Produktyvumas yra problema, kuri rūpi mums visiems – tiek profesiniu, tiek akademiniu požiūriu, ir atrodo, kad niekada neužtenka laiko atlikti visas laukiamas užduotis. Laimei, technologijos mums padeda ir iš daugelio įrankių, skirtų produktyvumui paspartinti, išsiskiria „Microsoft To Do“.
Pamatysime keletą paprastų gudrybių, kurias naudodami galėsite išnaudoti dar daugiau šios programos. Jei jas pritaikysite praktiškai, pastebėsite, kad jūsų darbo ar studijų laikas tampa daug prasmingesnis.
Ką turi daryti „Microsoft“?
Jei to dar nežinote, tai speciali programa užduočių ir darbų sąrašų tvarkymas. TaipJos tikslas – padėti mums organizuoti savo kasdienes pareigas ir jas sekti, o tai turi priminimus ir darbų sąrašus.
Tarp ryškiausių jo savybių yra šios:
- Pasirinktiniai sąrašai. Galite sukurti savo sąrašus su laukiančiomis užduotimis. Organizuojami pagal temas, projektus ar sritis.
- Rodiniai ir filtravimas. Tai leidžia matyti laukiančias užduotis, sugrupuotas pagal skirtingus kriterijus, pvz., terminą arba prioritetą.
- Priminimai. Norėdami įsitikinti, kad niekas neiškrenta, galite sukurti savo priminimus ir nustatyti užduočių terminus.
- Integracija su Microsoft 365. Šis įrankis integruojamas su kitomis „Microsoft365“ programomis ir paslaugomis, pvz., „Outlook“ arba „Planner“. Tokiu būdu galite geriau valdyti laukiančias užduotis tarp skirtingų platformų ir įrenginių.
- Bendradarbiavimas. Tai leidžia bendrinti sąrašus su kitais žmonėmis ir supaprastinti komandinį darbą.
- Intuityvi sąsaja. Tai labai paprasta naudoti. Panaudoję šį įrankį keletą kartų, būsite pasirengę išnaudoti visas jo galimybes.
O dabar, kai žinome šią programą šiek tiek geriau, laikas peržiūrėti keletą paprastų gudrybių, kurios padidins mūsų produktyvumą.
Naudokite užduočių ir žingsnių sistemą
Per funkciją „Pridėti užduotį“ konfigūruojate savo darbų sąrašus. Norint pasiekti būti dar produktyvesniems ir susikoncentruoti į darbą Kai ateis laikas tai padaryti, prie kiekvienos užduoties galite pridėti žingsnių.
Kalbama apie papildomų užduočių kūrimą pagrindinėje užduotyje. Baigę juos galite juos išbraukti ir taip kontroliuoti savo pažangą.
Pavyzdžiui, jei esate žurnalistas ir turite parašyti straipsnį tam tikra tema, veiksmai gali būti tokie:
- Raskite teksto pavadinimo alternatyvų.
- Raskite dokumentų šaltinius.
- Patikrinkite, ar konkursas išsprendė šią problemą.
- Raskite teksto vaizdus.
- Parašykite juodraštį.
- Pataisykite juodraštį.
- Įkelkite galutinį tekstą į publikavimo platformą.
Naudokite spalvų kodus
„Microsoft To Do“ galite sukurti sąrašus, sudarytus iš kelių užduočių kurie yra integruoti į tą patį projektą.
Norėdami paspartinti informacijos paiešką, kai turite kelis sąrašus, nėra nieko paprasčiau, kaip kiekvienam iš jų nustatyti spalvų kodą. Norėdami tai padaryti, spustelėkite norimą sąrašą ir iššokančiajame meniu, kurį pamatysite, pasirinkite parinktį „Keisti temą“. Priskirkite spalvą ir viskas.
Tokiu būdu galite greitai atskirti projektus ar sąrašus, kurie priklauso skirtingoms jūsų gyvenimo sritims.
Siųskite el. laiškus iš Outlook į To Do
Kaip minėjome anksčiau, šią programą galima sinchronizuoti su kitomis „Microsoft“ programomis, tarp jų yra ir „Outlook“ el.
Jei gaunate el. laišką, susijusį su vykdoma užduotimi, galite nusiųsti jį į To Do, kad atsižvelgtumėte į jo turinį kai ateis laikas susidurti su tuo darbu.
Norėdami tai padaryti, įveskite atitinkamą el. pašto adresą ir viršuje esančiame meniu spustelėkite "Varnelė". Jis bus rodomas tiesiogiai skilties „To Do“ skiltyje „El. paštas pažymėtas“.
Naudokite „Microsoft To Do“ bendrinamus sąrašus
Bendradarbiavimo sąrašai yra puiki idėja, kai reikia valdyti darbą, kuriame dalyvauja keli žmonės. Tai taip paprasta, kaip sukurti sąrašą, paskirstykite užduotis ir pasidalykite jomis su suinteresuotomis šalimis.
Jei norite, kad sąrašas, kurį bendrinote, būtų kuo privatesnis, galite suaktyvinti šią parinktį „Apriboti prieigą dabartiniams nariams“. Tokiu būdu jūs būsite vienintelis asmuo, galintis nuspręsti, kurie dalyviai bus įtraukti į bendradarbiavimo sąrašą.
Vilkite ir numeskite elementus
Nesvarbu, ar naudojate „Microsoft To Do“ savo mobiliajame telefone ar kompiuteryje, galite vilkti elementus iš vieno lango į kitą ir pagal juos kurti užduotis. Tai labai pagreitina sąrašų sudarymą.
Norėdami naudotis šia funkcija, turite naudoti padalinto ekrano režimą, Vilkite jus dominantį tekstą ir perkelkite jį iš vienos vietos į kitą.
Naudokite jaustukus, kad pateiktumėte piktogramas ant užduočių
Šis įrankis leidžia mums naudoti jaustukus užduočių sąrašuose, pvz būdas greitai juos atpažinti. Nors jame nėra tos pačios užduočių sistemos, tai nereiškia, kad negalime jos naudoti.
Redaguokite sukurtų užduočių pavadinimus ir klaviatūra pridėkite jaustuką. Papildomas šios sistemos pranašumas yra tas, kad jūs neapsiribojate jaustukais „To Do“ įtraukta pagal numatytuosius nustatymus, galite naudoti tą, kuri jums labiausiai patinka.
Naudokite htag sistemą
Norėdami pagreitinti užduočių vietą, galite naudoti žymas su grotelėmis. Tokiu būdu, kai ieškote vartojamo žodžio, Bus rodomas visas jūsų pažymėtas turinys su ta etikete.
Galite sukurti savo grotažymių sistemą ir naudoti ją užduotims tvarkyti, o ne naudoti „Microsoft To Do“ siūlomas kategorijas.
Sukurkite terminus ir priminimus
Jums mažai naudinga organizuoti visas užduotis, jei to nežinote kada kiekvienas iš jų turėtų būti baigtas. Kad išvengtumėte vėlavimo, išnaudokite visas šios programos siūlomos priminimo ir termino sistemos galimybes.
Kiekvieną kartą kurdami užduotį nustatykite nustatykite galiojimo datą ir pridėkite priminimą Leiskite perspėti jus prieš kelias dienas.
Būti produktyvesniam yra šiek tiek lengviau naudojant „Microsoft To Do“. Pasinerkite į šį įrankį ir akimirksniu būsite ekspertas, valdantis laiką, kad galėtumėte išspręsti kiekvieną laukiančią užduotį.