Τα τιμολόγια αντιπροσωπεύουν την κύρια απόδειξη και υποστήριξη ότι έχει πραγματοποιηθεί μια συναλλαγή αγοράς ή πώλησης ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας.. Υπό αυτή την έννοια, μιλάμε για ένα κρίσιμο στοιχείο για αυτές τις διαδικασίες, δεδομένου ότι τα μέρη όχι μόνο πρέπει να διατηρήσουν τον έλεγχο των οικονομικών τους, αλλά και να συμμορφωθούν με τις φορολογικές τους υποχρεώσεις. Εάν αφοσιωθείτε σε οποιαδήποτε δραστηριότητα που αξίζει αυτού του είδους το έγγραφο, έχετε έρθει στο σωστό μέρος γιατί πρόκειται να σας δείξουμε πώς να κάνετε ένα τιμολόγιο στο Excel με τον απλούστερο δυνατό τρόπο. Το υπολογιστικό φύλλο της Microsoft είναι ένας εξαιρετικός σύμμαχος για αυτού του είδους τις εργασίες και εδώ θα σας μάθουμε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για αυτό.
Η δημιουργία τιμολογίων από το Excel θα σας επιτρέψει να αποκτήσετε αποτελέσματα προσαρμοσμένα στις ανάγκες σας, επιπλέον, υπάρχει η δυνατότητα χρήσης προτύπων και προσαρμογής τους σύμφωνα με τις προτιμήσεις μας. Στη συνέχεια σας τα λέμε όλα.
Πώς να φτιάξετε ένα τιμολόγιο στο Excel;
Ο τρόπος δημιουργίας τιμολογίου στο Excel δεν είναι κάτι που αντιπροσωπεύει υπερβολική πρόκληση, δεδομένου ότι το πρόγραμμα είναι αρκετά εύκολο στη χρήση. Επιπλέον, αξίζει να τονιστεί το γεγονός ότι τα δεδομένα που πρέπει να προστεθούν στο έγγραφο είναι παρόμοια για όλες τις περιπτώσεις, αν και μπορεί να διαφέρουν κάπως ανάλογα με τη χώρα ή εάν η εν λόγω δραστηριότητα προβλέπει άλλους φόρους.
Στοιχεία τιμολογίου
Πριν πάμε απευθείας στο Excel για τη δημιουργία του τιμολογίου, είναι απαραίτητο να λάβουμε υπόψη ποια είναι τα στοιχεία που πρέπει να εξετάσουμε για να το διαμορφώσουμε. Μιλάμε για ένα έγγραφο που περιέχει τις πληροφορίες μιας συναλλαγής πώλησης και ως εκ τούτου, κατά τη δημιουργία ενός πρέπει να προσθέσουμε τις ακόλουθες ενότητες:
- Πληροφορίες παρόχου: δηλαδή το όνομα της εταιρείας σας, η δημοσιονομική διεύθυνση, τα στοιχεία επικοινωνίας και ο αριθμός ταυτότητας της εταιρείας σας.
- Πληροφορίες αγοραστή: εδώ θα προστεθούν τα ίδια δεδομένα από το προηγούμενο σημείο, αλλά αναφέρονται στον πελάτη.
- Αριθμός τιμολογίου: τα τιμολόγια πρέπει να είναι αριθμημένα για να διατηρείται ο έλεγχος του ιστορικού των συναλλαγών που πραγματοποιούνται.
- Ημερομηνία έκδοσης: ημέρα, μήνας και έτος κατά το οποίο έγινε η πώληση.
- Περιγραφή της συναλλαγής: υποδεικνύει τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που έχουν πωληθεί, την ποσότητα, την τιμή μονάδας, το υποσύνολο και τη συνολική τιμή.
- Φόροι: αυτή η ενότητα αναφέρει τους φόρους που σχετίζονται με την πώληση του προϊόντος, αναφέροντας αναλυτικά τα ποσά του καθενός.
- Οροι πληρωμής: εδώ μπορείτε να προσθέσετε τις εκπτώσεις, τους όρους και τους τρόπους πληρωμής, χρηματοδότησης ή προσαυξήσεις που ισχύουν για την πώληση.
- Συμπληρωματική πληροφορία: Αυτή η ενότητα είναι προαιρετική και μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε για να προσθέσετε οποιαδήποτε παρατήρηση ή σημείωση θεωρείτε απαραίτητη.
Θα πρέπει να σημειωθεί ότι, όπως αναφέραμε παραπάνω, αυτά τα στοιχεία ενδέχεται να διαφέρουν ανάλογα με την τοπική νομοθεσία κάθε χώρας ή οντότητας.. Ωστόσο, αποτελούν έναν εξαιρετικό οδηγό για τη δημιουργία σωστών τιμολογίων και με όλες τις απαιτήσεις.
Κάντε το τιμολόγιο στο Excel
Γνωρίζουμε ήδη τα στοιχεία που πρέπει να περιέχει το τιμολόγιό μας, οπότε είμαστε έτοιμοι να πάμε στο Excel και να ξεκινήσουμε τη δημιουργία του. Σε αυτό το σημείο έχουμε μερικές επιλογές: να δημιουργήσετε ένα τιμολόγιο από την αρχή ή να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο. Η καλύτερη απόφαση θα εξαρτηθεί από τις ανάγκες σας, οπότε αν θέλετε κάτι 100% πρωτότυπο, τότε παίρνουμε την πρώτη εναλλακτική. Ωστόσο, αν αυτό που αναζητάτε είναι εγγύηση για επαγγελματικό φινίρισμα και ότι η διαδικασία δεν διαρκεί πολύ, τα πρότυπα είναι ο καλύτερος τρόπος.
Για να ξεκινήσετε τη δημιουργία του τιμολογίου σας από την αρχή, ανοίξτε το Excel και κάντε κλικ στην επιλογή "Κενό βιβλίο"..
Από την πλευρά του, εάν αυτό που θέλετε είναι να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο, μπορείτε να μεταβείτε στη γραμμή αναζήτησης στο επάνω μέρος της διεπαφής, να γράψετε τη λέξη τιμολόγιο και να πατήσετε Enter. Στη συνέχεια, θα δείτε την οθόνη αποτελεσμάτων με μεγάλο αριθμό προτύπων που μπορείτε να επιλέξετε και να προσαρμόσετε όπως θέλετε, αλλάζοντας από το κείμενο στον συνδυασμό χρωμάτων.
Εν τω μεταξύ, στη διαδικασία δημιουργίας τιμολογίου στο Excel από την αρχή, θα πρέπει να ξεκινήσετε τη διαμόρφωση του εγγράφου προσθέτοντας περιγράμματα, πίνακες, τίτλους και υποκεφαλίδες., για αυτό, σας συνιστούμε να αναζητήσετε οποιοδήποτε άλλο τιμολόγιο που χρησιμεύει ως οδηγός για να δημιουργήσετε το δικό σας.
προσθέστε τύπους
Ένα από τα καλύτερα πλεονεκτήματα της δημιουργίας τιμολογίου στο Excel είναι το γεγονός ότι συμπληρώνεται από το ίδιο εργαλείο, αυτοματοποιώντας ορισμένα βήματα. Με αυτή την έννοια, είναι δυνατή η προσθήκη τύπων έτσι ώστε, κατά την εισαγωγή οποιουδήποτε αριθμού, το αποτέλεσμα να δημιουργείται αυτόματα. Αυτό θα σας επιτρέψει να μειώσετε το περιθώριο σφάλματος προσθέτοντας τον τύπο κάθε φορά που θέλετε να τον χρησιμοποιήσετε.
Επομένως, συνιστούμε την προσθήκη συναρτήσεων και τύπων σε εκείνα τα κελιά όπου πρέπει να εμφανίζονται φόροι, εκπτώσεις, υποσύνολα και σύνολα.
Το σχέδιο του τιμολογίου
Ο τελευταίος σταθμός στη διαδικασία δημιουργίας τιμολογίου στο Excel είναι η αισθητική και ο σχεδιασμός του. Αυτό είναι κάτι που θα εξαρτηθεί αποκλειστικά από τις ανάγκες και τα γούστα σας. Με αυτή την έννοια, Θα έχετε τη δυνατότητα να εφαρμόσετε χρώματα μόνοι σας ή να χρησιμοποιήσετε τις μορφές πίνακα που ενσωματώνει το Excel και με τις οποίες μπορείτε να του δώσετε μεγαλύτερη οπτική γοητεία. Ωστόσο, εάν θέλετε να κάνετε αυτό το θέμα όσο το δυνατόν πιο εύκολο, τότε είναι καλύτερο να επιλέξετε ένα πρότυπο από τη συλλογή.
Τα πρότυπα τιμολογίων που διαθέτει το Excel είναι εξαιρετικά για τη διατήρηση μιας καλής αισθητικής εμφάνισης. Τα σχέδιά τους είναι πραγματικά πολύχρωμα, με τους σωστούς χρωματικούς συνδυασμούς και την καλύτερη, την ανεκτίμητη δυνατότητα να κάνουμε όλες τις αλλαγές που θέλουμε. Με αυτόν τον τρόπο, όταν επιλέγετε ένα πρότυπο, μπορείτε να μεταβείτε σε οποιαδήποτε από τις ενότητες του για να κάνετε τις τροποποιήσεις που χρειάζεστε και να δημιουργήσετε ένα πρωτότυπο και επαγγελματικό τιμολόγιο.
Γιατί να χρησιμοποιήσετε το Excel για να δημιουργήσετε ένα τιμολόγιο;
Η ύπαρξη τιμολογίων είναι μια αναγκαιότητα που υπάρχει σε κάθε άτομο ή εταιρεία που είναι αφιερωμένη στην πώληση ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας. Ίσως οι μεγάλες εταιρείες να μπορούν να αντέξουν οικονομικά τον σχεδιασμό και τη δημιουργία ενός 100% επαγγελματικού τιμολογίου, ωστόσο, δεν συμβαίνει το ίδιο με τους μικρούς επιχειρηματίες ή αυτούς που ξεκινούν τα εγχειρήματά τους.. Εδώ έρχεται να σώσει το Excel, με τη δυνατότητα να βασίζεστε σε πρότυπα για τη δημιουργία λειτουργικών τιμολογίων.
Η δημιουργία τιμολογίων από το Excel θα σας γλιτώσει από πολλά εμπόδια νωρίς στην καριέρα σας, καθώς θα μπορείτε να ανταποκριθείτε στην απαίτηση να τα έχετε και να τα παραδώσετε χωρίς να κάνετε τεράστια επένδυση. Με αυτή την έννοια, εάν χρειάζεστε επειγόντως ένα τιμολόγιο και δεν ξέρετε πού να το αποκτήσετε, ρίξτε μια ματιά στην εγκατάσταση του Excel.