בעידן הטכנולוגי בו אנו חיים כיום, הניהול והשימוש במסמכים נעשים בעיקר בא דיגיטלי. מכאן הצורך ב המרת מסמכים באמצעות סורק a קבצים הניתנים לעריכה כגון Microsoft Word. תהליך זה מאפשר להפוך מסמכים פיזיים כגון כתבים, מסמכים מודפסים, שרטוטים או כל פורמט אחר שנמצא על נייר בקבצים דיגיטליים שתוכל לערוך, לנהל, לשתף ולאחסן באופן דיגיטלי מהמחשב או הסמארטפון שלך. זה משהו שהיה אפשרי כבר שנים רבות, אבל עם ההתקדמות הנוכחית המשימה הזו הרבה יותר קלה מכיוון שאנחנו יכולים לעשות את זה מהטלפון הנייד שלנו וזה ייקח רק כמה שניות.
זה חשוב במיוחד אם אתה רגיל לעבוד עם מסמכי וורד או אם אתה רוצה לאחסן ביעילות את הכתבים שלך על הנייר כך שלעולם לא תאבד אותם. אם אתה רוצה לדעת כיצד תוכל להתחיל להשתמש במסמכי הנייר שלך מהמחשב או הנייד שלך יש לכם מזל, שכן במאמר זה נספר לכם את הכלים והשיטות העיקריים שבהם תוכלו להשתמש ושמפשטים את התהליך הזה כך שיהיה לכם פשוט מאוד ותוכלו להתחיל ליישם אותו כבר עכשיו.
למה להמיר מסמכים סרוקים ל-Word?
לפני שמתחילים לדבר על השיטות והפרטים כיצד להמיר מסמך סרוק או כתיבה ל-Microsoft Word, חשוב להבין מדוע תהליך זה חשוב. נכון להיום, כמעט כל המסמכים הרלוונטיים מעובדים בצורה דיגיטלית, ללא קשר לתחום המדובר. גם אלה שפורמלים בכתב עוברים מאוחר יותר דיגיטציה כדי להיות מאוחסנים בענן. עם זאת, פעמים רבות כאשר אנו סורקים מסמכים אלו הם מופיעים בפורמט תמונה ואיננו יכולים לעבוד עליהם ישירות או לשנות אותם, אז חשוב לדעת כיצד להמיר אותם למסמכי Microsoft Word הניתנים לעריכה לנצל את כל היתרונות שהיא מציעה לנו, במיוחד אם מדובר במסמכים כתובים. במקרה של צילומים, זה לא יעניין אותנו כל כך שכן התמונות יאבדו מאיכות ויהיה יותר הגיוני לשמור אותן בפורמט מסוים כמו JPEG או PNG.
שיטות המרה לפורמט דיגיטלי
נתחיל בהסבר על שיטות מסורתיות ששימשו במשך זמן רב להמרת מסמכים כתובים לקבצים דיגיטליים כגון וורד. הם כלים שאתה יכול להשתמש בהם למרות שהם ידרשו יותר זמן ומאמץ מאשר טכנולוגיות חדשות שפותחו כדי לבצע את אותה משימה.
כתוב מחדש את המסמך
שיטה זו היא כנראה ה קל יותר של כולם. זה מרמז לתמלל את תוכן המסמך הכתוב בחדש פורמט וורד דִיגִיטָלי, העתקה ישירה הכל כתוב על הנייר. ללא ספק זה א עבודה מפרכת מה זה יכול להיות שימושי עבור מסמכים קצרים שבו התעתיק הזה נעשה בקלות. יש כלים כמו תכתיב קול כי הם יכולים לעזור לך לכתוב מחדש המסמך הוא הרבה יותר מהיר, אם כי אתה צריך להיות זהיר עם שגיאות תמלול.
זיהוי תווים אופטי (OCR)
El תוכנת OCR משמש ל לזהות טקסט במסמכים סרוקים ולהמיר אותו לטקסט בפורמט הניתן לעריכה דיגיטלית. כלים אלה נמצאים ב תוכניות ויישומים שונים בחינם והתוצאות מפתיעות לטובה, אם כי זה יהיה תלוי מאוד באיכות הסריקה, במצב המקורי של המסמך, בקריאות... תמיד תוכל לנסות את אחד מהכלים האלה כשלב ראשוני, ובהמשך, לערוך מה חסר או שה-OCR לא קרא כהלכה.
כלים מתקדמים
בימינו, התקדמות גדולה בטכנולוגיה פירושה א שינוי גדול בתמלול וסריקת מסמכים, מציע פתרונות מהירים, מדויקים וקלים יותר לשימוש עבור משתמשים. כאן אנו מציגים כמה מהכלים של הרגע להמרת המסמכים שלך לקובצי Microsoft Word.
תוכנת OCR משולבת
רבים מן סורקים מודרניים כוללים תוכנת OCR מובנית מאפשר להפוך מסמכי נייר סרוקים לקבצים דיגיטליים טקסט הניתן לעריכה. ללא ספק זהו יתרון גדול מאז הם מבצעים את ההמרה במקביל לסריקה ובשל הדיוק שלו, התוצאות בדרך כלל אמינות ומהירות מאוד. כלי זה הוא כרגע אפשרות טובה יותר אם אתה רוצה לבצע משימה זו עם ערבויות, למרות שיש לה א עלות כלכלית גבוהה יותר מאשר שאר האפשרויות.
אפליקציות סלולריות
כרגע אתה יכול למצוא שפע של יישומים זמינים עם תוכנת OCR להמיר ישירות תמונות מקבצים ומסמכים ל-Word. נצטרך רק מצלמה והורד כל אחד מהיישומים הללו. רובם בחינם ובנוסף, אתה יכול המרת מסמכים לפורמטים אחרים כגון PDF. ללא ספק, אפשרות זו תקפה מאוד אם ברצוננו להמיר מסמך במהירות, אם כי כמובן עשויות להופיע שגיאות תמלול.
אפליקציות ואתרי אינטרנט מקוונים
כמו יישומים ניידים, אנחנו יכולים גם למצוא שירותים מקוונים שונים שממנו אנחנו יכולים המרת קבצים סרוקים ל-word. בפלטפורמות אלו עליכם להעלות את הקבצים שכבר הסרוקים, ותקבלו את מסמך הטקסט הניתן לעריכה. כמה אתרים ידועים הם Google Drive ו-OnlineOCR.
שיקולים לפני המרת מסמך
אם אתה רוצה לשנות ולסרוק מסמך ל-Word, חשוב ש לקחת בחשבון שורה של היבטים כך שהמשימה הזו הרבה יותר קלה לביצוע והשגיאות המופיעות הן מינימליות.
איכות סריקה
לפני המרת המסמך, חשוב יש סורק באיכות הטובה ביותר, במיוחד אם הם קבצים או מסמכים חשובים. ככל שהמסמך ברור יותר, הרבה יותר קל יהיה זיהוי תווים על ידי תוכנת OCR. אם אתה עומד לסרוק מהנייד שלך, וודא שיש לך איכות תאורה ואיכות תמונה אידיאלית.
פורמט מסמך
אם המסמך מכיל רק טקסט, לתוכנה יהיה קל לזהות. עם זאת, כאשר זה כולל גרפים, תמונות וטבלאות יכולים להיות קשים ובמקרים רבים נראה שגיאות המרה. זה חשוב ללהתאים את הפורמט לתוכן הקובץ.
תיקון שגיאות
תמיד לאחר התמלול ל-Word, בדוק היטב את המסמך הסרוק מאז עלולות להופיע שגיאות למשל אם חלק מהקובץ לא הוצג כהלכה.