Dans le monde des affaires, la gestion des bases de données devient de plus en plus importante, indispensable pour toujours avoir une analyse correcte et à jour des informations. Et cela vaut aussi bien pour les grandes entreprises que pour les petits professionnels indépendants. Dans cet article, nous verrons comment Créer et gérer des bases de données dans Excel.
Le principal avantage de la gestion d'une base de données est peut-être que nous pourrons disposer de toutes les informations dont nous avons besoin pour gérer une entreprise : clients, ventes, fournisseurs, employés ou tout autre domaine. Nous l'expliquons plus en détail dans les paragraphes suivants :
Qu'est-ce qu'une base de données dans Excel ?
Les bases de données dans Excel sont l'outil parfait pour gérer l'information. Cela nous permet de le garder organisé et structuré à tout moment, de sorte que le processus de recherche de données spécifiques soit rapide et facile. De plus, c'est un instrument très polyvalent que nous pouvons adapter à nos propres objectifs et besoins.
Si nous allons à feuilles de calcul excel, la base de données se présente sous la forme d'un grand tableau, avec ses lignes et ses colonnes, dans lequel les informations sont classées en différentes catégories. La chose la plus importante est que toutes les données sont condensées dans un seul document. Toute modification que nous y apporterons sera reflétée dans l'ensemble de données global.
En plus d'un accès immédiat à toutes les informations, les bases de données Excel offrent de nombreuses autres fonctionnalités. Par exemple, plusieurs utilisateurs peuvent y avoir accès, suivre les tendances, etc. En termes de polyvalence, nous pouvons les utiliser à la fois pour gérer l'inventaire de l'entrepôt et pour contrôler un processus de formation personnel.
Bien sûr, pour qu'une base de données Excel devienne un outil efficace, Il est nécessaire de bien connaître le fonctionnement du programme et ainsi tirer le meilleur parti de vos instruments.
Éléments de base de données Excel
Avant de savoir créer et gérer une base de données dans Excel, il est indispensable de savoir quels sont les éléments qui en font partie :
- dessiner, composants de base pour la gestion de l'information dans les feuilles de calcul Excel.
- consultations. Les propres fonctions d'Excel pour rechercher et relier les informations contenues dans différentes tables ou bases de données.
- Filtres. Des outils pour appliquer des critères spécifiques et trouver immédiatement des informations spécifiques.
- Identifiant (la clef maitresse). Élément facultatif pour définir un numéro d'identification pour une ligne, un code, un numéro de série, etc.
Comment créer une base de données dans Excel
C'est ainsi que nous allons pouvoir créer des bases de données dans Excel, étape par étape :
- La première, Nous créons un document ou un classeur dans Excel.
- Ensuite, nous concevons un table sur l'une des feuilles, ajouter une série de rubriques ou de titres pour organiser et classer les informations.
- Nous créons ensuite une série de filtres de recherche pour le tableau de données.
- Ensuite, nous ajoutons le formules excel que nous voulons utiliser dans le tableau.
- Enfin, nous créons le archives pour chacune des rangées.
Pour créer les filtres de recherche mentionnés au point 3, il est nécessaire de sélectionner les en-têtes ou titres de la base de données créée. Ensuite, vous devez aller dans le menu Démarrer, où nous recherchons l'option Trier et filtrer - Filtrer, située sur le côté droit de la barre d'options.
Utilitaires pratiques des bases de données
Il existe de nombreuses applications pratiques des bases de données dans Excel, qui peuvent aller du très simple au très complexe. Nous avons déjà noté certains d'entre eux ci-dessus. L'idée de base est contrôler toutes les informations et pouvoir y apporter des modifications. Dans le monde commercial et des affaires, c'est quelque chose de la plus haute importance. Voici quelques exemples :
- bases de données de fournisseurs dans le but de garder un registre exact des achats et d'essayer d'obtenir plus d'avantages lors de la négociation.
- bases de données de les clients, car il est essentiel pour toute entreprise de bien connaître ses clients, leurs préférences, leurs déplacements, etc. pour obtenir une plus grande satisfaction et réaliser de plus grandes ventes.
- bases de données de Inventaire, pour connaître en détail et en temps réel l'état des produits dans un entrepôt. Avec cela, vous pouvez décider quoi et combien produire, stocker ou vendre.
- bases de données de aux ventes, à travers lequel analyser leur progression, leur rentabilité, ainsi qu'évaluer la possibilité d'établir de nouvelles stratégies commerciales.
- bases de données de personnellement. Avec eux, l'objectif est d'avoir le contrôle sur les employés, leurs conditions, leur salaire ou leur performance, entre autres.
En guise de conclusion, on peut affirmer que la gestion correcte des bases de données dans Excel est un moyen très efficace de gérer une entreprise, en contrôlant tous les aspects de base de manière relativement simple. Un outil cinq étoiles.