De Excel draaitabellen zijn een geavanceerd hulpmiddel dat een uitgebreid overzicht van statistische gegevens presenteert. Ze kunnen ons enorm helpen bij het berekenen, samenvatten en analyseren van gegevens, het kunnen maken van vergelijkingen en het detecteren van trends en patronen.
Ze staan bekend als "draaitabellen" omdat ze geen vaste structuur hebben. Ze kunnen op verschillende manieren worden georganiseerd, afhankelijk van onze behoeften op elk moment, om de informatie te vinden waarnaar we op zoek zijn. Maar daarvoor gaan we de oorsprong en betekenis van dit concept uitleggen in de spreadsheets van Excel.
Wat is een draaitabel?
Om het concept van draaitabellen volledig te begrijpen, moeten we ons ze voorstellen als een soort van flexibele rapporten die we kunnen aanpassen. Bijvoorbeeld door rijen en kolommen op het scherm te scrollen, het type berekening te selecteren dat moet worden uitgevoerd, enz. Bovendien zullen we dit allemaal kunnen doen zonder dat we formules van welke aard dan ook hoeven te gebruiken.
Deze eigenschappen maken draaitabellen tot een van de beste basistools voor gegevensanalyse die we in Excel kunnen hebben. Een methode voor snelle antwoorden vinden op elk type vraag dat we onszelf kunnen stellen over elke reeks gegevens.
Binnen de geschiedenis van Microsoft Office werden de draaitabellen van Excel voor het eerst geïntroduceerd in 1995, met de vijfde versie van het spreadsheetprogramma. Het moet gezegd dat er al een precedent was: een software genaamd verbeteren dat was ontwikkeld door het bedrijf Lotus in het jaar 1991 waarin ongetwijfeld de ontwikkelaars van Excel waren geïnspireerd.
De volgende versies van Excel introduceerden nieuwe verbeteringen in de dynamische tabellen en zelfs in de Excel 2000-versie werd het aangevuld met de functie van dynamische graphics. Vanaf dat moment tot vandaag lijkt het succes van dit idee onbetwistbaar: een fantastische tool voor het samenvatten en analyseren van grote hoeveelheden gegevens.
Hoe draaitabellen te maken in Excel
Het maken van draaitabellen in Excel is een relatief eenvoudige taak. Als vorige stap moeten we een normale tabel nemen, georganiseerd in rijen en kolommen. Dan zijn dit de stappen die we moeten volgen:
- Eerst moeten we op een van de brongegevenscellen klikken.
- Dan gaan we naar het tabblad "Invoegen".
- Dan gaan we naar de groep "borden" en daarin klikken we op de knop "Dynamische tafel".
- Vervolgens verschijnt het dialoogvenster Create PivotTable, waarin we de standaardwaarden accepteren.
Hierna wordt er automatisch een simpele maar lege draaitabel aangemaakt (zie de afbeelding hierboven). De volgende taak is het configureren van uw opties.
We gaan nu naar de rechterkant van het Excel-venster. Daar vinden we het paneel "Draaitabelvelden", die wordt geleverd met een lijst met alle velden die we kunnen selecteren voor ons rapport. U moet degene die u interesseren naar een van de vier gebieden slepen die onderaan het paneel worden weergegeven.
Zodra de velden zijn ingevoegd, worden de resultaten van de toegepaste berekeningen weergegeven in de cellen van onze tabel, zonder dat functies moeten worden ingevoerd. Afhankelijk van de velden die we toevoegen of verwijderen, zal het uiteindelijke resultaat van de cellen anders zijn (elke keer dat we de wijzigingen willen zien, moeten we op de knop klikken "Update alles").
Dat is de ware "magie" van draaitabellen in Excel: de veelzijdigheid en het gebruiksgemak.
Draaitabellen uit andere bronnen
In het vorige voorbeeld hebben we het proces uitgelegd van het maken van een draaitabel uit een reeds bestaande gegevensreeks, maar het kan ook gegevens van andere sites halen. Daarvoor moeten we naar stap 2 van de vorige lijst gaan (die met de knop "Invoegen") en kiezen tussen de opties die Excel ons geeft:
- Haal uit een externe gegevensbron, wat elk ander bestand op onze computer kan zijn.
- Haal uit het gegevensmodel. Deze optie wordt gebruikt wanneer u een draaitabel wilt maken van meerdere tabellen of wanneer u werkt met zeer grote datasets.
- Haal uit Power BI, alleen beschikbaar als ons team de mogelijkheid heeft om verbinding te maken met databases in de cloud.
Ten slotte moeten we het bestaan van de optie van vermelden "Aanbevolen draaitabellen maken", wat onder bepaalde omstandigheden erg handig kan zijn voor Excel-gebruikers. Om toegang te krijgen tot deze optie moeten we naar stap nummer drie gaan van de sectie "Hoe draaitabellen maken in Excel", in de groep "Tabellen" de optie "Aanbevolen draaitabellen" selecteren.
Op dit punt is het het programma zelf dat ons een dialoogvenster laat zien met verschillende opties op basis van de informatie in de originele tabel. Het is aan ons om de tafel of tafels te kiezen die het beste bij ons passen voor ons doel. Het is geen veelgebruikte optie, maar kan in bepaalde gevallen erg praktisch zijn.