Een automatisch antwoordbericht is een zeer nuttig hulpmiddel voor gebruikers die op vakantie zijn gegaan, gereisd hebben of die, om wat voor reden dan ook, tijdelijk niet in staat zijn hun inbox te raadplegen. Een soort mededeling dat wij niet bereikbaar zijn, maar wel snel terug zijn. In dit bericht gaan we het zien hoe u automatische antwoorden kunt plannen in Outlook Op een simpele manier.
Er zijn veel redenen waarom deze hulpbron enorm nuttig is. Maar bovenal is het zo een zeer correcte manier om vrienden, klanten, medewerkers op de hoogte te houden van onze status... Kortom, voor iedereen die contact met ons probeert op te nemen. Een automatisch antwoordbericht is altijd beter dan stilte, wat geïnterpreteerd kan worden als een gebrek aan toewijding of interesse van onze kant.
Wanneer is het nodig om een automatisch antwoord in onze e-mail te zetten?
Er zijn twee belangrijke redenen waarom het raadzaam is om een automatisch antwoord in onze te programmeren e-mail. De eerste is voor een elementaire kwestie van goed onderwijs: Je mag vragen nooit onbeantwoord laten, anders is het een gebrek aan aandacht. Aan de andere kant helpen deze antwoorden ons contact onderhouden met andere mensen en zich niet losmaken van zaken die belangrijk kunnen zijn, zowel in de privé- als professionele sfeer.
Een 'Ik ben afwezig'-bericht kan erg nuttig zijn delegeer ons werk aan collega’s, die onze taken zal uitvoeren terwijl wij weg zijn. Anders lopen we het risico dat onze inbox vol onbeantwoorde berichten staat (sommige enkele dagen oud) wanneer we terugkomen van onze vakantie of onze periode van verbroken verbinding.
Microsoft Outlook staat ons dat toe een automatisch antwoordbericht instellen zowel via de desktopapplicatie als de mobiele applicatie, eenvoudig vanaf elk apparaat. Hieronder leggen we uit welke stappen u moet volgen om dit bericht te configureren.
Gids voor automatische antwoorden in Microsoft Outlook
Het plannen van automatische antwoorden in Outlook is een relatief eenvoudig proces. Hier leest u hoe u dit stap voor stap doet:
Laten we naar het paneel Instellingen gaan
Om te beginnen openen we de applicatie Outlook op ons Windows-bureaublad met onze ID en wachtwoord en klik op het pictogram configuratie (die met het tandwiel), weergegeven in de rechterbovenhoek. Afhankelijk van de versie van Outlook die we hebben, zullen we in deze eerste stap direct naar moeten gaan "Records".
Selecteer “Bekijk alle Outlook-instellingen”
In het menu Instellingen selecteren we het tabblad «Bekijk alle Outlook-instellingen», om vervolgens de e-mailopties te openen.
Wij selecteren "Mail"
In het menu dat overeenkomt met Outlook gaan we rechtstreeks naar de sectie "Mail", waar we de configuratiewijzigingen gaan implementeren om automatische reacties in Outlook te plannen.
We klikken op "Automatische antwoorden"
De volgende stap is het activeren van de optie ‘Automatische antwoorden’. Daar moeten we het selectievakje aanvinken om een tijdje te reageren en dan Stel het begin- en eindtijdbereik van het bericht in. Dat wil zeggen, de tijd waarin we het geactiveerd willen hebben.
Eenmaal geactiveerd, ontvangt iedereen die ons een e-mail stuurt exact hetzelfde antwoord.
Stel het automatische antwoord samen
Ten slotte hoeft u alleen nog maar de tekst te schrijven van het bericht dat we willen laten zien als antwoord aan de mensen die ons een e-mail hebben gestuurd. In de desktopapplicatie zullen we vinden de mogelijkheid om verschillende antwoordberichten te schrijven, afhankelijk van of de e-mail bij ons binnenkomt vanuit ons eigen bedrijf of organisatie of van buitenaf. Dit is niet mogelijk vanuit de mobiele applicatie. Als u klaar bent, klikt u op "Sparen" om de wijzigingen door te voeren.
Om precies te weten wat en hoe u dit moet doen, raden wij u aan de richtlijnen in het volgende gedeelte te volgen:
Wat moet er in het automatische antwoord op onze e-mail worden gezet?
De mogelijkheid om een automatische e-mail te genereren waarin wordt aangekondigd dat de verbinding met ons zal worden verbroken of dat we enige tijd onbereikbaar zullen zijn, naast dat we een beleefdheidsgebaar, is een hulpmiddel om geen enkel belangrijk contact te missen. De tekst die in het automatische antwoord moet verschijnen, evenals de vorm ervan, Ze zullen afhankelijk zijn van verschillende factoren. En vooral: wie zijn de ontvangers van dit antwoord.
Als het om werkzaken gaat (reacties op klanten, leveranciers, bazen, collega’s, medewerkers etc.) kun je het beste kiezen voor een korte en formele boodschap. Hij kreeg een ejemplo:
Hartelijk dank voor uw e-mail. Ik ben de hele week niet op kantoor. Bij terugkomst zal ik met plezier op uw bericht reageren. Hartelijk dank voor uw geduld en begrip.
Aan de andere kant, als het een geautomatiseerd antwoord is op berichten van vrienden, breiden de mogelijkheden zich uit. In dat geval kunnen we het onszelf permitterenGebruik een meer ontspannen toon en voeg zelfs een vleugje humor toe. Het zou zoiets als dit kunnen zijn:
Ik ga op een welverdiende vakantie en ben pas op 15 augustus van plan de post te behandelen. Val me tot die tijd alsjeblieft niet lastig!
Zoals u kunt zien, kunnen de opties zeer gevarieerd zijn. In ieder geval, of het nu gaat om werk of communicatie met vrienden, er zijn verschillende elementen die in deze berichten zouden moeten voorkomen:
- La exacte informatie over de data van onze afwezigheid. Of, in ieder geval, de datum waarop we weer actief worden.
- El contactpersoon van de persoon of personen met wie contact kan worden opgenomen terwijl wij niet bereikbaar zijn, met vermelding van de exacte contactpersoon voor elk type zaak.
- Optioneel een reeks links of verwachte reacties op de vragen of problemen die we gewoonlijk in onze e-mails bespreken. Dit dient om het idee over te brengen dat we, zelfs als we niet beschikbaar zijn, verantwoordelijk zijn en voor alles blijven zorgen.
Conclusies
Als ons werk of onze dagelijkse activiteit gepaard gaat met het met enige regelmaat verzenden en ontvangen van e-mails, kan de mogelijkheid om automatische reacties via Outlook te plannen erg handig zijn.
Deze functie stelt ons in staat al onze contacten op de hoogte houden van onze huidige situatie, en vragen doorsturen naar andere mensen die tijdens onze afwezigheid verantwoordelijk zijn voor het beantwoorden ervan. Heel praktisch.