Les factures représentent la principale preuve et le support qu'une transaction d'achat ou de vente d'un produit ou d'un service a été effectuée.. En ce sens, nous parlons d'un élément crucial pour ces processus, étant donné que les partis doivent non seulement garder le contrôle de leurs finances, mais également se conformer aux obligations fiscales. Si vous vous consacrez à une activité qui mérite ce type de document, vous êtes au bon endroit car nous allons vous montrer comment faire une facture dans Excel de la manière la plus simple possible. Le tableur Microsoft est un excellent allié pour ce type de tâche et nous allons ici vous apprendre tout ce que vous devez savoir à ce sujet.
La génération de factures à partir d'Excel vous permettra d'obtenir des résultats adaptés à vos besoins, de plus, il y a la possibilité d'utiliser des modèles et de les personnaliser à notre goût. Ensuite, nous vous disons tout.
Comment faire une facture dans Excel?
Comment faire une facture dans Excel n'est pas quelque chose qui représente trop de défi, étant donné que le programme est assez facile à utiliser. De plus, il convient de souligner le fait que les données à ajouter au document sont similaires dans tous les cas, bien qu'elles puissent différer quelque peu selon le pays ou si l'activité en question envisage d'autres taxes.
Eléments d'une facture
Avant d'aller directement sur Excel pour créer la facture, il faut que nous prenions en compte quels sont les éléments que nous devons prendre en compte pour la façonner. Nous parlons d'un document qui contient les informations d'une transaction de vente et donc, lors de la génération d'un, nous devons ajouter les sections suivantes:
- Information du prouveur: c'est-à-dire le nom de votre entreprise, votre adresse fiscale, vos coordonnées et votre numéro d'identification d'entreprise.
- Informations sur l'acheteur: ici les mêmes données du point précédent seront ajoutées, mais se référant au client.
- Numero de facture: les factures doivent être numérotées afin de garder le contrôle de l'historique des transactions qui sont effectuées.
- Date d'édition: jour, mois et année de la vente.
- Descriptif de l'opération: indique les produits ou services qui ont été vendus, la quantité, le prix unitaire, le sous-total et le prix total.
- Taxes : cette section indique les taxes impliquées dans la vente du produit, en détaillant les montants de chacune.
- Terminos de pago: vous pouvez ajouter ici les remises, conditions et modes de paiement, financements ou majorations applicables à la vente.
- Plus d'informations: Cette section est facultative et vous pouvez l'utiliser pour ajouter toute observation ou note que vous jugez nécessaire.
Il convient de noter que, comme nous l'avons mentionné ci-dessus, ces éléments peuvent varier en fonction des lois locales de chaque pays ou entité.. Cependant, ils représentent un excellent guide pour générer des factures correctes et avec toutes les exigences.
Faire la facture sous Excel
Nous connaissons déjà les éléments que notre facture doit contenir, nous sommes donc prêts à passer à Excel et à commencer à la générer. À ce stade, nous avons deux options : créer une facture à partir de zéro ou utiliser un modèle. La meilleure décision dépendra de vos besoins, donc si vous voulez quelque chose de 100% original, alors nous prenons la première alternative. Cependant, si ce que vous recherchez est la garantie d'une finition professionnelle et que le processus ne prend pas trop de temps, les modèles sont le meilleur moyen.
Pour commencer à générer votre facture à partir de zéro, ouvrez Excel et cliquez sur l'option "Livre vierge".
Pour sa part, si vous souhaitez utiliser un modèle, vous pouvez accéder à la barre de recherche en haut de l'interface, écrire le mot facture et appuyer sur Entrée. Ensuite, vous verrez l'écran des résultats avec un grand nombre de modèles que vous pouvez choisir et personnaliser à votre guise, en passant du texte à la combinaison de couleurs.
Pendant ce temps, dans le processus de création d'une facture dans Excel à partir de zéro, vous devrez commencer à façonner le document en ajoutant des bordures, des tableaux, des titres et des sous-titres., pour cela, nous vous recommandons de rechercher toute autre facture qui vous serve de guide pour construire la vôtre.
ajouter des formules
L'un des meilleurs avantages de la création d'une facture dans Excel est le fait de la remplir à partir du même outil, en automatisant certaines étapes. En ce sens, il est possible d'ajouter des formules pour que, lors de la saisie d'un nombre, le résultat soit généré automatiquement. Cela vous permettra de diminuer la marge d'erreur en ajoutant la formule à chaque fois que vous souhaitez l'utiliser.
Ainsi, nous vous recommandons d'ajouter des fonctions et des formules aux cellules où les taxes, les remises, les sous-totaux et les totaux doivent être affichés.
La conception de la facture
La dernière étape du processus de création d'une facture dans Excel concerne son esthétique et son design. C'est quelque chose qui dépendra entièrement de vos besoins et de vos goûts. Dans ce sens, Vous aurez la possibilité d'appliquer vous-même des couleurs ou d'utiliser les formats de tableau qu'Excel incorpore et avec lesquels vous pouvez lui donner un plus grand attrait visuel. Cependant, si vous souhaitez rendre cette question aussi simple que possible, il est préférable de sélectionner un modèle dans la galerie.
Les modèles de facture d'Excel sont excellents pour conserver une bonne apparence esthétique. Leurs designs sont vraiment colorés, avec les bonnes combinaisons de couleurs et le meilleur, la possibilité inestimable de faire tous les changements que nous voulons. De cette façon, lors du choix d'un modèle, vous pouvez accéder à l'une de ses sections pour apporter les modifications dont vous avez besoin et générer une facture originale et professionnelle.
Pourquoi utiliser Excel pour faire une facture ?
Avoir des factures est une nécessité présente chez toute personne ou entreprise qui se consacre à la vente d'un produit ou d'un service. Les grandes entreprises peuvent peut-être se permettre la conception et la création d'une facture 100% professionnelle, mais il n'en va pas de même pour les petits entrepreneurs ou ceux qui démarrent leur entreprise.. C'est là qu'Excel vient à la rescousse, avec la possibilité de s'appuyer sur des modèles pour générer des factures fonctionnelles.
La création de factures à partir d'Excel vous évitera de nombreux obstacles au début de votre carrière, car vous pourrez répondre à l'exigence de les avoir et de les livrer sans faire un investissement énorme. En ce sens, si vous avez un besoin urgent d'une facture et que vous ne savez pas où vous la procurer, jetez un œil à votre installation Excel.