किसी दस्तावेज़ के सूचकांक में क्या शामिल होना चाहिए?

जब हम लिख रहे हैं a Microsoft Word दस्तावेज़ विशेष रूप से व्यापक, एक सूचकांक बनाना लगभग एक दायित्व है, क्योंकि यह पाठकों का मार्गदर्शन करने के लिए एक आवश्यक उपकरण प्रदान करता है। सबसे पहले, आप सोच सकते हैं कि यह एक सरल कार्य है जिसमें हमारा अधिक समय नहीं लगेगा। हालाँकि, इसके बारे में थोड़ा रुककर सोचना उचित है ताकि परिणाम वही हो जो हम वास्तव में तलाश रहे हैं: किसी दस्तावेज़ के सूचकांक में क्या शामिल होना चाहिए?

कागज़ी किताबों में, चाहे उपन्यास हों या निबंध, प्रकाशन के विभिन्न अध्यायों या अनुभागों के साथ एक सूचकांक आमतौर पर शुरुआत में या अंत में जोड़ा जाता है। यानी मुख्य सामग्री से पहले या बाद में. पाठ के भीतर कोई शब्द या संदर्भ ढूंढने के लिए यह एक बेहतरीन टूल है।

यह Word दस्तावेज़ों पर भी पूरी तरह लागू होता है, चाहे वे हों छात्र कागजात या पेशेवर दस्तावेज़. वर्ड प्रोसेसिंग एप्लिकेशन हमें वर्ड में सामग्री की एक तालिका सम्मिलित करने का अवसर देता है जिसे हम एक इंडेक्स में बदल सकते हैं जो स्वचालित रूप से अपडेट होता है।

सूचकांक इतना महत्वपूर्ण क्यों है?

क्या किसी Word कार्य में सामग्री तालिका को शामिल करना वास्तव में आवश्यक है? इसका उत्तर हाँ है, खासकर यदि यह एक दस्तावेज़ है जिसे हमें किसी मूल्यांकनकर्ता, बॉस या ग्राहक को प्रस्तुत करना होगा।

Un स्पष्ट और अच्छी तरह से संरचित सूचकांक यह पाठक को कार्य के सभी शीर्षक और उपशीर्षक के साथ-साथ उस पृष्ठ क्रमांकन को ढूंढने में मदद करेगा जहां प्रत्येक सामग्री स्थित है। इससे सीधे उस भाग या हिस्से पर जाना आसान हो जाता है जिसमें आपकी सबसे अधिक रुचि हो सकती है।

सूचकांक के अलावा, एक निश्चित लंबाई और घनत्व के वर्ड दस्तावेज़ में, बुनियादी डेटा गायब नहीं हो सकता जैसे कि स्वयं सूचकांक, ग्रंथ सूची या फ़ुटनोट संदर्भ, अन्य चीज़ों के बीच। ये छोटे लेकिन महत्वपूर्ण विवरण हैं जो एक नौकरी और दूसरी नौकरी के बीच गुणवत्ता में भारी अंतर ला सकते हैं।

वर्ड का सबसे बड़ा फायदा यह है कि आप यह कर सकते हैं स्वचालित रूप से एक सूचकांक बनाएँ, बहुत ही सरल तरीके से, दिशानिर्देशों की एक श्रृंखला का पालन करते हुए जिन्हें हम नीचे समझाते हैं:

वर्ड में सूचकांक: हमें किन पहलुओं को शामिल करना चाहिए

वर्ड इंडेक्स को जिस स्वरूप और उपयोगिता के लिए हम चाहते हैं उसकी कुंजी यह है कि दस्तावेज़ के शीर्षकों को सही प्रारूप दिया जाए। इसका मतलब है सही शीर्षक, फ़ॉन्ट इत्यादि चुनना। सूचकांक को एक साथ रखने से पहले। हम इसे निम्नलिखित पैराग्राफ में अधिक विस्तार से समझाते हैं:

हेडर को परिभाषित करें

वर्ड के शीर्ष टूलबार पर, आपको मिलेगा "शैलियाँ" बटन. जब आप इस पर क्लिक करते हैं, तो विभिन्न विकल्पों के साथ एक विंडो खुलती है। का उपयोग करना सबसे आम बात है "शीर्षक 1", इसे हम उन सभी अध्यायों या अनुभागों पर लागू कर सकते हैं जिनमें पाठ विभाजित है।

आवेदन करने की भी संभावना है "शीर्षक 2", आकार में छोटा, अगर हम और भी अधिक सटीक होना चाहते हैं और इन अध्यायों या खंडों को खंडों में विभाजित करें। यदि हम सूचकांक को सक्रिय करते समय इस पदानुक्रम को सही ढंग से लागू करते हैं, तो यह श्रेणियों और उपश्रेणियों में व्यवस्थित दिखाई देगा। जटिल ग्रंथों में यह काफी सामान्य है।

यह महत्वपूर्ण भी है सही फ़ॉन्ट चुनें कार्य या दस्तावेज़ की प्रकृति के अनुसार. इस अर्थ में, हम पहले से ही जानते हैं कि वर्ड हमें कई विकल्प देता है, यह केवल उस विकल्प को चुनने का मामला है जो दस्तावेज़ की भावना से सबसे अच्छा मेल खाता है।

एक सामान्य नियम के रूप में, शीर्षकों और उपशीर्षकों में एक ही प्रकार के फ़ॉन्ट का उपयोग न करने की प्रथा है। हालाँकि यह वैकल्पिक है, यह आमतौर पर भी होता है एक छोटा इंडेंटेशन जोड़ें (अर्थात, उन्हें मुख्य शीर्षकों से बेहतर ढंग से अलग करने के लिए, द्वितीयक शीर्षकों से पहले कई वर्ण या रिक्त स्थान प्रस्तुत करना)।

सामग्री की तालिका सम्मिलित करें

एक बार शीर्षक परिभाषित हो जाने के बाद, आपको दस्तावेज़ पर जाना होगा ठीक उसी स्थान का चयन करें जहां हम सूचकांक प्रदर्शित करना चाहते हैं. यह किस प्रकार का दस्तावेज़ है, इसके आधार पर दो विकल्प हैं:

• दस्तावेज़ की शुरुआत में, परिचय के ठीक बाद (यह सबसे आम है)।
• दस्तावेज़ के अंत में, एक संदर्भ या खोज सूचकांक के रूप में (विशेष रूप से शोध कार्य में उपयोग किया जाता है)।

सही स्थान तय करने के बाद, हम शीर्ष पट्टी पर जाते हैं और अनुभाग पर क्लिक करते हैं "संदर्भ". प्रदर्शित विकल्पों की सूची में, हम इनमें से एक का चयन करते हैं "सामग्री की तालिका सम्मिलित करें"। मुफ़्त संस्करण में, डिफ़ॉल्ट रूप से एक तालिका स्वचालित रूप से उत्पन्न होती है; अन्य भुगतान किए गए संस्करणों में हम अपनी पसंद के अनुसार प्रारूप चुनने में सक्षम होंगे।

और बस। इन सरल चरणों का पालन करके हम अपने दस्तावेज़ के लिए एक व्यावहारिक सूचकांक बना लेंगे। एक फायदा जो वर्ड इंडेक्स हमें देता है वह है जब भी हम दस्तावेज़ की संरचना में परिवर्तन करने का निर्णय लेंगे तो यह स्वचालित रूप से संशोधित हो जाएगा। (अध्याय जोड़ें, हटाएं, पाठ संरचना में उसका स्थान बदलें, आदि)। किए गए परिवर्तनों को देखने के लिए आपको बटन दबाना होगा "अद्यतन।"