Uvjetno oblikovanje u Excelu je opcija koja nam može pomoći da probavimo informacije koje proračunska tablica daje na puno prijateljskiji način.. Excel dokumenti često su puni izračuna i brojki koje ćete vidjeti ili analizirati vi ili drugi, pa bi bilo sjajno imati alternativu koja nam omogućuje da ubrzamo ovaj proces. Microsoftov alat karakterizira uključivanje desetaka funkcija koje omogućuju bilo što, od bržeg do automatiziranja. Stoga ćemo vam danas pokazati sve što trebate znati kako biste počeli koristiti uvjetni format u svom radu.
Na taj ćete način moći poboljšati korisnost svoje Excel tablice i također uštedjeti puno vremena na zadacima isticanja informacija i analiza.
Što je uvjetno oblikovanje u Excelu?
Excel je program pun alata koji ne pokrivaju samo područje izračuna, već i ono što se odnosi na format i način na koji su podaci i informacije prikazani na listu.. Potonje je bitno, s obzirom na to da se Excel radne knjige obično ne čuvaju za vlastitu upotrebu, već se općenito šalju drugim osobama na pregled i analizu. Dok radite potonje, uobičajeno je da se određene brojke istaknu ovisno o čimbenicima koji se promatraju, no to također otvara vrata ljudskoj pogrešci. Lako bismo mogli propustiti važnu ćeliju ili istaknuti onu koja ne odgovara onome što tražimo.
Kako bi se ovaj problem otklonio, u Excelu se pojavljuje uvjetni format koji, kao što mu i naziv govori, omogućuje formatiranje ćelije ili raspona ćelija, prema ispunjenju određenog uvjeta.. Na primjer, ako je minimalni cilj prodaje za vašu tvrtku 500 €, crvenom bojom označite ćelije čije brojke ne dosežu taj broj. Na taj će način Excel list govoriti sam za sebe putem ovog koda za oblikovanje koji ste postavili za ključna polja.
Koristi koje možete dati ovoj funkciji su višestruke i kao što smo spomenuli prije, ona će dati mnogo veću korisnost proračunskoj tablici. Nastavljajući s primjerom prodaje, ako zbrojite svaku transakciju u danu i primijenite uvjetni format na ćeliju koja prikazuje ukupni iznos, ona će promijeniti boju upravo kada dosegnete minimalni cilj. Ovo služi kao prilično atraktivan vizualni pokazatelj za jednostavan Excel dokument.
Elementi uvjetnog oblikovanja
Područje uvjetnog formata u Excelu vrlo je široko i vrijedi ga poznavati kako bismo iskoristili prednosti opcija koje uključuje i koje nam daju mogućnost oživljavanja naše proračunske tablice. Međutim, možemo reći da je njegovo korištenje doista jednostavno i dovoljno je poznavati njegove tri glavne komponente da biste ga u potpunosti upoznali. To su: uvjeti, pravila i formati.
Uvjeti
Uvjet nije ništa drugo nego faktor koji koristimo kao referencu da definiramo hoće li se nešto dogoditi ili ne.. Na primjer, ako pada kiša, onda ću uzeti kišobran, što znači da uzimanje kišobrana ima kondicional da pada kiša. Isto se događa u Excelu s uvjetnim formatom, uvjet se uspostavlja na temelju toga ima li ćelija određeni broj, tekst ili datum i ako ima, primijenit će se pravilo.
pravila
Pravila su ona koja utvrđuju što će se dogoditi ako se prethodno navedeni uvjet ispuni.. Nastavljajući se s primjerom kišobrana, pravilo je da ga u ovom slučaju ponesete sa sobom ako pada kiša. U tom smislu, ako ga prenesemo u Excel, pravilo će naznačiti format koji će se primijeniti na pravilo kada se uvjet ispuni.
formati
Unutar Microsoftovog uredskog paketa formati predstavljaju sve što je vezano za estetski i vizualni dio dokumenta u kojem radimo. To ide od fonta do njegove veličine, boje i boje pozadine, dakle uvjetno oblikovanje nije ništa drugo nego alat koji vam omogućuje da sve to primijenite, na temelju uvjeta i pravila koje smo prije objasnili.
Kako koristiti uvjetno oblikovanje u Excelu?
Koraci za primjenu osnovnog uvjetnog oblikovanja
Ako već imate ideju primijeniti uvjetno oblikovanje na svoj Excel list, trebali biste znati da je to vrlo jednostavno. Da bismo započeli, prvo moramo odabrati ćeliju ili raspon ćelija koje želimo formatirati prema uvjetu. Zatim kliknite na «Uvjetni oblik» a zatim idite na «Pravila ćelije“, koji će prikazati cijeli niz opcija koje možete primijeniti. Oni se kreću od identificiranja većih, manjih ili jednakih vrijednosti do tekstova i datuma.
Klikom, na primjer, na «Stariji od", prikazat će se mali skočni prozor s dva polja. U prvom ćete morati unijeti referentnu brojku, a u drugom ćete moći birati između nekoliko unaprijed definiranih formata ili dodati prilagođeni.
Na kraju kliknite na «prihvatiti» i to je to, sada će brojevi koji su veći od onog koji ste prethodno označili biti označeni odabranim formatom.
Uvjetno oblikovanje s ikonama
Vrijedno je napomenuti da uvjetno oblikovanje ne funkcionira samo mijenjanjem boje ispune ćelija i znakova, već je također moguće prikazati ikone umjesto klasičnih boja. Ovo je vrlo zanimljivo jer povećava komunikativni i analitički potencijal Excel lista, pa je puno lakše prepoznati što se događa sa svakim elementom.
Da bismo koristili ovu vrstu uvjetnog oblikovanja, počet ćemo odabirom ćelije ili formata ćelije koji želite oblikovati. Zatim kliknite na «Uvjetni oblik«, idite na odjeljak s pravilima i odaberite što želite da postavite uvjet koji treba ispuniti.
Zatim ponovo kliknite na "Uvjetni oblik» ali, ovaj put idi na «skup ikona» i zatim odaberite onu koju želite.
Odmah ćete vidjeti kako se pojavljuju na lijevom kraju svake ćelije s bojom koja ih identificira.
Uvjetno oblikovanje s podatkovnom trakom
Na isti način na koji koristimo ikone ili boje za ćelije, možemo raditi i s podatkovnim trakama. Ovo je posebno korisno ako generiramo brojke koje je potrebno usporediti s drugima. Podatkovne trake omogućit će nam puno jasniji vizualni pristup ovoj usporedbi, čineći informacije dostupnijima.
Ako želite raditi s podatkovnim trakama u Excelovom uvjetnom oblikovanju, morate slijediti iste korake o kojima smo govorili gore. Odnosno, odaberite ćeliju ili raspon ćelija, kliknite na «Uvjetni oblik» i odaberite pravilo koje želite primijeniti iz izbornika Pravila. Zatim ponovite postupak odlaskom na "Uvjetni oblik» i zatim unesite «podatkovne trake» za odabir vrste trake koju želite dodati. Kada ga kliknete, oni će već biti dodani u vašu proračunsku tablicu.
Kao što vidimo, uvjetno oblikovanje je pravo čudo koje će poboljšati vašu proračunsku tablicu, vašu upotrebu Excela i zadatak isticanja podataka i analize. To je doista jednostavna opcija za korištenje, pa je vrijedi isprobati u bilo kojoj od svojih Excel radnih knjiga.