Tehnoloogiaajastul, milles me praegu elame, toimub dokumentide haldamine ja kasutamine peamiselt a digitaalne. Sellest ka vajadus teisendada dokumente skanneri abil a redigeeritavad failid, näiteks Microsoft Word. See protsess võimaldab teisendada füüsilisi dokumente nagu kirjutised, trükitud dokumendid, joonised või muu paberil olev formaat digifailides mida saate oma arvutist või nutitelefonist digitaalselt redigeerida, hallata, jagada ja salvestada. See on olnud võimalik juba aastaid, kuid praeguste edusammudega on see ülesanne palju lihtsam, kuna saame seda teha oma mobiiltelefoniga ja selleks kulub vaid mõni sekund.
See on eriti oluline, kui olete harjunud töötada Wordi dokumentidega või kui soovite oma kirjutisi tõhusalt salvestada paberil, et te neid kunagi ei kaotaks. Kui tahad teada kuidas alustada paberdokumentide kasutamist arvutist või mobiiltelefonist Teil on vedanud, sest selles artiklis räägime teile peamistest tööriistadest ja meetoditest, mida saate kasutada ja mis seda protsessi lihtsustavad, nii et see oleks teie jaoks väga lihtne ja saaksite seda kohe rakendada.
Miks teisendada skannitud dokumendid Wordi?
Enne skannitud dokumendi või kirjutamise Microsoft Wordi teisendamise meetoditest ja üksikasjadest rääkimist on oluline mõista, miks see protsess on oluline. Praegu töödeldakse praktiliselt kõiki asjassepuutuvaid dokumente digitaalsel kujul, olenemata käsitletavast valdkonnast. Isegi need, mis vormistatakse kirjalikult, digiteeritakse hiljem pilve salvestamiseks. Kuid sageli kuvatakse nende dokumentide skannimisel need pildivormingus ja me ei saa nendega otse töötada ega neid muuta Oluline on teada, kuidas neid redigeeritavateks Microsoft Wordi dokumentideks teisendada kasutada kõiki selle meile pakutavaid eeliseid, eriti kui need on kirjalikud dokumendid. Fotode puhul see meid nii palju ei huvita, kuna piltide kvaliteet kaotaks ja loogilisem oleks hoida neid kindlas vormingus nagu JPEG või PNG.
Digitaalvormingusse teisendamise meetodid
Alustuseks selgitame traditsioonilised meetodid mida on pikka aega kasutatud kirjalike dokumentide teisendamiseks digitaalfailideks (nt Word). Need on tööriistad, mida saate kasutada, kuigi need nõuavad rohkem aega ja vaeva kui selle ülesande täitmiseks välja töötatud uued tehnoloogiad.
Kirjutage dokument ümber
See meetod on tõenäoliselt lihtsam kõigist. see tähendab kirjaliku dokumendi sisu ümber kirjutada uues Wordi vorming digitaalne, otse kopeerimine kõik paberile kirjutatud. Kahtlemata on see a vaevarikas töö mis see olla saab kasulik lühikeste dokumentide jaoks milles seda transkriptsiooni on lihtne teha. On selliseid tööriistu nagu hääle dikteerimine et nad võivad aidata teil ümber kirjutada dokument on palju kiirem, kuigi peate olema ettevaatlik transkriptsiooni vead.
Optiline märgituvastus (OCR)
El OCR tarkvara kasutatakse tuvastada skannitud dokumentides tekst ja teisendada see digitaalses redigeeritavas vormingus tekstiks. Need tööriistad on olemas erinevaid tasuta programme ja rakendusi ja tulemused on üllatavalt head, kuigi see sõltub palju skannimise kvaliteedist, dokumendi algsest olekust, loetavusest... Võite alati proovida mõnda neist tööriistadest alguses ja hiljem muuta puudub või OCR ei lugenud õigesti.
Täpsemad tööriistad
Tänapäeval on suur tehnoloogia areng tähendanud a suur muutus dokumentide transkriptsioonis ja skannimises, pakkumine kiiremad, täpsemad ja lihtsamad lahendused kasutajate jaoks kasutamiseks. Siin tutvustame mõnda hetketööriista dokumentide teisendamiseks Microsoft Wordi failideks.
Integreeritud OCR-tarkvara
palju Kaasaegsed skannerid sisaldavad sisseehitatud OCR-tarkvara võimaldades teisendada skannitud paberdokumente digifailidele redigeeritav tekst. Kahtlemata on see suur eelis, kuna nad teostavad teisenduse skaneerimisega samal ajal ja tänu selle täpsusele on tulemused tavaliselt väga usaldusväärsed ja kiired. See tööriist on praegu Parem variant kui soovite seda ülesannet garantiidega täita, kuigi sellel on a kõrgem majanduslik kulu kui ülejäänud valikud.
Mobiilirakendused
Praegu leiad OCR-tarkvaraga on saadaval palju rakendusi et teisendada fotod failidest ja dokumentidest otse Wordi. Meil on vaja ainult kaamera ja laadige alla mõni neist rakendustest. Enamik neist on tasuta ja lisaks saate seda teha teisendada dokumente muudesse vormingutesse, näiteks PDF-i. Kahtlemata on see valik väga sobiv, kui tahame dokumenti kiiresti teisendada, kuigi ilmselgelt võib täheldada mõningaid transkriptsioonivigu.
Veebirakendused ja veebisaidid
Nagu mobiilirakendused, leiame ka erinevaid võrguteenuseid millest saame teisendada skannitud failid Wordiks. Nendel platvormidel peate üles laadima juba skannitud failid ja saate redigeeritava tekstidokumendi. Mõned tuntud veebisaidid on Google Drive ja OnlineOCR.
Kaalutlused enne dokumendi teisendamist
Kui soovite dokumendi Wordi teisendada ja skannida, on see oluline võtta arvesse mitmeid aspekte nii et seda ülesannet on palju lihtsam täita ja ilmnevad vead minimaalsed.
Skannimise kvaliteet
Enne dokumendi teisendamist on oluline omama parima võimaliku kvaliteediga skannerit, eriti kui tegemist on oluliste failide või dokumentidega. Mida selgem on dokument, palju lihtsam on tähemärgituvastus OCR-tarkvara abil. Kui kavatsete skannida oma mobiiltelefonist, veenduge, et teil oleks ideaalne valgustus ja pildikvaliteet.
Dokumendi formaat
Kui dokument sisaldab ainult teksti, on tarkvaral seda lihtne ära tunda. Kui see aga hõlmab graafikud, pildid ja tabelid võivad olla keerulised ja paljudel juhtudel näeme teisendusvigu. Oluline onsobitada vorming faili sisuga.
Veaparandused
Alati pärast Wordi transkribeerimist, vaadake skannitud dokument hoolikalt üle võivad ilmneda vead näiteks kui osa failist ei kuvatud õigesti.