Outlook では、他の多くの実用的な機能の中でも特に、同じトピックに関する一連の関連要素をグループ化するフォルダーを作成できます。たとえば、メール用のフォルダー、カレンダー用のフォルダー、連絡先用のフォルダー、さらにはタスク用のフォルダーを作成することができます。この投稿では説明します Microsoft Outlook でフォルダーを作成する方法 したがって、このツールのよりインテリジェントな管理が実現します。
自分のアカウントを管理しているユーザーがまだたくさんいるため、これは重要です。 電子メール 不規則かつ非効率的に。 Outlook のような実用的なツールを持ちながら、それを最大限に活用できないのは残念ですよね。ここでは、デスクトップコンピュータで使用するかモバイルデバイスで使用するかにかかわらず、その方法を見ていきます。
電子メール アカウントにフォルダーを作成する理由は何ですか?
時間が経つにつれて、メッセージや連絡先が蓄積されると、電子メール アカウントの適切な管理が混乱してきます。それでも 検索エンジンの貴重な助け, 回復する必要がある重要なメールを探すのに何時間も費やすことがよくあります。
その代わりに、 メッセージをフォルダーに整理すると、すべてがはるかに簡単になります。 個人アカウントを管理すると、友人、家族、仕事、レジャーなど、生活の各側面ごとにフォルダーを作成できます。
この仕事は、次のことを話すときにさらに重要です。 プロフェッショナルな電子メールアカウント、 つまり、私たちが仕事に使用するものです。フォルダー内のコンテンツの分類としては、電子メールをクライアント、サプライヤー、請求書、苦情、提案、その他のドキュメントなどのカテゴリにグループ化することが考えられます。言い換えれば、混沌に秩序をもたらすということです。
さらに高度な組織化を達成するには、次のような可能性があります。 サブフォルダーを作成する。前の例に戻ると、clients フォルダーに、クライアントごとに 1 つずつ、一連のサブフォルダーを追加できます。 分類の精度が高くなるほど、作業の機敏性が高まります。
Outlook でフォルダーを作成する手順
メールをフォルダーに整理することで得られるメリットをすべて理解したところで、Microsoft Outlook で整理を始める方法を見てみましょう。まず最初に知っておく必要があるのは、新しいフォルダーを作成する方法です。明らかに、まず第一に、 デバイスで Outlook アプリケーションを開き、[メール] を選択します。その後、次の手順に従います。
「新しいフォルダー」をクリックします
「メール」内でオプションをクリックします 「新しいフォルダ」 (新規フォルダ 英語版を使用する場合)。このアクションにより、新しいフォルダーが生成されます。
自分で決めた名前を入れる
次のステップでは、新しく作成したフォルダーに名前を付けます。これを行うには、フィールドに次のように書き込みます "名前"。 どのような種類の電子メールが保存されるかについて疑問が残らないように、名前は明確かつ正確であることが重要です。
をクリックした後 "受け入れるために"、 作成され、名前が付けられた新しいフォルダーが Outlook 電子メールの左側のパネルに表示され、いつでも使用できるようになります。
作成したフォルダーにメールを移動する
新しいフォルダーが作成されたら、次のことを行うだけです。 対応するメッセージをそこにアーカイブします。 これは、特に分類待ちのメールが大量にある場合には、少し大変な作業です。ただし、完了すると、電子メール アカウントの管理と順序の点で大幅に改善されているはずです。
サブフォルダーの作成
より高いレベルの分類を行うには、次のことが可能です。 すでに作成されているフォルダー内にサブフォルダーを作成する。これを行うのは非常に簡単です。 フォルダを右クリックします。 「フォルダーを空にする」や「すべてのメッセージを既読にする」などの一連のオプションが表示されます。選択しなければならないのは、論理的には「サブフォルダーの作成」です。
Microsoft Outlook にフォルダーがあることの利点
Microsoft Outlook でのフォルダーの操作に慣れることは、多くの利点をもたらします。ここではいくつかの例を示します。
- すべての情報を整理しておきましょう。それがこのすべての一番の目的です。電子メールを探している場合、独自の基準で作成したフォルダー構造によって、電子メールがどこにあるかがわかります。
- メッセージをあるフォルダーから別のフォルダーに移動します。 関連するメールをより簡単に見つけられるようになります。フォルダー内で電子メールを移動するには、一度に 1 つずつ、または一度に複数の電子メールをドラッグするだけです。
- 空のフォルダー、マウスの右クリックでフォルダーをクリックしてアクセスするオプションです。これは、不要になった大量の電子メールを削除するときに、時間と労力を大幅に節約できるアクションです。
色による整理
Microsoft Outlook では、フォルダーに加えて、次の機能を使用して電子メール メッセージを分類および整理することもできます。 色付きラベル。それぞれがカテゴリを割り当てる役割を果たし、何よりも簡単な方法でそれらを表示できるようにします。
ラベルの色と名前は両方とも、私たちの好みやニーズに応じてカスタマイズできます。これらはすべて、 設定メニュータブに行く 「一般」 そこでオプションを選択します «カテゴリ»。