On mahdollista, että olet joskus avannut Excel-dokumentin ja huomannut, että avattava luettelo avautuu joissakin sen soluissa. Tämä on erittäin kätevä Microsoft-laskentataulukoiden ominaisuus, jota voit myös käyttää. Tässä viestissä selitämme kuinka luoda pudotusluettelo Excelissä
Tämä on erittäin hyödyllinen toiminto, varsinkin kun työskentelemme arkkien ja mallien kanssa, joissa samat vaihtoehdot toistuvat. Mutta sen lisäksi, että se on käytännöllinen, se on myös erittäin visuaalinen resurssi, joka antaa ammattimaisemman ilmeen mille tahansa asiakirjalle.
avattavat luettelot (englanniksi, alasvetoluettelo) sallia käyttäjille kunnostautua valitse kohde ennalta määritetystä luettelosta. Se on erityisen sopiva resurssi tekemiseen lomakkeet, koska sen ansiosta tiedonsyöttö on nopeampaa ja myös tarkempaa.
Miten nämä listat toimivat? Kun valitsemme solun, joka sisältää luettelon, näemme sen vieressä pienen nuolen kuvakkeen. Kun napsautat sitä, tämä luettelo näytetään joukolla vaihtoehtoja, joista meidän on valittava yksi.
Perusideana Excelissä avattavien luetteloiden luomisessa on tarjota käyttäjälle rajoitettu määrä vaihtoehtoja. Lisäksi vältetään virheellisten tai kirjoitusvirheiden sisältävien tietojen lisääminen.
Luo avattava luettelo Excelissä vaihe vaiheelta
Voit luoda Excelissä avattavia luetteloita seuraavasti:
Vaihe 1: Valitse solu
Jos meillä on jo Excel-taulukko, joka on enemmän tai vähemmän järjestetty ja jäsennelty ja harkitsemme yhden tai useamman avattavan luettelon lisäämistä siihen, meidän on ensin tehtävä valitse solu tai solut hiiren osoittimella jossa haluamme luettelon avautuvan, kun napsautamme sitä.
Vaihe 2: Tietojen validointi
Seuraavaksi napsautamme "Data" -välilehteä. Kun se on avattu, siirrymme "Data Tools" -ryhmään, josta meidän on löydettävä ja painettava vaihtoehto "Tietojen vahvistaminen". Asentamamme Excel-version mukaan kuvake voi vaihdella, vaikka yleensä se näyttää kahdelta solulta, joista toinen on vahvistettu ja toinen ei.
Vaihe 3: Valitse ja määritä luettelo
Vahvistuksen jälkeen avautuu pudotusvalikko, josta valitsemme vaihtoehdon "Valmis". Siellä meillä on myös muita vaihtoehtoja, joiden avulla voimme rajoittaa solun sisällön tiettyihin muotoihin (numerot, päivämäärät, tunnit jne.). Sitten voimme edetä kahdella eri tavalla:
- kirjoittaa elementtejä joita haluamme tarjota vaihtoehtoina luettelossa (ne on erotettava pilkulla, ilman välilyöntejä).
- Valitse solualue jotka sisältävät kyseiset vaihtoehdot, ja vahvista se napsauttamalla nuolikuvaketta sen solun vieressä, johon avattava luettelo avautuu.
Kun prosessi on valmis, näemme, kuinka valitun solun napsauttaminen näyttää määrittämämme luettelon. Jos haluamme toistaa toiminnon toisessa asiakirjan solussa, riittää kopioida se leikepöydälle ja liittää se uuteen soluun.
Luo dynaaminen pudotusvalikko Excelissä
Jos aiomme muuttaa säännöllisesti Excelin avattavassa luettelossa olevia kohteita, saattaa olla tarkoituksenmukaisempaa luoda a dynaaminen avattava luettelo. Tämä on muunnelma edellisessä osiossa nähdystä, sillä erityispiirteellä on se, että tässä tapauksessa aina kun teemme muutoksia soluihin tai lähdeluetteloon, pudotusvalikko päivitetään automaattisesti.
Tämäntyyppinen luettelo voidaan luoda kahdella tavalla: käyttämällä samaa menetelmää, jonka olemme selittäneet aiemmin, tai käyttämällä tavallista nimettyä aluetta ja viittaamalla siihen OFFSET-kaava. Selitämme alla, kuinka se tehdään:
- Ensin meidän on kirjoitettava pudotusvalikon kohteet erillisiin soluihin.
- Sitten luomme nimetyn kaavan (tämä tehdään käyttämällä Ctrl + F3-näppäinyhdistelmää avataksesi valintaikkunan).
- Kun uusi nimi on kirjoitettu "Nimi"-ruutuun, otamme käyttöön seuraavan kaavan:
=SIIRTO(Arkki!$A$2, 0, 0, COUNTA(Sheet3!$A:$A), 1) *
Arkki: arkin nimi.
V: Sarake, jossa avattavan valikon kohteet sijaitsevat.
$A$2: Solu, joka sisältää ensimmäisen kohteen.
Kun kaava on jo määritetty, meidän tarvitsee vain luoda avattava valikko, joka perustuu solualueeseen, kuten olemme nähneet edellisessä osiossa. Asennusprosessi on hieman työläämpi, mutta se on sen arvoista, jos joudumme työskentelemään jatkuvasti muuttuvan lähdesoluluettelon kanssa.
(*) Kuten voidaan nähdä, tämä kaava koostuu kaksi toimintoa: OFFSET ja COUNTA. Toinen on laskea kaikki viitatun sarakkeen ei-tyhjät solut. OFFSET-toiminto käyttää vuorotellen tätä lukemaa.