Be daugelio kitų praktinių funkcijų, „Outlook“ leidžia kurti aplankus, kuriuose galima sugrupuoti atitinkamų elementų seriją ta pačia tema. Pavyzdžiui, galima sukurti aplanką paštui, kitą – kalendoriui, kitą – kontaktams ir net vieną – užduotims. Šiame įraše paaiškiname kaip sukurti aplankus „Microsoft Outlook“. ir taip pasiekti protingesnį šio įrankio valdymą.
Tai svarbu, nes vis dar yra daug vartotojų, kurie tvarko savo paskyras elektroninis paštas netvarkingai ir neefektyviai. Gaila turėti tokį praktišką įrankį kaip „Outlook“ ir neišnaudoti jo maksimalios naudos, tiesa? Čia pamatysime, kaip tai padaryti, nesvarbu, ar naudosime jį staliniame kompiuteryje, ar mobiliajame įrenginyje.
Kodėl mano el. pašto paskyroje reikia kurti aplankus?
Laikui bėgant, kai kaupiame žinutes ir kontaktus, teisingas el. pašto paskyros valdymas tampa chaotiškas. Nors neįkainojama paieškos variklio pagalba, daug kartų galime praleisti valandas ieškodami svarbaus el. laiško, kurį turime atkurti.
Vietoj to Viskas yra daug paprasčiau, kai tvarkome pranešimus aplankuose. Jei tvarkome asmeninę paskyrą, galime sukurti aplankus kiekvienam savo gyvenimo aspektui: draugams, šeimai, darbui, laisvalaikiui...
Šis darbas yra dar svarbesnis, kai kalbame apie profesionalios el. pašto paskyros, tai yra tie, kuriuos naudojame darbui. Galimas turinio klasifikavimas aplankuose gali būti el. laiškų grupavimas į kategorijas, pvz., klientai, tiekėjai, sąskaitos faktūros, skundai, pasiūlymai, kiti dokumentai ir kt. Kitaip tariant: įvesti tvarką į chaosą.
Norint pasiekti dar didesnį organizuotumo laipsnį, yra galimybė sukurti poaplankius. Grįžtant prie ankstesnio pavyzdžio, klientų aplanke galime pridėti keletą poaplankių, po vieną kiekvienam klientui. Kuo didesnis klasifikacijos tikslumo laipsnis, tuo judresnis bus mūsų darbas.
Veiksmai, kurių reikia imtis norint sukurti aplankus programoje „Outlook“.
Dabar, kai žinome visus privalumus, kuriuos mums suteikia galimybė tvarkyti el. laiškus aplankuose, pažiūrėkime, kaip pradėti tvarkyti save programoje Microsoft Outlook. Pirmas dalykas, kurį turime žinoti, yra tai, kaip sukurti naują aplanką. Akivaizdu, kad pirmiausia turime Atidarykite „Outlook“ programą mūsų įrenginyje ir pasirinkite „Paštas“. Po to reikia atlikti šiuos veiksmus:
Spustelėkite Naujas aplankas
Skiltyje „Paštas“ spustelėjame parinktį "Naujas aplankas" (Naujas aplankas jei naudojate anglišką versiją). Šis veiksmas sukurs naują aplanką.
Įveskite pavadinimą, kurį nuspręsite
Kitas veiksmas yra pavadinti naujai sukurtą aplanką. Norėdami tai padaryti, parašysime lauke "Vardas". Svarbu, kad pavadinimas būtų aiškus ir tikslus, kad nekiltų abejonių, kokio tipo el. laiškai jame bus saugomi.
Paspaudus "Sutikti", Naujas aplankas, sukurtas ir pavadintas, bus pasiekiamas kairiajame „Outlook“ el. pašto skydelyje, paruoštas naudoti, kaip tik norime.
Perkelkite el. laiškus į sukurtą aplanką
Sukūrus naują aplanką, mums tereikia suarchyvuokite ten atitinkamus pranešimus. Tai šiek tiek sunkus darbas, ypač jei laukiame daug el. laiškų. Tačiau kai baigsime, būsime daug patobulėję savo el. pašto paskyros valdymo ir tvarkos atžvilgiu.
Sukurkite poaplankius
Įmanoma turėti aukštesnį klasifikavimo lygį sukurti poaplankius jau sukurtuose aplankuose. Tai padaryti labai paprasta, tereikia dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite aplanką. Bus rodoma daugybė parinkčių, pvz., „tuščias aplankas“ arba „žymėti visus pranešimus kaip skaitytus“. Logiškai mąstant, turime pasirinkti „Sukurti poaplankį“.
„Microsoft Outlook“ aplankų privalumai
Įpratimas dirbti su aplankais programoje „Microsoft Outlook“ gali mums suteikti daug pranašumų. Štai keletas pavyzdžių:
- Sutvarkykite visą informaciją. Tai yra svarbiausias viso to tikslas. Jei ieškome el. laiško, aplanko struktūra, kurią sukūrėme pagal savo kriterijus, padės mums sužinoti, kur jį rasti.
- Perkelkite pranešimus iš vieno aplanko į kitą, leidžia daug lengviau rasti susijusius el. Norėdami perkelti el. laiškus į aplankus, tiesiog vilkite juos po vieną arba kelis vienu metu.
- Tušti aplankai, parinktis, kurią pasiekiame spustelėję aplanką dešiniuoju pelės klavišu. Tai veiksmas, galintis sutaupyti daug laiko ir pastangų, kai ištriname didelius kiekius el. laiškų, kurių niekam nebereikia.
Organizavimas pagal spalvas
Be aplankų, Microsoft Outlook taip pat suteikia galimybę klasifikuoti ir tvarkyti el. laiškus naudojant spalvotos etiketės. Kiekvienas iš jų skirtas priskirti kategoriją ir, svarbiausia, kad galėtume juos peržiūrėti paprasčiau.
Tiek etikečių spalvas, tiek pavadinimus galime pritaikyti pagal savo pageidavimus ir poreikius. Visa tai galima valdyti iš sąrankos meniueidamas į skirtuką „Generolas“ ir ten pasirinkdami parinktį „Kategorijos“.