एक्सेल में पासवर्ड लगाना सीखना बेहद उपयोगी है, खासकर तब जब आप कोई काम कर रहे हों और आप नहीं चाहते कि उसकी साहित्यिक चोरी हो। यह उन मामलों में भी बहुत उपयोगी है जहाँ आपको फ़ाइल साझा करने की आवश्यकता होती है, लेकिन आप नहीं चाहते कि कुछ डेटा गलती से संशोधित हो जाएं.
इस लेख में हम आपको तरीके दिखाते हैं कि कैसे आप एक्सेल वर्कबुक या फ़ाइल की कुछ शीट्स को लॉक कर सकते हैं।
एक्सेल वर्कबुक पर पासवर्ड कैसे लगाया जाता है यह जानने के लिए कदम
किसी Excel कार्यपुस्तिका की सुरक्षा करना इतना जटिल नहीं है, जब तक आप जानते हैं कि इसे प्राप्त करने के लिए आपको किन चरणों का पालन करना चाहिए। अगला, हम आपको चरण देते हैं ताकि आप इसे प्राप्त कर सकें:
- पहली चीज जो आपको करनी चाहिए वह है एक्सेल फ़ाइल खोलें जिसकी आप रक्षा करना चाहते हैं
- एक बार जब आप इसे खोल चुके हैं, तो आपको मेनू पर जाना होगा "संग्रह"और फिर अनुभाग देखें"सूचना".
- फिर सूचना अनुभाग में आपको विकल्प का चयन करना होगा "पुस्तक की रक्षा करें"और फिर आपको" का चयन करना होगापासवर्ड से एन्क्रिप्ट करें".
- जब आप "एन्क्रिप्ट पासवर्ड" का चयन करते हैं तो आपसे पूछते हुए एक बॉक्स प्रदर्शित होता है पास वर्ड दर्ज करें और फिर इसे सत्यापित करने के लिए इसे दोहराएं।
- एक बार जब आप पासवर्ड सत्यापित कर लेते हैं, पुस्तक की रक्षा की जाएगी और जब आप इसे फिर से खोलेंगे तो आपको इसे दर्ज करना होगा।
इन 5 चरणों का पालन करके आप सीख सकेंगे कि एक्सेल वर्कबुक पर पासवर्ड कैसे लगाया जाता है और इस प्रकार जिस जानकारी पर आप काम करते हैं उसे सुरक्षित रखें.
आपको यह ध्यान रखना होगा कि आपके पास सुरक्षित स्थान पर पासवर्ड लिखा होना चाहिए, क्योंकि यदि आप ऐसा नहीं करते हैं, तो आप एक्सेल वर्कबुक में बनाई गई जानकारी को खो सकते हैं। एन्क्रिप्शन इतना मजबूत है कि Microsoft के लोग भी बिना पासवर्ड के जानकारी तक नहीं पहुँच सकते।
यह भी सिफारिश की है कि ऐसे पासवर्ड का चयन करें जिसका तीसरे पक्षों द्वारा इतनी आसानी से अनुमान न लगाया जा सके. यदि आप इसे ध्यान में नहीं रखते हैं, तो अन्य लोग पासवर्ड का अनुमान लगा सकते हैं और इसलिए आपके पास उस डेटा तक पहुंच है जिसे आप प्रकट नहीं करना चाहते हैं।
स्प्रेडशीट में पासवर्ड डालने का तरीका सीखने की विधि
एक बहुत अच्छा विकल्प यह सीखना है कि स्प्रैडशीट में पासवर्ड कैसे डाला जाता है, क्योंकि इससे आपको मदद मिल सकती है उस डेटा को सुरक्षित रखें जिसे आप संशोधित नहीं करना चाहते हैं दुर्घटना से या जानबूझकर।
आपको जो ध्यान रखना चाहिए वह यह है कि यह एक तरीका है फ़ाइल को पूरी तरह से लॉक नहीं करता है, न ही यह उन उपयोगकर्ताओं को सीमित करता है जो पुस्तक में जानकारी देख सकते हैं। किसी एक्सेल वर्कबुक की शीट ब्लॉकिंग को लागू करने में सक्षम होने के लिए आपको निम्नलिखित चरणों का पालन करना होगा:
- पहले आपको पहचानना होगा यदि आप चाहते हैं कि कुछ कॉलम हैं, यदि उन्हें संशोधित किया जा सकता है दूसरों को ब्लॉक करने से पहले।
- एक बार जब आप उन स्तंभों को निर्धारित कर लेते हैं जिन्हें आप लॉक नहीं करना चाहते हैं, आपको उन्हें चुनना होगा और माउस से राइट क्लिक करना होगा.
- नए मेनू में आपको अनुभाग देखना होगा "फॉर्मेटो डी क्लेडस"और अगले मेनू में आपको विकल्प देखना चाहिए"रक्षा करना".
- एक बार प्रोटेक्ट विकल्प में आपको विकल्प को निष्क्रिय करना होगा "ब्लोकेडा"जो पहले से ही चेक किया गया है।
- अब आपको सिर्फ मेन्यू में जाना है”समीक्षा करने के लिए”पुस्तक के शीर्ष पर स्थित है।
- समीक्षा अनुभाग में प्रवेश करते समय, आपको विकल्प का चयन करना होगा "शीट को सुरक्षित रखें".
- जब आपने प्रोटेक्ट शीट का चयन किया है, तो एक विंडो प्रदर्शित होती है जिसमें आपको लॉक पासवर्ड दर्ज करने के लिए कहा जाता है. लेकिन आप यह भी चुन सकते हैं कि शीट को लॉक करने के बाद उपयोगकर्ता कौन सी गतिविधियां कर सकते हैं।
- कुंजी दर्ज करके और उपयोगकर्ताओं के लिए अनुमत गतिविधियों का चयन करके, आपको बस स्वीकार करना है ताला लगाने के लिए।
इन 8 चरणों का पालन करके, आपने न केवल एक्सेल शीट पर पासवर्ड लगाना सीखा है, बल्कि आप उस डेटा की सुरक्षा भी करते हैं जिसे आप कार्यपुस्तिका में संशोधित नहीं करना चाहते हैं।
एक्सेल फ़ाइल में अन्य सुरक्षा और सुरक्षा विधियां
Microsoft ने किसी Excel फ़ाइल की सुरक्षा की सुरक्षा करने में सक्षम होने के लिए अलग-अलग तरीके बनाए हैं, इसके अलावा जिनके बारे में हम पहले ही बात कर चुके हैं। आगे, हम इनमें से कुछ वैकल्पिक तरीकों के बारे में बात करेंगे।
- फ़ाइल को अंतिम के रूप में चिह्नित करें. यह एक विकल्प है जो एक्सेल प्रदान करता है जब आप फ़ाइल को अंतिम संस्करण के रूप में चिह्नित करना चाहते हैं और इसे किसी तीसरे पक्ष से संशोधन प्राप्त नहीं करना चाहते हैं।
- सूचना अधिकार प्रबंधन (IRM). यह उन विकल्पों में से एक है जिसका उपयोग आप फ़ाइल को ब्लॉक करने के लिए कर सकते हैं, सूचना प्रबंधन अधिकारों के साथ आप इसे अन्य लोगों द्वारा संशोधित या उपयोग किए जाने से बचा सकते हैं।
- डिजिटल हस्ताक्षर। डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग करना एक अच्छा विकल्प हो सकता है ताकि तीसरे पक्ष द्वारा आपके डेटा का उपयोग या चोरी न हो। इस पद्धति के लिए आपके पास प्रमाणन प्राधिकरण से एक वैध प्रमाणपत्र होना चाहिए।
- पुस्तक स्तर. यह कार्यपुस्तिका संरचना के लिए एक लॉक विकल्प है, अर्थात, इसके साथ आप अन्य उपयोगकर्ताओं को अपनी कार्यपत्रकों को स्थानांतरित करने, जोड़ने, हटाने, छिपाने और यहां तक कि नाम बदलने से रोक सकते हैं।
- स्प्रेडशीट स्तर. यह एक सुरक्षा है जो आपको सेल, रेंज, सूत्र, ActiveX नियंत्रण, प्रपत्र जैसे अन्य तत्वों की सुरक्षा करने की अनुमति देती है। अर्थात्, यह एक्सेल शीट में उपयोगकर्ता के संशोधन विकल्पों को सीमित करता है।
आप अपनी एक्सेल वर्कबुक में जिस प्रकार की जानकारी के साथ काम कर रहे हैं, उसके आधार पर ये वैकल्पिक तरीके भी बहुत उपयोगी हो सकते हैं।
एक्सेल में पासवर्ड डालने का तरीका सीखते समय चेतावनी
जब एक्सेल पासवर्ड डालने का तरीका सीखने की बात आती है तो कई तरह की चेतावनियाँ होती हैं। इसलिए जरूरी है कि इनमें से किसी भी तरीके का इस्तेमाल करने से पहले आप उन्हें जान लें।
- यह महत्वपूर्ण है कि अपना पासवर्ड सुरक्षित रखें, क्योंकि यदि आप इसे भूल जाते हैं, तो Microsoft आपकी जानकारी पुनर्प्राप्त करने के लिए फ़ाइल में प्रवेश नहीं कर सकता।
- तथ्य यह है कि फ़ाइल में पासवर्ड है इसका मतलब यह नहीं है कि यह पूरी तरह से सुरक्षित या संरक्षित है। इस तरह फ़ाइलें वितरित करते समय आपको सावधान रहना चाहिए तृतीय पक्षों या अजनबियों को महत्वपूर्ण जानकारी के साथ।
- यह अनुशंसा नहीं की जाती है कि आप व्यक्तिगत जानकारी रखें जैसे एक्सेल वर्कबुक में क्रेडिट कार्ड नंबर, सामाजिक सुरक्षा या कर्मचारी पहचान। याद रखें कि यह अवरुद्ध होने का मतलब यह नहीं है कि यह पूरी तरह से सुरक्षित है।
- शीट स्तर से संबंधित सुरक्षा एक मानी जाने वाली सुरक्षा पद्धति नहीं है, क्योंकि यह केवल उन कक्षों को सीमित करती है जिन्हें आपने संशोधित होने से अवरुद्ध किया है।
यह बहुत महत्वपूर्ण है कि आप इन चेतावनियों को ध्यान में रखें, खासकर यदि आप अपने संगठन या उस कंपनी में वर्गीकृत जानकारी का प्रबंधन करते हैं जिसके लिए आप काम करते हैं।