અમે તમને એક્સેલમાં સરળતાથી ઇન્વૉઇસ કેવી રીતે બનાવવું તે શીખવીએ છીએ

ઇન્વૉઇસ મુખ્ય પુરાવા અને સમર્થનનું પ્રતિનિધિત્વ કરે છે કે ઉત્પાદન અથવા સેવાની ખરીદી અથવા વેચાણ વ્યવહાર હાથ ધરવામાં આવ્યો છે.. આ અર્થમાં, અમે આ પ્રક્રિયાઓ માટેના નિર્ણાયક તત્વ વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ, તે ધ્યાનમાં લેતા કે પક્ષોએ માત્ર તેમની નાણાકીય બાબતો પર નિયંત્રણ જાળવવાની જરૂર નથી, પરંતુ કર જવાબદારીઓનું પણ પાલન કરવું જોઈએ. જો તમે આ પ્રકારના દસ્તાવેજને લાયક હોય તેવી કોઈપણ પ્રવૃત્તિ માટે તમારી જાતને સમર્પિત કરો છો, તો તમે યોગ્ય સ્થાને આવ્યા છો કારણ કે અમે તમને એક્સેલમાં ઇન્વૉઇસ કેવી રીતે બનાવવી તે સૌથી સરળ રીતે બતાવવા જઈ રહ્યા છીએ. માઈક્રોસોફ્ટ સ્પ્રેડશીટ આ પ્રકારના કાર્ય માટે ઉત્તમ સહયોગી છે અને અહીં અમે તમને તેના વિશે જાણવાની જરૂર છે તે બધું શીખવવા જઈ રહ્યા છીએ.

એક્સેલમાંથી ઇન્વૉઇસેસની જનરેશન તમને તમારી જરૂરિયાતોને અનુરૂપ પરિણામો મેળવવાની મંજૂરી આપશે, વધુમાં, ટેમ્પ્લેટ્સનો ઉપયોગ કરવાની અને તેને અમારી રુચિ અનુસાર કસ્ટમાઇઝ કરવાની શક્યતા છે. આગળ અમે તમને બધું કહીએ છીએ.

Excel માં ઇન્વોઇસ કેવી રીતે બનાવવું?

એક્સેલમાં ઇન્વૉઇસ કેવી રીતે બનાવવું તે એવી કોઈ બાબત નથી કે જે ખૂબ જ પડકારનું પ્રતિનિધિત્વ કરે, કારણ કે પ્રોગ્રામનો ઉપયોગ કરવો એકદમ સરળ છે. વધુમાં, તે હકીકતને હાઇલાઇટ કરવા યોગ્ય છે કે દસ્તાવેજમાં ઉમેરવાનો ડેટા તમામ કેસ માટે સમાન હોય છે, જો કે તે દેશના આધારે અથવા જો પ્રશ્નમાંની પ્રવૃત્તિ અન્ય કરને ધ્યાનમાં લેતા હોય તો તે કંઈક અંશે અલગ હોઈ શકે છે.

ઇન્વૉઇસના ઘટકો

ઇન્વૉઇસ બનાવવા માટે સીધા જ એક્સેલ પર જતાં પહેલાં, તે જરૂરી છે કે આપણે તેને આકાર આપવા માટે કયા તત્વો ધ્યાનમાં લેવા જોઈએ. અમે એક એવા દસ્તાવેજ વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ જેમાં વેચાણ વ્યવહારની માહિતી શામેલ છે અને તેથી, એક જનરેટ કરતી વખતે આપણે નીચેના વિભાગો ઉમેરવા જોઈએ:

• પ્રદાતા માહિતી: એટલે કે, તમારી કંપનીનું નામ, નાણાકીય સરનામું, સંપર્ક માહિતી અને કંપની ઓળખ નંબર.
• ખરીદનાર માહિતી: અહીં અગાઉના બિંદુનો સમાન ડેટા ઉમેરવામાં આવશે, પરંતુ ક્લાયંટનો સંદર્ભ આપીને.
• બીલ નંબર: ટ્રાન્ઝેક્શનના ઈતિહાસ પર નિયંત્રણ જાળવવા માટે ઇન્વૉઇસને નંબર આપવો આવશ્યક છે.
• મુદ્દાની તારીખ: દિવસ, મહિનો અને વર્ષ જેમાં વેચાણ કરવામાં આવ્યું હતું.
• વ્યવહારનું વર્ણન: વેચવામાં આવેલ ઉત્પાદનો અથવા સેવાઓ, જથ્થો, એકમ કિંમત, ઉપટોટલ અને કુલ કિંમત સૂચવે છે.
• કર: આ વિભાગ ઉત્પાદનના વેચાણમાં સામેલ કર સૂચવે છે, દરેકની રકમની વિગતો આપે છે.
• ચુકવણી શરતો: અહીં તમે વેચાણ પર લાગુ થતા ડિસ્કાઉન્ટ, શરતો અને ચુકવણીના પ્રકારો, ધિરાણ અથવા સરચાર્જ ઉમેરી શકો છો.
• પૂરક માહિતી: આ વિભાગ વૈકલ્પિક છે અને તમે તેનો ઉપયોગ કોઈપણ અવલોકન અથવા નોંધ ઉમેરવા માટે કરી શકો છો જે તમને જરૂરી લાગે છે.

એ નોંધવું જોઈએ કે, જેમ આપણે ઉપર ઉલ્લેખ કર્યો છે, આ તત્વો દરેક દેશ અથવા એન્ટિટીના સ્થાનિક કાયદા અનુસાર બદલાઈ શકે છે.. જો કે, તેઓ યોગ્ય ઇન્વૉઇસ અને તમામ જરૂરિયાતો સાથે જનરેટ કરવા માટે ઉત્તમ માર્ગદર્શિકાનું પ્રતિનિધિત્વ કરે છે.

એક્સેલમાં ઇનવોઇસ બનાવો

અમે પહેલાથી જ એલિમેન્ટ્સ જાણીએ છીએ કે જે અમારા ઇન્વૉઇસમાં હોવા જોઈએ, તેથી અમે એક્સેલ પર જઈને તેને જનરેટ કરવાનું શરૂ કરવા માટે તૈયાર છીએ. આ સમયે અમારી પાસે થોડા વિકલ્પો છે: શરૂઆતથી ઇન્વૉઇસ બનાવો અથવા ટેમ્પલેટનો ઉપયોગ કરો. શ્રેષ્ઠ નિર્ણય તમારી જરૂરિયાતો પર નિર્ભર રહેશે, તેથી જો તમને કંઈક 100% મૂળ જોઈએ છે, તો અમે પ્રથમ વિકલ્પ લઈશું. જો કે, જો તમે જે શોધી રહ્યા છો તે વ્યાવસાયિક પૂર્ણાહુતિની બાંયધરી છે અને પ્રક્રિયામાં વધુ સમય લાગતો નથી, તો નમૂનાઓ શ્રેષ્ઠ માર્ગ છે.

શરૂઆતથી તમારું ઇન્વોઇસ જનરેટ કરવાનું શરૂ કરવા માટે, એક્સેલ ખોલો અને "ખાલી બુક" વિકલ્પ પર ક્લિક કરો.

તેના ભાગ માટે, જો તમે ટેમ્પલેટનો ઉપયોગ કરવા માંગો છો, તો તમે ઇન્ટરફેસની ટોચ પરના સર્ચ બાર પર જઈ શકો છો, ઇનવોઇસ શબ્દ લખી શકો છો અને એન્ટર દબાવો. આગળ, તમે મોટી સંખ્યામાં નમૂનાઓ સાથે પરિણામોની સ્ક્રીન જોશો કે જેને તમે ટેક્સ્ટમાંથી રંગ સંયોજનમાં બદલીને, તમે ઇચ્છો તેમ પસંદ કરી અને કસ્ટમાઇઝ કરી શકો છો.

દરમિયાન, શરૂઆતથી એક્સેલમાં ઇન્વોઇસ કેવી રીતે બનાવવું તેની પ્રક્રિયામાં, તમારે બોર્ડર્સ, કોષ્ટકો, શીર્ષકો અને સબહેડિંગ્સ ઉમેરીને દસ્તાવેજને આકાર આપવાનું શરૂ કરવું પડશે., આ માટે, અમે ભલામણ કરીએ છીએ કે તમે તમારા બિલ્ડ કરવા માટે માર્ગદર્શિકા તરીકે સેવા આપતા કોઈપણ અન્ય ઇન્વૉઇસ જુઓ.

સૂત્રો ઉમેરો

એક્સેલમાં ઇન્વૉઇસ બનાવવાનો એક શ્રેષ્ઠ ફાયદો એ છે કે તેને એક જ ટૂલમાંથી ભરીને, કેટલાક પગલાંને સ્વચાલિત કરીને. આ અર્થમાં, સૂત્રો ઉમેરવાનું શક્ય છે જેથી કરીને, કોઈપણ સંખ્યા દાખલ કરતી વખતે, પરિણામ આપમેળે જનરેટ થાય. આ તમને દરેક વખતે જ્યારે તમે તેનો ઉપયોગ કરવા માંગતા હોવ ત્યારે ફોર્મ્યુલા ઉમેરીને ભૂલના માર્જિનને ઘટાડવાની મંજૂરી આપશે.

આમ, અમે તે કોષોમાં ફંક્શન્સ અને ફોર્મ્યુલા ઉમેરવાની ભલામણ કરીએ છીએ જ્યાં ટેક્સ, ડિસ્કાઉન્ટ, પેટાટોટલ અને ટોટલ દર્શાવવા જોઈએ.

ઇન્વોઇસની ડિઝાઇન

એક્સેલમાં ઇન્વોઇસ કેવી રીતે બનાવવું તેની પ્રક્રિયામાં છેલ્લો સ્ટોપ તેના સૌંદર્ય શાસ્ત્ર અને ડિઝાઇનને લગતો છે. આ એવી વસ્તુ છે જે સંપૂર્ણપણે તમારી જરૂરિયાતો અને સ્વાદ પર આધારિત છે. એ અર્થમાં, તમારી પાસે તમારા પોતાના પર રંગો લાગુ કરવાની અથવા એક્સેલ દ્વારા સમાવિષ્ટ ટેબલ ફોર્મેટનો ઉપયોગ કરવાની શક્યતા હશે અને જેની સાથે તમે તેને વધુ વિઝ્યુઅલ અપીલ આપી શકો છો.. જો કે, જો તમે આ બાબતને શક્ય તેટલી સરળ બનાવવા માંગતા હો, તો ગેલેરીમાંથી ટેમ્પલેટ પસંદ કરવાનું શ્રેષ્ઠ છે.

એક્સેલ પાસે જે ઇન્વોઇસ ટેમ્પ્લેટ છે તે સારા સૌંદર્યલક્ષી દેખાવ જાળવવા માટે ઉત્તમ છે. તેમની ડિઝાઇન ખરેખર રંગીન છે, યોગ્ય રંગ સંયોજનો અને શ્રેષ્ઠ, અમને જોઈતા તમામ ફેરફારો કરવાની અમૂલ્ય શક્યતાઓ સાથે. આ રીતે, ટેમ્પલેટ પસંદ કરતી વખતે, તમે તેના કોઈપણ વિભાગમાં જઈને તમને જોઈતા ફેરફારો કરી શકો છો અને મૂળ અને વ્યાવસાયિક ભરતિયું જનરેટ કરી શકો છો.

ઇન્વોઇસ બનાવવા માટે એક્સેલનો ઉપયોગ શા માટે કરવો?

કોઈપણ વ્યક્તિ અથવા કંપની કે જે કોઈ ઉત્પાદન અથવા સેવાના વેચાણ માટે સમર્પિત હોય તેમાં ઇન્વૉઇસ હોવું એ એક આવશ્યકતા છે. કદાચ મોટી કંપનીઓ 100% પ્રોફેશનલ ઇન્વોઇસની ડિઝાઇન અને બનાવટ પરવડી શકે છે, જો કે, નાના ઉદ્યોગસાહસિકો અથવા તેમના સાહસો શરૂ કરનારાઓ સાથે આવું થતું નથી.. કાર્યાત્મક ઇન્વૉઇસેસ જનરેટ કરવા માટે નમૂનાઓ પર આધાર રાખવાની સંભાવના સાથે, એક્સેલ બચાવમાં આવે છે.

એક્સેલમાંથી ઇન્વૉઇસ બનાવવાથી તમે તમારી કારકિર્દીની શરૂઆતમાં ઘણી બધી અડચણો બચાવી શકો છો, કારણ કે તમે મોટા રોકાણ કર્યા વિના તેને રાખવાની અને ડિલિવર કરવાની જરૂરિયાત પૂરી કરી શકશો. આ અર્થમાં, જો તમને તાત્કાલિક ઇન્વૉઇસની જરૂર હોય અને તમને ખબર ન હોય કે તે ક્યાંથી મેળવવો, તો તમારા એક્સેલ ઇન્સ્ટોલેશન પર એક નજર નાખો.