חשבוניות מייצגות את ההוכחה והתמיכה העיקרית לכך שבוצעה עסקת רכישה או מכירה של מוצר או שירות.. במובן זה, אנו מדברים על מרכיב מכריע לתהליכים אלו, בהתחשב בכך שהצדדים לא רק צריכים לשמור על שליטה על הכספים שלהם, אלא גם לעמוד בהתחייבויות מס. אם אתם מתמסרים לכל פעילות שראויה למסמך מסוג זה, הגעתם למקום הנכון כי אנחנו הולכים להראות לכם איך עושים חשבונית באקסל בצורה הכי פשוטה שיש. הגיליון האלקטרוני של מיקרוסופט הוא בעל ברית מצוין למשימה מסוג זה, וכאן אנו הולכים ללמד אותך את כל מה שאתה צריך לדעת עליה.
הפקת החשבוניות מאקסל תאפשר לכם לקבל תוצאות מותאמות לצרכיכם, בנוסף קיימת אפשרות להשתמש בתבניות ולהתאמתן לטעמנו. בהמשך נספר לכם הכל.
איך עושים חשבונית באקסל?
איך להכין חשבונית באקסל זה לא משהו שמייצג יותר מדי אתגר, בהתחשב בכך שהתוכנית די קלה לשימוש. בנוסף, כדאי להדגיש את העובדה שהנתונים שיתווספו למסמך דומים בכל המקרים, אם כי הם עשויים להיות שונים במקצת בהתאם למדינה או אם הפעילות המדוברת שוקלת מסים אחרים.
אלמנטים של חשבונית
לפני שנעבור ישירות לאקסל ליצירת החשבונית, יש צורך לקחת בחשבון מהם האלמנטים שעלינו לשקול כדי לעצב אותה. אנחנו מדברים על מסמך שמכיל מידע על עסקת מכירה ולכן, בעת יצירת אחד עלינו להוסיף את הסעיפים הבאים:
- מידע ספק: כלומר, שם החברה, הכתובת הפיסקלית, פרטי הקשר ומספר זיהוי החברה שלך.
- מידע לקונה: כאן יתווספו אותם נתונים מהנקודה הקודמת, אך מתייחסים ללקוח.
- מספר חשבונית: יש למספר חשבוניות על מנת לשמור על שליטה על היסטוריית העסקאות המתבצעות.
- תאריך ההנפקה: יום, חודש ושנה בהם בוצעה המכירה.
- תיאור העסקה: מציין את המוצרים או השירותים שנמכרו, כמות, מחיר יחידה, סכום ביניים ומחיר כולל.
- מיסים: סעיף זה מציין את המיסים הכרוכים במכירת המוצר, תוך פירוט הסכומים של כל אחד מהם.
- תנאי תשלום: כאן תוכלו להוסיף את ההנחות, תנאי ודרכי התשלום, המימון או ההיטלים החלים על המכירה.
- מידע משלים: סעיף זה הוא אופציונלי ותוכל להשתמש בו כדי להוסיף כל תצפית או הערה שאתה רואה צורך.
יש לציין שכפי שהזכרנו לעיל, אלמנטים אלה עשויים להשתנות בהתאם לחוקים המקומיים של כל מדינה או ישות.. עם זאת, הם מייצגים מדריך מצוין להפקת חשבוניות נכונות ועם כל הדרישות.
בצע את החשבונית באקסל
אנחנו כבר יודעים את האלמנטים שהחשבונית שלנו צריכה להכיל, אז אנחנו מוכנים לעבור לאקסל ולהתחיל להפיק אותה. בשלב זה יש לנו כמה אפשרויות: ליצור חשבונית מאפס או להשתמש בתבנית. ההחלטה הטובה ביותר תהיה תלויה בצרכים שלך, אז אם אתה רוצה משהו 100% מקורי, אז אנחנו לוקחים את החלופה הראשונה. עם זאת, אם מה שאתה מחפש הוא ערובה לגימור מקצועי ושהתהליך לא ייקח יותר מדי זמן, תבניות הן הדרך הטובה ביותר.
כדי להתחיל להפיק את החשבונית שלך מאפס, פתח את Excel ולחץ על האפשרות "פנקס ריק"..
מצדו, אם מה שאתה רוצה זה להשתמש בתבנית, אתה יכול להיכנס לשורת החיפוש בראש הממשק, לכתוב את המילה חשבונית וללחוץ על Enter. לאחר מכן, תראה את מסך התוצאות עם מספר רב של תבניות שתוכל לבחור ולהתאים אישית כרצונך, תוך שינוי מהטקסט לשילוב הצבעים.
בינתיים, בתהליך של יצירת חשבונית באקסל מאפס, תצטרכו להתחיל לעצב את המסמך על ידי הוספת גבולות, טבלאות, כותרות וכותרות משנה., לשם כך, אנו ממליצים לך לחפש כל חשבונית אחרת המשמשת כמדריך לבניית שלך.
להוסיף נוסחאות
אחד היתרונות הטובים ביותר של יצירת חשבונית באקסל היא העובדה שמילוי אותה מאותו כלי, אוטומציה של כמה שלבים. במובן זה, ניתן להוסיף נוסחאות כך שבעת הזנת מספר כלשהו, התוצאה נוצרת באופן אוטומטי. זה יאפשר לך להקטין את מרווח השגיאה על ידי הוספת הנוסחה בכל פעם שתרצה להשתמש בה.
לפיכך, אנו ממליצים להוסיף פונקציות ונוסחאות לאותם תאים שבהם יש להציג מיסים, הנחות, סיכומי ביניים וסיכומים.
עיצוב החשבונית
התחנה האחרונה בתהליך של ביצוע חשבונית באקסל היא לגבי האסתטיקה והעיצוב שלה. זה משהו שיהיה תלוי לחלוטין בצרכים ובטעמים שלך. במובן הזה, תהיה לך אפשרות ליישם צבעים בעצמך או להשתמש בפורמטים של הטבלה ש-Excel משלבת ואיתם תוכל להעניק לו משיכה ויזואלית גדולה יותר. עם זאת, אם אתה רוצה לעשות את העניין הזה קל ככל האפשר, אז עדיף לבחור תבנית מהגלריה.
תבניות החשבוניות שיש לאקסל מצוינות לשמירה על מראה אסתטי טוב. העיצובים שלהם ממש צבעוניים, עם שילובי הצבעים הנכונים והטובים ביותר, האפשרות שלא יסולא בפז לבצע את כל השינויים שאנחנו רוצים. בדרך זו, בבחירת תבנית, תוכלו לעבור לכל אחד מהסעיפים שלה כדי לבצע את השינויים הדרושים לכם ולהפיק חשבונית מקורית ומקצועית.
למה להשתמש באקסל כדי ליצור חשבונית?
קיום חשבוניות הוא הכרח הקיים בכל אדם או חברה המוקדשים למכירת מוצר או שירות. אולי חברות גדולות יכולות להרשות לעצמן עיצוב ויצירת חשבונית 100% מקצועית, עם זאת, זה לא קורה עם יזמים קטנים או כאלה שמתחילים את המיזמים שלהם.. זה המקום שבו Excel בא להציל, עם אפשרות להסתמך על תבניות להפקת חשבוניות פונקציונליות.
יצירת חשבוניות מאקסל תחסוך לך מכשולים רבים בתחילת הקריירה שלך, שכן תוכל לעמוד בדרישה לקבל ולספק אותן מבלי לבצע השקעה עצומה. במובן זה, אם אתה צריך חשבונית בדחיפות ואינך יודע היכן להשיג אותה, תסתכל על התקנת האקסל שלך.