Parfois, nous devons faire face à la tâche d'écrire le même texte dans plusieurs langues lorsque nous travaillons sur un document Microsoft Word. Ce n'est pas une tâche simple, car elle pose généralement des complications sans fin : traductions incorrectes, erreurs grammaticales, fautes d'orthographe... Comment rédiger un document Word en plusieurs langues et ne pas mourir en essayant ? Nous l'expliquons ici.
Le « truc » nous est donné par le programme lui-même. Microsoft propose une fonction grâce à laquelle vous pouvez écrire en plusieurs langues dans le même Document Word. La solution est d'apprendre à configurer les styles pour chaque langue et à les appliquer correctement. Le résultat est un texte de qualité professionnelle.
La fonctionnalité "Styles" de Microsoft Word
Pour nous aider à atteindre cet objectif, Microsoft Word a une fonction spécifique appelée « Styles ». Avec lui, nous pourrons écrire dans plus d’une langue de manière relativement simple. Différents types de styles peuvent être créés et modifiés dans chaque langue, aussi bien dans les paragraphes que dans les titres et sous-titres. Voici comment utiliser cette fonctionnalité étape par étape :
Étape 1 : Établir le format de base
La première chose que nous devons faire est de déterminer quel est le format de base à utiliser pour le texte dans chaque langue. Ceci est réalisé en sélectionnant le style "Normal", c'est-à-dire la base de formatage du texte sur laquelle les autres styles seront appliqués (ou non). Pour ce faire, vous devez suivre ces étapes :
- Avec le document Word ouvert, nous allons d’abord dans l’onglet "Début", dans le ruban en haut de l'écran.
- Puis on accède au groupe "Modes".
- Là on fait un clic droit sur "Modifier" et, dans les options qui apparaissent, nous choisissons "Normal".
À partir de là, nous pourrons choisir parmi un large éventail d'options (taille de police, type de police, alignement, espacement des lignes, etc.).
Étape 2 : Définir le style
Après avoir défini le format, vous pouvez maintenant configurer le style spécifique pour chacune des langues que nous allons utiliser dans notre document Word. Nous illustrons cela avec un exemple assez courant : un texte bilingue en espagnol et en anglais. Dans ce cas, les étapes à suivre seraient les suivantes :
- Tout d’abord, nous écrivons le texte dans la deuxième langue (dans notre exemple, l’anglais) et nous sélectionnons tout.
- Ensuite, nous faisons un clic droit et, dans la boîte qui s'ouvre, sélectionnons "Modes".
- Ensuite on clique sur « Appliquer les styles », qui ouvre une boîte de dialogue.
- Passons directement à l'option "Nom du style", où on écrit le nom de la langue dans laquelle on écrit (ici, l'anglais) et on clique sur "Nouveau".
- L'étape suivante consiste à sélectionner "Modifier", afin de personnaliser le style que nous venons de créer.
- Puis un nouveau s'ouvre Boîte de dialogue « Modifier le style ». Là, nous sélectionnons ces deux options dans l'ordre :
- Format.
- Langage.
- Après avoir choisi la langue correspondante, il est important décochez l'option "Ne vérifiez pas l'orthographe ou la grammaire". Aussi étrange que cela puisse paraître, laisser cette case de côté est ce qui permet à Word de reconnaître la langue et ainsi d'apporter les corrections orthographiques et grammaticales correspondantes.
- Finalement, on valide le tout en cliquant sur "Accepter".
Nous devons répéter les deux phases de ce processus pour chaque nouvelle langue que nous souhaitons utiliser dans notre document Word. Vous pouvez facilement basculer entre les différents styles créés via l'onglet "Accueil", en sélectionnant le style correspondant dans le groupe "Styles". Grâce à cela, nous pourrons maintenir un format cohérent et faciliter la tâche de rédaction. De plus, nous aurons la fonction pratique de correction orthographique pour chacune des langues.
Changer la langue d'affichage et d'édition dans Word
Maintenant que nous savons quoi faire pour rédiger un document Word en plusieurs langues, voyons ce qu'il faut faire pour changer la langue d’affichage et d’édition. Ces changements n'affectent pas le corps du texte, mais plutôt la langue des commandes et des outils du programme.
Pour changer le langue d'affichage procédez comme suit:
- Pour commencer, dans le ruban des outils Word, nous allons "Déposer".
- Puis on clique sur "Options".
- Dans la boîte de dialogue qui apparaît, nous choisissons "Langage" (celui sélectionné par défaut est affiché en bas de la case).
- Nous sélectionnons la nouvelle langue et cliquons "Définir par défaut."
- Enfin, nous redémarrons le programme.
En revanche, si nous voulons changer le langue d'édition, voici les étapes à suivre :
- Comme auparavant, nous allons dans le ruban des outils Word et sélectionnons "Déposer".
- Puis on clique sur "Options".
- Nous choisissons "Langage" dans la boîte de dialogue qui s'ouvre ensuite.
- Pour activer une nouvelle langue d'édition, décochez la case "Non activé" de la langue choisie. Si la langue que nous recherchons n'apparaît pas dans la liste, elle peut être activée manuellement parmi la centaine d'options proposées par Microsoft.
- Enfin, pour que les modifications soient appliquées, on appuie sur le bouton "Sauvegarder".