A számlák jelentik a fő bizonyítékot és támogatást arra vonatkozóan, hogy egy termék vagy szolgáltatás vételi vagy eladási tranzakciója megtörtént.. Ebben az értelemben e folyamatok döntő eleméről beszélünk, tekintettel arra, hogy a pártoknak nem csak a pénzügyeik feletti kontrollt kell fenntartaniuk, hanem adókötelezettségeiket is be kell tartaniuk. Ha olyan tevékenységnek szenteli magát, amely megérdemli ezt a dokumentumtípust, akkor jó helyen jár, mert megmutatjuk, hogyan készíthet a lehető legegyszerűbben számlát Excelben. A Microsoft-táblázat nagyszerű szövetségese az ilyen típusú feladatoknak, és itt mindent megtanítunk, amit tudnia kell róla.
Az Excelből történő számlák generálása lehetővé teszi, hogy az Ön igényeire szabott eredményeket kapjon, ezen kívül lehetőség nyílik sablonok használatára, ízlésünk szerinti testreszabására. Ezután mindent elmondunk.
Hogyan készítsünk számlát Excelben?
A számla elkészítése Excelben nem jelent túl nagy kihívást, tekintve, hogy a program használata meglehetősen egyszerű. Emellett érdemes kiemelni, hogy a bizonylathoz hozzáadandó adatok minden esetben hasonlóak, bár országonként, illetve attól függően, hogy a szóban forgó tevékenység más adót is magában foglal, némileg eltérhetnek.
A számla elemei
Mielőtt közvetlenül az Excelbe mennénk a számla elkészítéséhez, figyelembe kell vennünk, hogy melyek azok az elemek, amelyeket figyelembe kell vennünk a számla kialakításánál. Olyan bizonylatról beszélünk, amely egy adásvételi tranzakció információit tartalmazza, ezért a generáláskor a következő részeket kell hozzáadnunk:
- Szolgáltatói információk: vagyis az Ön cégének neve, pénzügyi címe, elérhetőségei és cégazonosító száma.
- Vevői információk: itt ugyanazok az adatok kerülnek be az előző pontból, de a kliensre hivatkozva.
- Számlaszám: a számlákat számozni kell a végrehajtott tranzakciók előzményeinek ellenőrzése érdekében.
- A kibocsátás dátuma: az eladás napja, hónapja és éve.
- Az ügylet leírása: jelzi az eladott termékeket vagy szolgáltatásokat, mennyiséget, egységárat, részösszeget és teljes árat.
- Adók: ez a rovat tartalmazza a termék értékesítésével kapcsolatos adókat, részletezve azok összegét.
- Fizetési feltételek: itt adhatja meg az eladásra vonatkozó kedvezményeket, feltételeket és fizetési módokat, finanszírozást vagy felárakat.
- Información komplementaria: Ez a szakasz nem kötelező, és bármilyen észrevétel vagy megjegyzés hozzáadására használható, amelyet szükségesnek tart.
Meg kell jegyezni, hogy amint fentebb említettük, ezek az elemek az egyes országok vagy entitások helyi törvényei szerint változhatnak.. Mindazonáltal kiváló útmutatót jelentenek a helyes és minden követelménynek megfelelő számlák előállításához.
Készítsen számlát Excelben
Már ismerjük azokat az elemeket, amelyeket a számlánknak tartalmaznia kell, így készen állunk az Excel-re, és megkezdjük a generálást. Ezen a ponton van néhány lehetőségünk: hozzon létre egy számlát a semmiből, vagy használjon sablont. A legjobb döntés az Ön igényeitől függ, tehát ha valami 100%-ban eredetit szeretne, akkor mi az első alternatívát választjuk. Ha azonban, amit keres, az garantálja a professzionális befejezést, és a folyamat nem tart túl sokáig, a sablonok a legjobb megoldás.
A számla elölről történő generálásához nyissa meg az Excelt, és kattintson az „Üres könyv” lehetőségre.
Ha viszont sablont szeretne használni, akkor a felület tetején lévő keresősávba léphet, írja be a számla szót, és nyomja meg az Enter billentyűt. Ezután megjelenik az eredmények képernyője nagyszámú sablonnal, amelyeket kiválaszthat és tetszés szerint testreszabhat, a szövegről a színkombinációra váltva.
Ezalatt az Excelben a nulláról számlázási folyamat során el kell kezdenie a dokumentum formázását szegélyek, táblázatok, címek és alcímek hozzáadásával., ehhez javasoljuk, hogy keressen bármilyen más számlát, amely útmutatóul szolgál az Öné elkészítéséhez.
képleteket ad hozzá
A számla készítésének egyik legjobb előnye az Excelben az a tény, hogy ugyanazzal az eszközzel lehet kitölteni, bizonyos lépések automatizálásával. Ilyen értelemben lehetséges képleteket hozzáadni, hogy bármilyen szám beírásakor automatikusan létrejön az eredmény. Ez lehetővé teszi a hibahatár csökkentését azáltal, hogy minden alkalommal hozzáadja a képletet, amikor használni szeretné.
Ezért azt javasoljuk, hogy adjon hozzá függvényeket és képleteket azokhoz a cellákhoz, ahol az adókat, kedvezményeket, részösszegeket és végösszegeket kell megjeleníteni.
A számla kialakítása
Az Excelben történő számlakészítési folyamat utolsó állomása a számla esztétikája és kialakítása. Ez teljesen az Ön igényeitől és ízlésétől függ. Ebben az értelemben, Lehetősége lesz arra, hogy önállóan alkalmazza a színeket, vagy használja az Excel által beépített táblázatformátumokat, amelyekkel nagyobb látványt nyújthat.. Ha azonban a lehető legegyszerűbbé szeretné tenni ezt a kérdést, akkor a legjobb, ha a galériából választ ki egy sablont.
Az Excelben található számlasablonok kiválóan alkalmasak a jó esztétikai megjelenés megőrzésére. Terveik igazán színesek, a megfelelő színkombinációkkal és a legjobb, felbecsülhetetlen értékű lehetőséggel, hogy minden változtatást elvégezzünk, amit csak akarunk. Ily módon a sablon kiválasztásakor bármelyik rovatába belépve elvégezheti a szükséges módosításokat és eredeti és szakszerű számlát állíthat elő.
Miért érdemes Excelt használni a számla készítéséhez?
A számlák megléte elengedhetetlen minden olyan személynél vagy cégnél, aki egy termék vagy szolgáltatás értékesítésével foglalkozik. Lehet, hogy a nagy cégek megengedhetik maguknak a 100%-ban professzionális számla megtervezését és elkészítését, de ez nem történik meg a kisvállalkozókkal, vagy azokkal, akik belekezdenek a vállalkozásba.. Itt jön a segítség az Excel, azzal a lehetőséggel, hogy sablonokra támaszkodva állítsa elő a funkcionális számlákat.
A számlák Excelből történő létrehozása sok akadálytól kíméli meg karrierje elején, mivel hatalmas befektetés nélkül képes lesz megfelelni a számlák birtoklására és kézbesítésére vonatkozó követelményeknek. Ebben az értelemben, ha sürgősen szüksége van egy számlára, és nem tudja, hol kapja meg, nézze meg az Excel telepítését.