Όταν γράφουμε α Έγγραφο Microsoft Word ιδιαίτερα εκτενής, η δημιουργία ευρετηρίου είναι σχεδόν υποχρέωση, καθώς προσφέρει ένα απαραίτητο εργαλείο για την καθοδήγηση των αναγνωστών. Στην αρχή, μπορεί να σκεφτείτε ότι πρόκειται για μια απλή εργασία που δεν θα μας πάρει πολύ χρόνο. Ωστόσο, αξίζει να σταματήσουμε να το σκεφτούμε λίγο, ώστε το αποτέλεσμα να είναι αυτό που πραγματικά ψάχνουμε: Τι πρέπει να περιλαμβάνει το ευρετήριο ενός εγγράφου;
Στα έντυπα βιβλία, είτε μυθιστορήματα είτε δοκίμια, συνήθως προστίθεται ένα ευρετήριο με τα διάφορα κεφάλαια ή ενότητες της έκδοσης στην αρχή ή στο τέλος. Δηλαδή πριν ή μετά το κύριο περιεχόμενο. Αυτό είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για να βρείτε μια λέξη ή μια αναφορά μέσα στο κείμενο.
Αυτό ισχύει επίσης τέλεια για έγγραφα του Word, είτε είναι φοιτητικά έγγραφα ή επαγγελματικά έγγραφα. Η εφαρμογή επεξεργασίας κειμένου μας δίνει τη δυνατότητα να εισάγουμε έναν πίνακα περιεχομένων στο Word τον οποίο μπορούμε να μετατρέψουμε σε ευρετήριο που ενημερώνεται αυτόματα.
Γιατί είναι τόσο σημαντικός ο δείκτης;
Είναι πραγματικά απαραίτητο να συμπεριληφθεί ένας πίνακας περιεχομένων σε ένα έργο του Word; Η απάντηση είναι ναι, ειδικά αν πρόκειται για ένα έγγραφο που πρέπει να παρουσιάσουμε σε έναν αξιολογητή, ένα αφεντικό ή έναν πελάτη.
Un σαφής και καλά δομημένος δείκτης Θα βοηθήσει τον αναγνώστη να βρει όλους τους τίτλους και τους υπότιτλους του έργου μαζί με την αρίθμηση σελίδων όπου βρίσκεται κάθε περιεχόμενο. Αυτό διευκολύνει την απευθείας μετάβαση στο εξάρτημα ή τα εξαρτήματα που μπορεί να σας ενδιαφέρουν περισσότερο.
Εκτός από το ευρετήριο, σε ένα έγγραφο του Word συγκεκριμένου μήκους και πυκνότητας, δεν μπορούν να λείπουν βασικά δεδομένα όπως το ίδιο το ευρετήριο, η βιβλιογραφία ή οι αναφορές στις υποσημειώσεις, μεταξύ άλλων. Αυτές είναι οι μικρές αλλά σημαντικές λεπτομέρειες που μπορούν να κάνουν τεράστιες διαφορές στην ποιότητα μεταξύ μιας εργασίας και της άλλης.
Το μεγάλο πλεονέκτημα του Word είναι ότι μπορείς δημιουργήστε ένα ευρετήριο αυτόματα, με πολύ απλό τρόπο, ακολουθώντας απλώς μια σειρά από οδηγίες που εξηγούμε παρακάτω:
Ευρετήριο στο Word: ποιες πτυχές πρέπει να συμπεριλάβουμε
Το κλειδί για να έχει το ευρετήριο Word την εμφάνιση και τη χρήση που θέλουμε είναι να έχουμε δώσει τη σωστή μορφή στους τίτλους των εγγράφων. Αυτό σημαίνει επιλογή των σωστών επικεφαλίδων, γραμματοσειρών κ.λπ. πριν συγκεντρώσει τον ίδιο τον δείκτη. Το εξηγούμε αναλυτικότερα στις ακόλουθες παραγράφους:
Ορισμός κεφαλίδων
Στην επάνω γραμμή εργαλείων του Word, θα βρείτε το Κουμπί "Στυλ".. Όταν κάνετε κλικ σε αυτό, ανοίγει ένα παράθυρο με διαφορετικές επιλογές. Το πιο συνηθισμένο πράγμα είναι να χρησιμοποιήσετε το «Τίτλος 1», που μπορούμε να εφαρμόσουμε σε όλα τα κεφάλαια ή τις ενότητες στα οποία χωρίζεται το κείμενο.
Υπάρχει και η δυνατότητα υποβολής αίτησης «Τίτλος 2», μικρότερο σε μέγεθος, αν θέλουμε να είμαστε ακόμα πιο ακριβείς και Χωρίστε αυτά τα κεφάλαια ή ενότητες σε ενότητες. Εάν εφαρμόσουμε σωστά αυτήν την ιεραρχία κατά την ενεργοποίηση του ευρετηρίου, θα εμφανιστεί οργανωμένο σε κατηγορίες και υποκατηγορίες. Αυτό είναι αρκετά συνηθισμένο σε πολύπλοκα κείμενα.
Είναι επίσης σημαντικό επιλέξτε τη σωστή γραμματοσειρά στη φύση του έργου ή του εγγράφου. Υπό αυτή την έννοια, γνωρίζουμε ήδη ότι το Word μας δίνει πολλές επιλογές, είναι απλώς θέμα επιλογής αυτού που ταιριάζει καλύτερα με το πνεύμα του εγγράφου.
Κατά γενικό κανόνα, είναι σύνηθες να μην χρησιμοποιείται ο ίδιος τύπος γραμματοσειράς σε τίτλους και υπότιτλους. Αν και αυτό είναι προαιρετικό, είναι επίσης συνήθως προσθέστε μια μικρή εσοχή (δηλαδή εισαγωγή πολλών χαρακτήρων ή κενών διαστημάτων) πριν από τους δευτερεύοντες τίτλους, ώστε να διαφοροποιηθούν καλύτερα από τους κύριους.
εισάγετε τον πίνακα περιεχομένων
Αφού οριστούν οι τίτλοι, πρέπει να μεταβείτε στο έγγραφο και επιλέξτε το ακριβές μέρος όπου θέλουμε να εμφανίζεται το ευρετήριο. Ανάλογα με τον τύπο του εγγράφου, υπάρχουν δύο επιλογές:
- Στην αρχή του εγγράφου, αμέσως μετά την εισαγωγή (αυτό είναι το πιο συνηθισμένο).
- Στο τέλος του εγγράφου, ως αναφορά ή ευρετήριο αναζήτησης (χρησιμοποιείται ειδικά σε ερευνητικές εργασίες).
Αφού αποφασίσουμε τη σωστή τοποθεσία, πηγαίνουμε στην επάνω γραμμή και κάνουμε κλικ στην ενότητα "Βιβλιογραφικές αναφορές". Στη λίστα επιλογών που εμφανίζεται, επιλέγουμε μία από τις «Εισαγωγή πίνακα περιεχομένων». Στη δωρεάν έκδοση, ένας πίνακας δημιουργείται αυτόματα από προεπιλογή. Σε άλλες εκδόσεις επί πληρωμή θα μπορούμε να επιλέξουμε τη μορφή της αρεσκείας μας.
Και αυτό είναι όλο. Ακολουθώντας απλά αυτά τα απλά βήματα θα έχουμε δημιουργήσει ένα πρακτικό ευρετήριο για το έγγραφό μας. Ένα πλεονέκτημα που μας δίνει το ευρετήριο Word είναι ότι Θα τροποποιείται αυτόματα κάθε φορά που αποφασίζουμε να κάνουμε αλλαγές στη δομή του εγγράφου. (προσθήκη, διαγραφή κεφαλαίου, αλλαγή της θέσης του στη δομή κειμένου κ.λπ.). Για να δείτε τις αλλαγές που έγιναν, πρέπει να πατήσετε το κουμπί "Εκσυγχρονίζω."