Un messaggio di risposta automatica è una risorsa molto utile per gli utenti che sono andati in vacanza, hanno viaggiato o che, per qualsiasi motivo, non possono temporaneamente accedere alla propria casella di posta. Una sorta di avviso che non siamo disponibili, ma torneremo presto. In questo post vedremo come pianificare le risposte automatiche in Outlook In modo semplice.
Ci sono molte ragioni per cui questa risorsa è enormemente utile. Ma soprattutto lo è un modo molto corretto per tenere informati amici, clienti, collaboratori sul nostro status... Insomma, a chiunque stia cercando di contattarci. Un messaggio di risposta automatica è sempre meglio del silenzio, che potrebbe essere interpretato come una mancanza di diligenza o interesse da parte nostra.
Quando è necessario inserire una risposta automatica nella nostra email?
Ci sono due grandi motivi per cui è consigliabile programmare una risposta automatica nel nostro e-mail. Il primo è per una questione elementare di buona educazione: Non bisogna mai lasciare le domande senza risposta, altrimenti è mancanza di considerazione. D’altronde queste risposte ci aiutano mantenere i contatti con altre persone e non essere disconnesso da questioni che potrebbero essere importanti, sia in ambito privato che professionale.
Un messaggio "Sono fuori sede" può essere molto utile delegare il nostro lavoro ai colleghi, che si prenderà cura dei nostri compiti durante la nostra assenza. Altrimenti rischiamo di trovare la nostra casella di posta piena di messaggi senza risposta (alcuni vecchi di diversi giorni) al ritorno dalle vacanze o dal periodo di disconnessione.
Microsoft Outlook ce lo consente impostare un messaggio di risposta automatica sia attraverso la sua applicazione desktop che attraverso la sua applicazione mobile, facilmente da qualsiasi dispositivo. Di seguito spieghiamo i passaggi da seguire per configurare questo messaggio.
Guida alle risposte automatiche in Microsoft Outlook
La pianificazione delle risposte automatiche in Outlook è un processo relativamente semplice. Ecco come farlo passo dopo passo:
Andiamo al pannello Impostazioni
Per iniziare, apriamo l'applicazione Outlook sul nostro desktop Windows con il nostro ID e password e fare clic sull'icona Configurazione (quello con la ruota dentata), mostrato nell'angolo in alto a destra. A seconda della versione di Outlook di cui disponiamo, in questo primo passaggio dovremo andare direttamente a "Record".
Seleziona "Visualizza tutte le impostazioni di Outlook"
Nel menu Impostazioni, selezioniamo la scheda «Visualizza tutte le impostazioni di Outlook», per quindi aprire le opzioni di posta elettronica.
Selezioniamo "Posta"
Nel menu corrispondente a Outlook, andiamo direttamente alla sezione "Posta", dove implementeremo le modifiche alla configurazione per pianificare le risposte automatiche in Outlook.
Clicchiamo su "Risposte automatiche"
Il passaggio successivo è attivare l'opzione "Risposte automatiche". Lì dobbiamo selezionare la casella di controllo per rispondere per un periodo di tempo e poi Imposta l'intervallo di tempo di inizio e fine del messaggio. Cioè il tempo durante il quale vogliamo che venga attivato.
Una volta attivato, chiunque ci invii un'e-mail riceverà esattamente la stessa risposta.
Componi la risposta automatica
Infine, non resta che scrivere il testo del messaggio che vogliamo mostrare come risposta alle persone che ci hanno inviato un'email. Nell'applicazione desktop troveremo la possibilità di scrivere diversi messaggi di risposta, a seconda che l'e-mail ci arrivi dalla nostra azienda o organizzazione o dall'esterno. Questo non è possibile dall'applicazione mobile. Una volta terminato, fare clic "Salva" affinché le modifiche abbiano effetto.
Per sapere esattamente cosa e come farlo, ti invitiamo a seguire le linee guida indicate nella sezione seguente:
Cosa inserire nella risposta automatica della nostra email?
La possibilità di generare un'e-mail automatica che ci informa che saremo disconnessi o irraggiungibili per qualche tempo, oltre ad essere un gesto di cortesia, è una risorsa per non perdere nessun contatto importante. Il testo che deve apparire nella risposta automatica, così come la sua forma, Dipenderanno da diversi fattori. Soprattutto, chi sono i destinatari di tale risposta.
Se si tratta di questioni lavorative (risposte a clienti, fornitori, capi, colleghi, collaboratori, ecc.) è meglio optare per un messaggio breve e formale. Ecco un esempio:
Grazie mille per la tua e-mail. Sarò fuori ufficio tutta questa settimana. Al mio ritorno risponderò con piacere al tuo messaggio. Grazie mille per la pazienza e la comprensione.
Se invece si tratta di una risposta automatica ai messaggi degli amici, le possibilità si ampliano. In tal caso possiamo permetterceloUsa un tono più rilassato e includi anche una nota di umorismo. Potrebbe essere qualcosa del genere:
Mi prenderò una meritata vacanza e non penso di occuparmi della posta fino al mio ritorno, il 15 agosto. Per favore, non disturbarmi fino ad allora!
Come puoi vedere, le opzioni possono essere molto varie. In ogni caso, che si tratti di lavoro o di comunicazioni con gli amici, sono diversi gli elementi che dovrebbero comparire in questi messaggi:
- La informazioni esatte sulle date della nostra assenza. O, almeno, la data del nostro ritorno all'attività.
- El contatto della persona o delle persone che possono essere contattate mentre non siamo disponibili, specificando il contatto esatto per ogni tipo di questione.
- Facoltativamente, una serie di collegamenti o risposte attese alle domande o ai problemi di cui di solito discutiamo nelle nostre e-mail. Questo serve a trasmettere l’idea che, anche se non siamo disponibili, siamo responsabili e continuiamo a occuparci di tutto.
Conclusioni
Se il nostro lavoro o la nostra attività quotidiana prevede l'invio e la ricezione di email con una certa regolarità, la possibilità di programmare risposte automatiche tramite Outlook può rivelarsi molto utile.
Questa funzione ci permette mantieni informati tutti i nostri contatti sulla nostra situazione attuale, nonché reindirizzare le domande ad altre persone che saranno incaricate di rispondere durante la nostra assenza. Molto pratico.