כיצד לטפל בבסיסי נתונים באקסל

בעולם העסקים, ניהול מאגרי המידע הופך להיות חשוב יותר ויותר, חיוני כדי שיהיה תמיד ניתוח נכון ומעודכן של המידע. וזה נכון גם לחברות גדולות וגם לבעלי מקצוע עצמאיים קטנים. בפוסט הזה נראה איך יצירה וניהול של מסדי נתונים באקסל.

אולי היתרון המרכזי בניהול מאגר מידע הוא בכך שנוכל לקבל את כל המידע הדרוש לניהול עסק: לקוחות, מכירות, ספקים, עובדים או כל תחום אחר. אנו מסבירים זאת ביתר פירוט בפסקאות הבאות:

מהו מסד נתונים באקסל?

מסדי נתונים באקסל הם הכלי המושלם לניהול מידע. זה מאפשר לנו לשמור על זה מאורגן ומובנה בכל עת, כך שתהליך מציאת נתונים ספציפיים יהיה מהיר וקל. יתר על כן, זה כן מכשיר רב תכליתי שאנו יכולים להתאים למטרות ולצרכים שלנו.

אם נלך ל גיליונות אקסל, מסד הנתונים לובש צורה של טבלה גדולה, על השורות והעמודות שלה, שבה המידע מסווג לקטגוריות שונות. הדבר הכי חשוב זה כל הנתונים מתמצים במסמך אחד. כל שינוי שנבצע בו יבוא לידי ביטוי במערך הנתונים הגלובלי.

בנוסף לגישה מיידית לכל המידע, מסדי נתונים של Excel מציעים פונקציות רבות אחרות. לדוגמה, ניתן לתת למספר משתמשים גישה אליהם, לעקוב אחר מגמות וכו'. מבחינת רבגוניות, אנו יכולים להשתמש בהם הן לניהול מלאי המחסנים והן לשליטה בתהליך אימון אישי.

כמובן, כדי שמסד נתונים של Excel יהפוך לכלי יעיל, יש צורך לדעת היטב כיצד התוכנית פועלת ובכך להפיק את המרב מהמכשירים שלך.

פריטי מסד נתונים של Excel

לפני שיודעים כיצד ליצור ולנהל מסד נתונים באקסל, חיוני לדעת מהם האלמנטים שהם חלק ממנו:

• לצייר, רכיבים בסיסיים לניהול מידע בגיליונות אלקטרוניים של אקסל.
• שאילתות. הפונקציות של Excel לחיפוש ולקשר מידע הכלול בטבלאות או מסדי נתונים שונים.
• Filtros. כלים ליישם קריטריונים ספציפיים ולמצוא מידע ספציפי באופן מיידי.
• מזהה (מפתח ראשי). רכיב אופציונלי להגדרת מספר זיהוי לשורה, קוד, מספר סידורי וכו'.

כיצד ליצור מסד נתונים באקסל

כך נוכל ליצור מסדי נתונים באקסל, צעד אחר צעד:

1. ראשון, אנו יוצרים מסמך או חוברת עבודה באקסל.
2. לאחר מכן, אנו מעצבים א שולחן באחד הגיליונות, הוספת סדרה של כותרות או כותרות כדי לארגן ולסווג את המידע.
3. לאחר מכן אנו יוצרים סדרה של מסנני חיפוש עבור טבלת הנתונים.
4. לאחר מכן, נוסיף את נוסחאות אקסל שאנו רוצים להשתמש בטבלה.
5. לבסוף, אנו יוצרים את רשומות עבור כל אחת מהשורות.

כדי ליצור את מסנני החיפוש המוזכרים בנקודה 3, יש צורך לבחור את הכותרות או הכותרות של מסד הנתונים שנוצר. לאחר מכן יש לעבור לתפריט התחל, שם אנו מחפשים את האפשרות Sort and Filter - Filter, הממוקמת בצד ימין של שורת האפשרויות.

כלי עזר מעשיים של מסדי הנתונים

ישנם יישומים מעשיים רבים של מסדי נתונים באקסל, שיכולים לנוע בין הפשוטים מאוד למורכבים מאוד. כמה מהם כבר ציינו למעלה. הרעיון הבסיסי הוא לשלוט בכל המידע ולהיות מסוגל לבצע בו שינויים. בתוך העולם המסחרי והעסקי זה משהו בעל חשיבות עליונה. אלו כמה דוגמאות:

• מאגרי מידע של ספקים במטרה לשמור רישום מדויק של רכישות ולנסות להשיג יותר יתרונות בעת משא ומתן.
• מאגרי מידע של לקוחות כי חיוני לכל עסק להכיר היטב את לקוחותיו, העדפותיהם, תנועותיהם וכו'. להשיג שביעות רצון גדולה יותר ולהשיג מכירות גדולות יותר.
• מאגרי מידע של מְלַאי, לדעת בפירוט ובזמן אמת את מצב המוצרים במחסן. בעזרת זה תוכלו להחליט מה וכמה לייצר, לאחסן או למכור.
• מאגרי מידע של מכירות, שדרכו ניתן לנתח את ההתקדמות שלהם, את הרווחיות שלהם, כמו גם להעריך את האפשרות של ביסוס אסטרטגיות עסקיות חדשות.
• מאגרי מידע של אישי. איתם השאיפה היא לקבל שליטה בין היתר על העובדים, תנאיהם, שכרם או ביצועיהם.

לסיכום, ניתן לציין כי ניהול נכון של מסדי נתונים באקסל הוא דרך יעילה מאוד לניהול עסק, השולטת בכל ההיבטים הבסיסיים בצורה פשוטה יחסית. כלי חמישה כוכבים.