Moguće je da ste nekom prilikom otvorili Excel dokument i ustanovili da se u nekim njegovim ćelijama otvara padajući popis. Ovo je vrlo zgodna značajka Microsoftovih proračunskih tablica koju također možete koristiti. U ovom postu objašnjavamo kako napraviti padajući popis u excelu
Ovo je vrlo korisna funkcija, pogotovo kada radimo s listovima i predlošcima u kojima se ponavljaju iste opcije. Ali osim što je praktičan, to je i vrlo vizualan resurs koji svakom dokumentu daje profesionalniji izgled.
Padajući popisi (na engleskom, dolje padajući popis) dopustiti korisnicima nadmašiti odaberite stavku s unaprijed definiranog popisa. To je posebno pogodan resurs za izradu obrasci, jer je zahvaljujući njemu unos podataka brži i precizniji.
Kako ovi popisi funkcioniraju? Kada odaberemo ćeliju koja sadrži popis, vidjet ćemo pored nje ikonu male strelice. Kada kliknemo na njega, ovaj popis se prikazuje s nizom opcija među kojima moramo odabrati jednu.
Osnovna ideja stvaranja padajućih popisa u Excelu je pružiti korisniku ograničen broj opcija. Osim toga, izbjegava se uvođenje podataka s pogreškama ili pravopisnim pogreškama.
Napravite padajući popis u Excelu korak po korak
Ovo su koraci koje treba slijediti za izradu padajućih popisa u Excelu:
Korak 1: Odaberite ćeliju
Ako već imamo Excel list koji je više ili manje organiziran i strukturiran i razmatramo pitanje umetanja jednog ili više padajućih popisa u njega, prva stvar koju moramo učiniti je odaberite ćeliju ili ćelije pokazivačem miša u kojem želimo da se lista otvori kada kliknemo na nju.
Korak 2: Provjera valjanosti podataka
Zatim kliknemo na karticu "Podaci". Nakon otvaranja idemo na grupu "Podatkovni alati" gdje moramo pronaći i pritisnuti opciju "Provjera valjanosti podataka". Ovisno o verziji programa Excel koju smo instalirali, ikona može varirati, iako općenito obično izgleda kao dvije ćelije, jedna je potvrđena, a druga nije.
Korak 3: Odaberite i konfigurirajte popis
Nakon validacije otvara se padajući popis u kojem biramo opciju "Spreman". Tamo imamo i druge opcije putem kojih ćemo moći ograničiti sadržaj ćelije na određene formate (brojeve, datume, sate itd.). Zatim možemo nastaviti na dva različita načina:
- napiši elemente koje želimo ponuditi kao opcije unutar liste (moraju biti odvojene zarezom, bez razmaka).
- Odaberite raspon ćelija koji sadrže te opcije i potvrdite ga klikom na ikonu strelice pored ćelije u kojoj će se otvoriti padajući popis.
Nakon završetka procesa vidjet ćemo kako će se klikom na odabranu ćeliju prikazati popis koji smo konfigurirali. Ako želimo ponoviti operaciju u nekoj drugoj ćeliji dokumenta, bit će dovoljno kopirati ga u međuspremnik i zalijepiti u novu ćeliju.
Stvorite dinamički padajući popis u programu Excel
Ako planiramo redovito mijenjati stavke na našem padajućem popisu u Excelu, možda bi bilo prikladnije odabrati stvaranje dinamički padajući popis. Ovo je varijanta onoga što smo vidjeli u prethodnom odjeljku, s posebnošću da će se, u ovom slučaju, svaki put kada napravimo promjenu u ćelijama ili na izvornom popisu, padajući popis automatski ažurirati.
Postoje dva načina za stvaranje ove vrste popisa: istom metodom koju smo prije objasnili ili korištenjem redovnog imenovanog raspona i referenciranjem na njega pomoću OFFSET formula. U nastavku objašnjavamo kako se to radi:
- Prvo moramo napisati stavke padajućeg izbornika u zasebne ćelije.
- Zatim stvaramo imenovanu formulu (da biste to učinili, upotrijebite kombinaciju tipki Control + F3 za otvaranje dijaloškog okvira).
- Nakon što je novo ime napisano u polju "Naziv", uvodimo sljedeću formulu:
=POMAK(list!$A$2, 0, 0, COUNTA(list3!$A:$A), 1) *
List: naziv lista.
A : Stupac u kojem se nalaze padajuće stavke.
$A$2: ćelija koja sadrži prvu stavku.
Kada već imamo definiranu formulu, moramo samo stvoriti padajući izbornik na temelju niza ćelija, kao što smo vidjeli u prethodnom odjeljku. Proces postavljanja malo je naporniji, ali isplatit će se ako moramo raditi s popisom izvornih ćelija koji se stalno mijenja.
(*) Kao što se može vidjeti, ova se formula sastoji od dvije funkcije: OFFSET i COUNTA. Drugi je brojanje svih ćelija koje nisu prazne u stupcu na koji se upućuje. Ovaj broj zauzvrat koristi funkcija OFFSET.