Η εκμάθηση του τρόπου εισαγωγής κωδικού πρόσβασης σε ένα Excel είναι εξαιρετικά χρήσιμη, ειδικά όταν κάνετε κάποια δουλειά και δεν θέλετε να γίνει λογοκλοπή. Είναι επίσης πολύ χρήσιμο σε περιπτώσεις που πρέπει να κάνετε κοινή χρήση του αρχείου, αλλά δεν θέλετε κάποια δεδομένα να τροποποιηθούν κατά λάθος.
Σε αυτό το άρθρο σας δείχνουμε τις μεθόδους πώς μπορείτε να κλειδώσετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel ή μόνο μερικά φύλλα ενός αρχείου.
Βήματα για να μάθετε πώς να τοποθετείτε έναν κωδικό πρόσβασης σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel
Η διαχείριση της προστασίας ενός βιβλίου εργασίας του Excel δεν είναι τόσο περίπλοκη, αρκεί να γνωρίζετε ποια βήματα πρέπει να ακολουθήσετε για να το πετύχετε. Στη συνέχεια, σας δίνουμε τα βήματα για να το πετύχετε:
- Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι ανοίξτε το αρχείο excel που θέλετε να προστατέψετε
- Αφού το έχετε ήδη ανοίξει, πρέπει να μεταβείτε στο μενού "Αρχείο" και μετά αναζητήστε την ενότητα "πληροφορίες".
- Στη συνέχεια, στην ενότητα πληροφοριών πρέπει να επιλέξετε την επιλογή "Προστατέψτε το βιβλίο" και μετά πρέπει να επιλέξετε "Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης".
- Όταν επιλέγετε "κρυπτογράφηση κωδικού πρόσβασης" εμφανίζεται ένα πλαίσιο που σας ρωτά εισάγετε τον κωδικό πρόσβασης και μετά επαναλάβετε το για να το επαληθεύσετε.
- Αφού επαληθεύσετε τον κωδικό πρόσβασης, το βιβλίο θα προστατεύεται και όταν το ανοίξετε ξανά θα πρέπει να το εισάγετε.
Ακολουθώντας αυτά τα 5 βήματα θα μπορείτε να μάθετε πώς να τοποθετείτε έναν κωδικό πρόσβασης σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel και έτσι κρατήστε τις πληροφορίες στις οποίες εργάζεστε ασφαλείς.
Πρέπει να λάβετε υπόψη ότι πρέπει να έχετε σημειώσει τον κωδικό πρόσβασης σε ασφαλές μέρος, καθώς εάν δεν το κάνετε, μπορεί να χάσετε τις πληροφορίες που έχετε δημιουργήσει στο βιβλίο εργασίας του Excel. Η κρυπτογράφηση είναι τόσο ισχυρή που ακόμη και οι άνθρωποι της Microsoft δεν μπορούσαν να έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες χωρίς τον κωδικό πρόσβασης.
Συνιστάται επίσης αυτό επιλέξτε έναν κωδικό πρόσβασης που δεν είναι τόσο εύκολο να μαντέψει τρίτα μέρη. Εάν δεν το λάβετε υπόψη, άλλοι θα μπορούσαν να μαντέψουν τον κωδικό πρόσβασης και, επομένως, να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα που δεν θέλετε να αποκαλυφθούν.
Μέθοδος για να μάθετε πώς να τοποθετείτε έναν κωδικό πρόσβασης σε υπολογιστικά φύλλα
Μια πολύ καλή επιλογή είναι να μάθετε πώς να βάζετε έναν κωδικό πρόσβασης σε υπολογιστικά φύλλα, καθώς αυτό μπορεί να σας βοηθήσει προστατεύστε δεδομένα που δεν θέλετε να τροποποιηθούν κατά λάθος ή σκόπιμα.
Αυτό που πρέπει να έχετε υπόψη σας είναι ότι πρόκειται για μια μέθοδο που δεν κλειδώνει εντελώς το αρχείο, ούτε περιορίζει τους χρήστες που μπορούν να δουν τις πληροφορίες στο βιβλίο. Για να μπορέσετε να εφαρμόσετε αυτόν τον αποκλεισμό φύλλων ενός βιβλίου εργασίας του Excel, πρέπει να ακολουθήσετε τα ακόλουθα βήματα:
- Πρώτα πρέπει να προσδιορίσετε εάν υπάρχουν κάποιες στήλες που θέλετε, εάν μπορούν να τροποποιηθούν πριν μπλοκάρει τους άλλους.
- Αφού προσδιορίσετε τις στήλες που δεν θέλετε να κλειδωθούν, πρέπει να τα επιλέξετε και να κάνετε δεξί κλικ με το ποντίκι.
- Στο νέο μενού πρέπει να αναζητήσετε την ενότητα "Μορφή κελιού" και στο επόμενο μενού θα πρέπει να αναζητήσετε την επιλογή "Προστατέψτε".
- Μόλις μπείτε στην επιλογή προστασίας, πρέπει να απενεργοποιήσετε την επιλογή "μπλοκαριστεί” το οποίο είναι ήδη ελεγμένο.
- Τώρα δεν έχετε παρά να μεταβείτε στο μενού "Για αναθεώρηση” που βρίσκεται στην κορυφή του βιβλίου.
- Κατά την είσοδο στην ενότητα αναθεώρησης, πρέπει να επιλέξετε την επιλογή "Προστατέψτε το φύλλο".
- Όταν έχετε επιλέξει φύλλο προστασίας, εμφανίζεται ένα παράθυρο στο οποίο θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε τον κωδικό κλειδώματος. Αλλά μπορείτε επίσης να επιλέξετε ποιες δραστηριότητες μπορούν να κάνουν οι χρήστες αφού κλειδώσετε το φύλλο.
- Εισάγοντας το κλειδί και επιλέγοντας τις δραστηριότητες που επιτρέπονται για τους χρήστες, απλά πρέπει να πατήσετε αποδοχή για να ρυθμίσετε την κλειδαριά.
Ακολουθώντας αυτά τα 8 βήματα, όχι μόνο έχετε μάθει πώς να τοποθετείτε έναν κωδικό πρόσβασης σε ένα φύλλο Excel, αλλά προστατεύετε επίσης τα δεδομένα που δεν θέλετε να τροποποιηθούν στο βιβλίο εργασίας.
Άλλες μέθοδοι προστασίας και ασφάλειας σε ένα αρχείο Excel
Η Microsoft έχει δημιουργήσει διαφορετικές μεθόδους για να μπορεί να προστατεύει την ασφάλεια ενός αρχείου Excel, εκτός από αυτές για τις οποίες έχουμε ήδη μιλήσει. Στη συνέχεια, θα μιλήσουμε για μερικές από αυτές τις εναλλακτικές μεθόδους.
- Επισημάνετε το αρχείο ως τελικό. Αυτή είναι μια επιλογή που παρέχει το Excel όταν θέλετε να επισημάνετε ένα αρχείο ως την τελική έκδοση και δεν θέλετε να λαμβάνει τροποποιήσεις από τρίτο μέρος.
- Διαχείριση δικαιωμάτων πληροφοριών (IRM). Αυτή είναι μια από τις επιλογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αποκλείσετε το αρχείο, με τα δικαιώματα διαχείρισης πληροφοριών μπορείτε να το προστατεύσετε από την τροποποίηση ή τη χρήση του από άλλα άτομα.
- Ψηφιακή υπογραφή. Η χρήση ψηφιακών υπογραφών μπορεί να είναι μια καλή επιλογή ώστε τα δεδομένα σας να μην χρησιμοποιούνται ή κλαπούν από τρίτους. Για αυτήν τη μέθοδο πρέπει να έχετε έγκυρο πιστοποιητικό από μια αρχή πιστοποίησης.
- επίπεδο βιβλίου. Αυτή είναι μια επιλογή κλειδώματος για τη δομή του βιβλίου εργασίας, δηλαδή, με αυτήν μπορείτε να εμποδίσετε άλλους χρήστες να μπορούν να μετακινήσουν, να προσθέσουν, να διαγράψουν, να αποκρύψουν και ακόμη και να μετονομάσουν τα φύλλα εργασίας σας.
- Επίπεδο υπολογιστικού φύλλου. Αυτή είναι μια προστασία που σας επιτρέπει να προστατεύετε άλλα στοιχεία όπως κελιά, εύρη, τύπους, στοιχεία ελέγχου ActiveX, φόρμες. Δηλαδή, περιορίζει τις επιλογές τροποποίησης ενός χρήστη σε ένα φύλλο Excel.
Αυτές οι εναλλακτικές μέθοδοι μπορεί επίσης να είναι πολύ χρήσιμες ανάλογα με τον τύπο των πληροφοριών με τις οποίες εργάζεστε στο βιβλίο εργασίας του Excel.
Προειδοποιήσεις όταν μαθαίνετε πώς να τοποθετείτε έναν κωδικό πρόσβασης στο Excel
Υπάρχουν πολλές προειδοποιήσεις όσον αφορά την εκμάθηση του τρόπου τοποθέτησης κωδικού πρόσβασης στο Excel. Επομένως, είναι σημαντικό να τις γνωρίζετε πριν χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε από αυτές τις μεθόδους.
- Είναι σημαντικό αυτό κρατήστε τον κωδικό πρόσβασής σας ασφαλή, καθώς εάν το ξεχάσετε, η Microsoft δεν μπορεί να εισαγάγει το αρχείο για να ανακτήσει τις πληροφορίες σας.
- Το γεγονός ότι το αρχείο έχει κωδικό πρόσβασης δεν σημαίνει ότι είναι απολύτως ασφαλές ή προστατευμένο. Ως εκ τούτου θα πρέπει να είστε προσεκτικοί κατά τη διανομή αρχείων με σημαντικές πληροφορίες σε τρίτους ή αγνώστους.
- Δεν συνιστάται να διατηρείτε προσωπικά στοιχεία όπως αριθμοί πιστωτικών καρτών, κοινωνική ασφάλιση ή ταυτότητα υπαλλήλου σε βιβλίο εργασίας του Excel. Να θυμάστε ότι το γεγονός ότι είναι μπλοκαρισμένο δεν σημαίνει ότι είναι απολύτως ασφαλές.
- Η προστασία που σχετίζεται με το επίπεδο φύλλου δεν θεωρείται μέθοδος ασφαλείας, καθώς περιορίζει μόνο τα κελιά που έχετε αποκλείσει από την τροποποίηση.
Είναι πολύ σημαντικό να λαμβάνετε υπόψη αυτές τις προειδοποιήσεις, ειδικά εάν χειρίζεστε απόρρητες πληροφορίες στον οργανισμό σας ή στην εταιρεία στην οποία εργάζεστε.