In het technologische tijdperk waarin we momenteel leven, gebeurt het beheer en gebruik van documenten vooral in een digitaal. Vandaar de behoefte aan documenten converteren met behulp van een scanner a bewerkbare bestanden zoals Microsoft Word. Dit proces maakt het mogelijk fysieke documenten transformeren zoals geschriften, gedrukte documenten, tekeningen of enig ander formaat op papier in digitale bestanden die u vanaf uw computer of smartphone digitaal kunt bewerken, beheren, delen en opslaan. Dit is iets dat al jaren mogelijk is, maar met de huidige ontwikkelingen is deze taak veel eenvoudiger omdat we het vanaf onze mobiele telefoon kunnen doen en het slechts een paar seconden duurt.
Dit is vooral belangrijk als je eraan gewend bent werken met Word-documenten of als je wilt bewaar uw geschriften effectief op papier, zodat u ze nooit kwijtraakt. Als je het wilt weten hoe u uw papieren documenten kunt gaan gebruiken vanaf uw computer of mobiel Je hebt geluk, want in dit artikel zullen we je de belangrijkste tools en methoden vertellen die je kunt gebruiken en die dit proces vereenvoudigen, zodat het voor jou heel eenvoudig is en je er meteen mee kunt beginnen.
Waarom gescande documenten naar Word converteren?
Voordat u begint te praten over de methoden en details over het converteren van een gescand document of schrijven naar Microsoft Word, is het essentieel om te begrijpen waarom dit proces belangrijk is. Momenteel worden vrijwel alle relevante documenten digitaal verwerkt, ongeacht het vakgebied. Zelfs de documenten die schriftelijk zijn vastgelegd, worden later gedigitaliseerd om in de cloud te worden opgeslagen. Wanneer we deze documenten scannen, verschijnen ze echter vaak in afbeeldingsformaat en kunnen we er niet rechtstreeks aan werken of ze wijzigen Het is belangrijk om te weten hoe u ze kunt converteren naar bewerkbare Microsoft Word-documenten om te profiteren van alle voordelen die het ons biedt, vooral als het schriftelijke documenten zijn. In het geval van foto's zal dit ons niet zo veel interesseren, omdat de afbeeldingen aan kwaliteit zouden verliezen en het logischer zou zijn om ze in een specifiek formaat zoals JPEG of PNG te bewaren.
Methoden voor conversie naar digitaal formaat
We beginnen met het uitleggen van de traditionele methoden die al lange tijd worden gebruikt om geschreven documenten om te zetten naar digitale bestanden zoals Word. Het zijn hulpmiddelen die u kunt gebruiken, hoewel u ze wel nodig heeft meer tijd en moeite dan nieuwe technologieën die zijn ontwikkeld om dezelfde taak uit te voeren.
Herschrijf het document
Deze methode is waarschijnlijk de makkelijker van iedereen. het impliceert de inhoud van het geschreven document transcriberen in een nieuw Word-formaat digitaal, direct kopiëren alles op papier geschreven. Het is zonder twijfel een arbeidsintensief werk wat kan het zijn handig voor korte documenten waarin deze transcriptie eenvoudig kan worden uitgevoerd. Er zijn hulpmiddelen zoals spraakdictatie dat zij kunnen je helpen met herschrijven het document is veel sneller, hoewel je voorzichtig moet zijn met het transcriptiefouten.
Optische tekenherkenning (OCR)
El OCR-software is gebruikt voor identificeer tekst in gescande documenten en converteer deze naar tekst in digitaal bewerkbaar formaat. Deze hulpmiddelen zijn aanwezig in verschillende gratis programma's en applicaties en de resultaten zijn verrassend goed, hoewel het sterk zal afhangen van de kwaliteit van de scan, de oorspronkelijke staat van het document, de leesbaarheid... Je kunt altijd een van deze tools proberen als eerste stap en later bewerken wat ontbreekt of dat de OCR niet correct heeft gelezen.
Geavanceerde tools
Tegenwoordig hebben grote technologische ontwikkelingen geleid tot een grote verandering in documenttranscriptie en scannen, aanbieden snellere, nauwkeurigere en eenvoudigere oplossingen te gebruiken voor gebruikers. Hier presenteren we enkele tools van dit moment om uw documenten naar Microsoft Word-bestanden te converteren.
Geïntegreerde OCR-software
Veel van de Moderne scanners bevatten ingebouwde OCR-software waardoor gescande papieren documenten transformeren naar digitale bestanden bewerkbare tekst. Sindsdien is dit ongetwijfeld een groot voordeel Ze voeren de conversie tegelijkertijd met de scan uit en vanwege de nauwkeurigheid zijn de resultaten meestal zeer betrouwbaar en snel. Dit hulpmiddel is momenteel de beste keuze als je deze taak met garanties wilt uitvoeren, hoewel er een hogere economische kosten dan de andere opties.
Mobiele applicaties
Momenteel kunt u vinden veelheid aan toepassingen beschikbaar met OCR-software om foto's rechtstreeks van bestanden en documenten naar Word te converteren. We zullen het alleen nodig hebben een camera en download een van deze applicaties. De meeste zijn gratis en bovendien kun je dat ook converteer documenten naar andere formaten zoals PDF. Deze optie is zonder twijfel zeer geldig als we een document snel willen converteren, hoewel er uiteraard enkele transcriptiefouten kunnen worden waargenomen.
Online applicaties en websites
Net als mobiele applicaties kunnen we ook vinden diverse onlinediensten waaruit we kunnen converteer gescande bestanden naar word. Op deze platforms moet u de reeds gescande bestanden uploaden en ontvangt u het bewerkbare tekstdocument. Enkele bekende websites wel Google Drive en OnlineOCR.
Overwegingen voordat u een document converteert
Als je een document wilt omzetten en scannen naar Word, is dat belangrijk rekening houden met een aantal aspecten zodat deze taak veel gemakkelijker uit te voeren is en de fouten die optreden minimaal zijn.
Scankwaliteit
Voordat u het document converteert, is dit belangrijk zorg voor een scanner van de best mogelijke kwaliteit, vooral als het belangrijke bestanden of documenten zijn. Hoe duidelijker het document, veel eenvoudiger zal karakterherkenning door OCR-software zijn. Als u vanaf uw mobiel gaat scannen, zorg dan voor een ideale verlichting en beeldkwaliteit.
Documentformaat
Als het document alleen tekst bevat, is het voor de software gemakkelijk te herkennen. Wanneer dit echter inclusief is grafieken, afbeeldingen en tabellen kunnen moeilijk zijn en bij veel gelegenheden zullen we conversiefouten tegenkomen. Het is belangrijk omZorg ervoor dat het formaat overeenkomt met de inhoud van het bestand.
Bugfixes
Altijd na het transcriberen naar Word, bekijk het gescande document sindsdien zorgvuldig er kunnen fouten verschijnen bijvoorbeeld als een deel van het bestand niet correct werd weergegeven.