Az automatikus válaszüzenet nagyon hasznos forrás azoknak a felhasználóknak, akik nyaralni mentek, utaztak, vagy akik valamilyen okból átmenetileg nem tudják ellátni postafiókjukat. Egyfajta értesítés, hogy nem vagyunk elérhetőek, de hamarosan visszatérünk. Ebben a bejegyzésben látni fogjuk hogyan ütemezheti az automatikus válaszokat az Outlookban Egyszerű módon.
Számos oka van annak, hogy ez az erőforrás rendkívül hasznos. De mindenekelőtt az nagyon helyes módja annak, hogy a barátokat, ügyfeleket, munkatársakat tájékoztassuk állapotunkról... Röviden mindenkinek, aki kapcsolatba akar lépni velünk. Az automatikus válaszüzenet mindig jobb, mint a csend, ami a részünkről a szorgalom vagy az érdeklődés hiányaként is értelmezhető.
Mikor szükséges automatikus választ elhelyezni e-mailünkben?
Két nagy oka van annak, hogy miért célszerű automatikus választ programozni a mi rendszerünkben email. Az első az a jó oktatás elemi kérdése: Soha nem szabad megválaszolatlanul hagyni a kérdéseket, különben ez a mérlegelés hiánya. Másrészt ezek a válaszok segítenek nekünk tartsa fenn a kapcsolatot más emberekkel, és ne szakadjon el azoktól a dolgoktól, amelyek fontosak lehetnek, magán és szakmai szférában egyaránt.
A „Kimentem az irodából” üzenet nagyon hasznos lehet delegáljuk a munkánkat a kollégákra, akik távollétünkig ellátják feladatainkat. Ellenkező esetben azt kockáztatjuk, hogy a beérkező levelek tele vannak megválaszolatlan (néhány napos) üzenetekkel, amikor visszatérünk a nyaralásunkról vagy a kapcsolati időszakunkról.
A Microsoft Outlook lehetővé teszi számunkra állítson be egy automatikus válaszüzenetet asztali alkalmazásán és mobilalkalmazásán keresztül is, egyszerűen bármilyen eszközről. Az alábbiakban ismertetjük az üzenet konfigurálásához szükséges lépéseket.
Útmutató a Microsoft Outlook automatikus válaszaihoz
Az automatikus válaszok ütemezése az Outlookban viszonylag egyszerű folyamat. Lépésről lépésre a következőképpen kell megtenni:
Menjünk a Beállítások panelre
A kezdéshez megnyitjuk az alkalmazást Outlook a Windows asztalunkon azonosítónkkal és jelszavunkkal, majd kattintson az ikonra konfiguráció (a fogaskerékkel rendelkező), a jobb felső sarokban látható. Az Outlook verziójától függően ebben az első lépésben közvetlenül a következőhöz kell mennünk "Rekordok".
Válassza az „Outlook összes beállításának megtekintése” lehetőséget.
A Beállítások menüben kiválasztjuk a fület "Az Outlook összes beállításának megtekintése", az e-mail opciók megnyitásához.
Kiválasztjuk a "Mail" lehetőséget
Az Outlook-nak megfelelő menüben közvetlenül a "Levelezés" szakaszba lépünk, ahol végrehajtjuk az automatikus válaszok ütemezését az Outlookban.
Kattintson az "Automatikus válaszok" gombra
A következő lépés az „Automatikus válaszok” opció aktiválása. Itt be kell jelölnünk a jelölőnégyzetet, hogy válaszoljunk egy ideig, majd ezután Állítsa be az üzenet kezdési és befejezési időpontját. Vagyis az az idő, ameddig aktiválni akarjuk.
Az aktiválás után mindenki, aki e-mailt küld nekünk, pontosan ugyanazt a választ kapja.
Állítsa össze az automatikus választ
Végül nincs más hátra, mint megírni az üzenet szövegét, amelyet válaszként szeretnénk megjeleníteni azoknak, akik e-mailt küldtek nekünk. Az asztali alkalmazásban megtaláljuk különböző válaszüzenetek írásának lehetősége, attól függően, hogy az e-mail saját cégünktől, szervezetünktől vagy kívülről érkezik-e hozzánk. Ez a mobilalkalmazásból nem lehetséges. Ha elkészült, kattintson "Megment" hogy a változtatások életbe lépjenek.
Annak érdekében, hogy pontosan tudja, mit és hogyan kell csinálni, javasoljuk, hogy kövesse az alábbi szakaszban található irányelveket:
Mit írjunk e-mailünk automatikus válaszába?
Lehetőség van egy automatikus e-mail generálására, amely bejelenti, hogy megszakadunk vagy egy ideig elérhetetlenek leszünk, amellett, hogy udvariassági gesztus, egy olyan forrás, amellyel egyetlen fontos kapcsolat sem marad el. A szöveg, amelynek meg kell jelennie az automatikus válaszban, valamint annak formája, Ezek több tényezőtől függenek. Mindenekelőtt kik a címzettjei az említett válasznak.
Ha munkaügyi kérdésekről van szó (válaszok az ügyfeleknek, beszállítóknak, főnököknek, kollégáknak, munkatársaknak stb.), akkor a legjobb, ha egy rövid és hivatalos üzenet. Íme egy példa:
Köszönöm szépen az emailed. Egész héten nem leszek az irodában. Visszatérve örömmel válaszolok üzenetére. Nagyon köszönjük türelmét és megértését.
Másrészt, ha ez egy automatizált válasz a barátoktól érkező üzenetekre, a lehetőségek bővülnek. Ebben az esetben megengedhetjük magunknakHasználjon nyugodtabb hangot, és még egy humorjegyet is tartalmazzon. Valami ilyesmi lehet:
Megérdemelt szabadságra megyek, és nem tervezek postával foglalkozni, amíg vissza nem térek augusztus 15-én. Addig kérlek ne zavarj!
Amint látja, a lehetőségek nagyon változatosak lehetnek. Mindenesetre, legyen szó munkáról vagy barátokkal való kommunikációról, számos elemnek meg kell jelennie ezekben az üzenetekben:
- La pontos információ távollétünk időpontjáról. Vagy legalábbis a tevékenységünkhöz való visszatérésünk dátumát.
- El annak a személynek vagy személyeknek a kapcsolattartása, akikkel kapcsolatba lehet lépni, amíg nem vagyunk elérhetők, részletezi az egyes ügytípusok pontos elérhetőségét.
- Opcionálisan linkek sorozata ill várható válaszok azokra a kérdésekre vagy kérdésekre, amelyeket e-maileinkben általában megbeszélünk. Ez azt a gondolatot közvetíti, hogy ha nem is vagyunk elérhetőek, de felelősek vagyunk, és továbbra is mindenről gondoskodunk.
Következtetések
Ha munkánk vagy napi tevékenységünk bizonyos rendszerességgel e-mailek küldésével és fogadásával jár, nagyon hasznos lehet az automatikus válaszok ütemezése az Outlookon keresztül.
Ez a funkció lehetővé teszi számunkra minden elérhetőségünket tájékoztassuk aktuális helyzetünkről, valamint átirányítjuk a kérdéseket más személyekhez, akik távollétünk alatt felelnek rájuk. Nagyon praktikus.