Il est possible qu'à une occasion, vous ayez ouvert un document Excel et que vous ayez constaté qu'une liste déroulante s'ouvre dans certaines de ses cellules. Il s'agit d'une fonctionnalité très pratique des feuilles de calcul Microsoft que vous pouvez également utiliser. Dans cet article, nous expliquons comment créer une liste déroulante dans excel
C'est une fonction très utile, surtout lorsque nous travaillons avec des feuilles et des modèles dans lesquels les mêmes options sont répétées. Mais en plus d'être pratique, c'est aussi une ressource très visuelle qui donne un aspect plus professionnel à n'importe quel document.
Les listes déroulantes (en anglais, liste déroulante vers le bas) permettent aux utilisateurs de Excel sélectionner un élément dans une liste prédéfinie. C'est une ressource particulièrement adaptée pour faire des formes, car grâce à lui la saisie des données est plus rapide et aussi plus précise.
Comment fonctionnent ces listes ? Lorsque nous sélectionnons une cellule contenant une liste, nous verrons à côté de celle-ci l'icône d'une petite flèche. En cliquant dessus, cette liste s'affiche avec une série d'options parmi lesquelles nous devons en sélectionner une.
L'idée de base de la création de listes déroulantes dans Excel est de fournir à l'utilisateur un nombre limité d'options. De plus, l'introduction de données contenant des erreurs ou des fautes d'orthographe est évitée.
Créer une liste déroulante dans Excel étape par étape
Voici les étapes à suivre pour créer des listes déroulantes dans Excel :
Étape 1 : Sélectionnez la cellule
Si nous avons déjà une feuille Excel plus ou moins organisée et structurée et que nous envisageons d'y insérer une ou plusieurs listes déroulantes, la première chose à faire est de sélectionner avec le pointeur de la souris la ou les cellules dans lequel nous voulons que la liste s'ouvre lorsque nous cliquons dessus.
Étape 2 : Validation des données
Ensuite, nous cliquons sur l'onglet "Données". Une fois ouvert, nous allons dans le groupe "Data Tools" où nous devons trouver et appuyer sur l'option "La validation des données". Selon la version d'Excel que nous avons installée, l'icône peut varier, bien qu'en général elle ressemble généralement à deux cellules, l'une validée et l'autre non.
Étape 3 : Sélectionnez et configurez la liste
Après validation, une liste déroulante s'ouvre, dans laquelle on choisit l'option "Prêt". Là, nous avons également d'autres options grâce auxquelles nous pourrons limiter le contenu de la cellule à certains formats (nombres, dates, heures, etc.). Ensuite, on peut procéder de deux manières différentes :
- écrire les éléments que nous souhaitons proposer en option dans la liste (elles doivent être séparées par une virgule, sans espaces).
- Sélectionnez une plage de cellules qui contiennent ces options et validez-le en cliquant sur l'icône de flèche à côté de la cellule où la liste déroulante s'ouvrira.
Une fois le processus terminé, nous verrons comment cliquer sur la cellule choisie affichera la liste que nous avons configurée. Si nous voulons répéter l'opération dans une autre cellule du document, il suffira de la copier dans le presse-papiers et de la coller dans la nouvelle cellule.
Créer une liste déroulante dynamique dans Excel
Si nous prévoyons de modifier régulièrement les éléments de notre liste déroulante dans Excel, il peut être plus approprié de choisir de créer un liste déroulante dynamique. Il s'agit d'une variante de ce que nous avons vu dans la section précédente, avec la particularité que, dans ce cas, chaque fois que nous effectuons un changement dans les cellules ou dans la liste source, la liste déroulante sera mise à jour automatiquement.
Il existe deux façons de créer ce type de liste : avec la même méthode que nous avons expliquée précédemment ou en utilisant une plage nommée régulière et en la référençant avec le Formule DECALAGE. Nous vous expliquons comment procéder ci-dessous :
- Nous devons d'abord écrire les éléments du menu déroulant dans des cellules séparées.
- Ensuite, nous créons une formule nommée (pour ce faire, utilisez la combinaison de touches Contrôle + F3 pour ouvrir la boîte de dialogue).
- Une fois le nouveau nom écrit dans la case "Nom", nous introduisons la formule suivante :
=OFFSET(Feuille!$A$2, 0, 0, COUNTA(Feuille3!$A:$A), 1) *
Feuille : nom de la feuille.
A : La colonne où se trouvent les éléments de la liste déroulante.
$A$2 : la cellule qui contient le premier élément.
Lorsque nous avons déjà défini la formule, nous n'avons qu'à créer un menu déroulant basé sur une plage de cellules, comme nous l'avons vu dans la section précédente. Le processus de configuration est un peu plus laborieux, mais cela en vaudra la peine si nous devons travailler avec une liste de cellules sources en constante évolution.
(*) Comme on peut le voir, cette formule consiste en deux fonctions : OFFSET et COUNTA. La seconde consiste à compter toutes les cellules non vides dans la colonne référencée. Ce décompte est utilisé à son tour par la fonction OFFSET.