U poslovnom svijetu upravljanje bazama podataka postaje sve važnije, neophodno je da uvijek imate točnu i ažuriranu analizu informacija. I to vrijedi i za velike tvrtke i za male neovisne profesionalce. U ovom postu ćemo vidjeti kako Izrada i upravljanje bazama podataka u Excelu.
Možda je glavna prednost upravljanja bazom podataka to što ćemo moći imati sve informacije koje su nam potrebne za poslovanje: kupcima, prodaji, dobavljačima, zaposlenicima ili bilo kojem drugom području. Objašnjavamo to detaljnije u sljedećim odlomcima:
Što je baza podataka u Excelu?
Baze podataka u Excelu savršen su alat za upravljanje informacijama. Omogućuje nam da ga održavamo organiziranim i strukturiranim u svakom trenutku, tako da je proces pronalaženja određenih podataka brz i jednostavan. Nadalje, jest vrlo svestran instrument koji možemo prilagoditi vlastitim ciljevima i potrebama.
Ako idemo na excel proračunske tablice, baza podataka ima oblik velike tablice, sa svojim redovima i stupcima, u kojoj su informacije razvrstane u različite kategorije. Najvažnije je to svi su podaci sažeti u jednom dokumentu. Sve promjene koje napravimo na njemu odrazit će se na globalni skup podataka.
Osim trenutnog pristupa svim informacijama, Excel baze podataka nude mnoge druge funkcije. Na primjer, više korisnika može dobiti pristup njima, pratiti trendove itd. Što se tiče svestranosti, možemo ih koristiti i za upravljanje skladišnim inventarom i za kontrolu osobnog procesa obuke.
Naravno, kako bi Excel baza podataka postala učinkovit alat, Potrebno je dobro poznavati kako program radi i tako izvući maksimum iz svojih instrumenata.
Stavke baze podataka programa Excel
Prije nego što saznate kako izraditi i upravljati bazom podataka u Excelu, bitno je znati koji su elementi koji su njezin dio:
- izvući, osnovne komponente za upravljanje informacijama u Excel tablicama.
- Konzultacije. Excelove vlastite funkcije za pretraživanje i povezivanje informacija sadržanih u različitim tablicama ili bazama podataka.
- Filtros. Alati za primjenu određenih kriterija i trenutno pronalaženje određenih informacija.
- ID (glavni ključ). Izborni element za postavljanje identifikacijskog broja za red, šifru, serijski broj itd.
Kako napraviti bazu podataka u Excelu
Ovako ćemo moći kreirati baze podataka u Excelu, korak po korak:
- Prvi Izrađujemo dokument ili radnu knjigu u Excelu.
- Zatim dizajniramo a tabla na jednom od listova, dodajući niz naslova ili naslova za organiziranje i klasificiranje informacija.
- Zatim stvaramo niz filteri pretraživanja za tablicu podataka.
- Zatim dodajemo Excel formule koje želimo koristiti u tablici.
- Na kraju stvaramo ploče za svaki od redova.
Za izradu filtara pretraživanja navedenih u točki 3. potrebno je odabrati zaglavlja ili naslove kreirane baze podataka. Zatim morate otići na izbornik Start, gdje tražimo opciju Sortiraj i filtriraj - Filter, koja se nalazi na desnoj strani trake opcija.
Praktične korisnosti baza podataka
Postoje mnoge praktične primjene baza podataka u Excelu, koje mogu varirati od vrlo jednostavnih do vrlo složenih. Neke od njih smo već spomenuli gore. Osnovna ideja je kontrolirati sve informacije i moći ih mijenjati. Unutar komercijalnog i poslovnog svijeta ovo je nešto od najveće važnosti. Ovo su neki primjeri:
- baze podataka od dobavljači s ciljem vođenja točne evidencije o kupnji i pokušaja dobivanja što veće prednosti pri pregovaranju.
- baze podataka od kupaca, jer je za svaki posao bitno dobro poznavati svoje klijente, njihove preferencije, kretanja itd. postići veće zadovoljstvo i ostvariti veću prodaju.
- baze podataka od Inventar, detaljno iu realnom vremenu znati stanje proizvoda na skladištu. Ovime možete odlučiti što ćete i koliko proizvoditi, skladištiti ili prodavati.
- baze podataka od prodajni, kroz koje se može analizirati njihov napredak, njihova profitabilnost, kao i procijeniti mogućnost uspostavljanja novih poslovnih strategija.
- baze podataka od osoblje. S njima je cilj imati kontrolu nad zaposlenicima, njihovim uvjetima, njihovom plaćom ili njihovim učinkom, između ostalog.
Kao zaključak, može se reći da je ispravno upravljanje bazama podataka u Excelu vrlo učinkovit način vođenja poslovanja, kontrolirajući sve osnovne aspekte na relativno jednostavan način. Alat s pet zvjezdica.