να δοκιμάσετε ένα από αυτά τα εργαλεία ως αρχικό βήμα και, αργότερα, να επεξεργαστείτε λείπει ή ότι το OCR δεν έχει διαβάσει σωστά.
Προηγμένα εργαλεία
Στις μέρες μας, η μεγάλη πρόοδος στην τεχνολογία σημαίνει α μεγάλη αλλαγή στη μεταγραφή και σάρωση εγγράφων, προσφέροντας γρήγορες, πιο ακριβείς και ευκολότερες λύσεις για χρήση για χρήστες. Εδώ παρουσιάζουμε μερικά από τα εργαλεία της στιγμής για να μετατρέψετε τα έγγραφά σας σε αρχεία Microsoft Word.
Ενσωματωμένο λογισμικό OCR
πολλοί Οι σύγχρονοι σαρωτές περιλαμβάνουν ενσωματωμένο λογισμικό OCR επιτρέποντας μετατροπή σαρωμένων εγγράφων σε χαρτί σε ψηφιακά αρχεία επεξεργάσιμο κείμενο. Χωρίς αμφιβολία αυτό είναι ένα μεγάλο πλεονέκτημα αφού Εκτελούν τη μετατροπή ταυτόχρονα με τη σάρωση και, λόγω της ακρίβειάς του, τα αποτελέσματα είναι συνήθως πολύ αξιόπιστα και γρήγορα. Αυτό το εργαλείο είναι επί του παρόντος το καλύτερη επιλογή εάν θέλετε να εκτελέσετε αυτήν την εργασία με εγγυήσεις, αν και έχει α υψηλότερο οικονομικό κόστος από τις υπόλοιπες επιλογές.
Κινητές εφαρμογές
Επί του παρόντος μπορείτε να βρείτε πλήθος εφαρμογών που διατίθενται με λογισμικό OCR για απευθείας μετατροπή φωτογραφιών από αρχεία και έγγραφα σε Word. Θα χρειαστούμε μόνο μια κάμερα και κατεβάστε οποιαδήποτε από αυτές τις εφαρμογές. Τα περισσότερα από αυτά είναι δωρεάν και, επιπλέον, μπορείτε μετατρέψτε έγγραφα σε άλλες μορφές όπως PDF. Χωρίς αμφιβολία, αυτή η επιλογή είναι πολύ έγκυρη αν θέλουμε να μετατρέψουμε ένα έγγραφο γρήγορα, αν και προφανώς μπορεί να παρατηρηθούν κάποια λάθη μεταγραφής.
Διαδικτυακές εφαρμογές και ιστότοποι
Όπως και οι εφαρμογές για κινητά, μπορούμε επίσης να βρούμε διάφορες διαδικτυακές υπηρεσίες από το οποίο μπορούμε μετατρέψτε τα σαρωμένα αρχεία σε word. Σε αυτές τις πλατφόρμες πρέπει να ανεβάσετε τα ήδη σαρωμένα αρχεία και θα λάβετε το επεξεργάσιμο έγγραφο κειμένου. Ορισμένες γνωστές ιστοσελίδες είναι Google Drive και OnlineOCR.
Σκέψεις πριν από τη μετατροπή ενός εγγράφου
Εάν θέλετε να μετατρέψετε και να σαρώσετε ένα έγγραφο στο Word, είναι σημαντικό αυτό να λάβει υπόψη μια σειρά από πτυχές ώστε αυτή η εργασία να είναι πολύ πιο εύκολη στην εκτέλεση και τα λάθη που εμφανίζονται να είναι ελάχιστα.
Ποιότητα σάρωσης
Πριν από τη μετατροπή του εγγράφου, είναι σημαντικό να έχετε έναν σαρωτή της καλύτερης δυνατής ποιότητας, ειδικά αν πρόκειται για σημαντικά αρχεία ή έγγραφα. Όσο πιο καθαρό είναι το έγγραφο, πολύ πιο εύκολη θα είναι η αναγνώριση χαρακτήρων από το λογισμικό OCR. Εάν πρόκειται να σαρώσετε από το κινητό σας, βεβαιωθείτε ότι έχετε ιδανικό φωτισμό και ποιότητα εικόνας.
Μορφή εγγράφου
Εάν το έγγραφο περιέχει μόνο κείμενο, θα είναι εύκολο να το αναγνωρίσει το λογισμικό. Ωστόσο, όταν αυτό περιλαμβάνει γραφήματα, εικόνες και πίνακες μπορεί να είναι δύσκολα και σε πολλές περιπτώσεις θα δούμε σφάλματα μετατροπής. Είναι σημαντικό νααντιστοιχίστε τη μορφή με το περιεχόμενο του αρχείου.
Διορθώσεις σφαλμάτων
Πάντα μετά τη μεταγραφή στο Word, ελέγξτε προσεκτικά το σαρωμένο έγγραφο από τότε ενδέχεται να εμφανιστούν σφάλματα για παράδειγμα εάν ένα μέρος του αρχείου δεν εμφανιζόταν σωστά.