Wanneer we schrijven a Microsoft Word-document bijzonder uitgebreid is, is het creëren van een index bijna een verplichting, omdat het een noodzakelijk hulpmiddel biedt om lezers te begeleiden. In eerste instantie zou je kunnen denken dat dit een eenvoudige taak is die niet veel van onze tijd in beslag zal nemen. Het is echter de moeite waard om er even over na te denken, zodat het resultaat is waar we echt naar op zoek zijn: Wat moet de index van een document bevatten?
In papieren boeken, of het nu romans of essays zijn, wordt meestal aan het begin of aan het einde een index met de verschillende hoofdstukken of secties van de publicatie toegevoegd. Dat wil zeggen, vóór of na de hoofdinhoud. Dit is een geweldig hulpmiddel om een woord of verwijzing in de tekst te vinden.
Dit is ook perfect toepasbaar op Word-documenten, of dat nu het geval is studentenpapieren of professionele documenten. De tekstverwerkingsprogramma geeft ons de mogelijkheid om een inhoudsopgave in Word in te voegen die we kunnen omzetten in een index die automatisch wordt bijgewerkt.
Waarom is de index zo belangrijk?
Is het echt nodig om een inhoudsopgave op te nemen in een Word-werk? Het antwoord is ja, vooral als het een document is dat we aan een beoordelaar, een baas of een klant moeten voorleggen.
Un duidelijke en goed gestructureerde index Het zal de lezer helpen alle titels en ondertitels van het werk te vinden, samen met de paginanummering waar elke inhoud zich bevindt. Hierdoor kunt u eenvoudig direct naar het onderdeel of de onderdelen gaan die u mogelijk het meest interesseren.
Naast de index, in een Word-document van een bepaalde lengte en dichtheid, basisgegevens mogen niet ontbreken zoals onder meer de index zelf, de bibliografie of voetnootverwijzingen. Dit zijn de kleine maar belangrijke details die enorme kwaliteitsverschillen kunnen maken tussen de ene baan en de andere.
Het grote voordeel van Word is dat het kan automatisch een index maken, op een heel eenvoudige manier, door simpelweg een reeks richtlijnen te volgen die we hieronder uitleggen:
Index in Word: welke aspecten moeten we meenemen?
De sleutel om ervoor te zorgen dat de Word-index het uiterlijk en de bruikbaarheid krijgt die we willen, is dat de documenttitels het juiste formaat hebben gekregen. Dit betekent dat u de juiste kopjes, lettertypen, enz. kiest. voordat u de index zelf samenstelt. We leggen het in de volgende paragrafen nader uit:
Definieer kopteksten
Op de bovenste werkbalk van Word vindt u de Knop "Stijlen".. Als je erop klikt, wordt er een venster geopend met verschillende opties. Het meest voorkomende is om gebruik te maken van de «Titel 1», die we kunnen toepassen op alle hoofdstukken of secties waarin de tekst is verdeeld.
Er bestaat ook de mogelijkheid om te solliciteren «Titel 2», kleiner van formaat, als we nog preciezer willen zijn en Verdeel deze hoofdstukken of secties in secties. Als we deze hiërarchie correct toepassen bij het activeren van de index, zal deze georganiseerd in categorieën en subcategorieën verschijnen. Dit komt vrij vaak voor bij complexe teksten.
Het is ook belangrijk kies het juiste lettertype aan de aard van het werk of document. In die zin weten we al dat Word ons veel opties biedt, het is gewoon een kwestie van degene kiezen die het beste bij de geest van het document past.
Als algemene regel geldt dat het gebruikelijk is om in titels en ondertitels niet hetzelfde lettertype te gebruiken. Hoewel dit optioneel is, is dit meestal ook het geval voeg een kleine inkeping toe (dat wil zeggen, het introduceren van meerdere tekens of spaties) vóór de secundaire titels, om ze beter te onderscheiden van de hoofdtitels.
Inhoudsopgave invoegen
Zodra de titels zijn gedefinieerd, moet u naar het document gaan en selecteer de exacte plaats waar we de index willen weergeven. Afhankelijk van welk type document het is, zijn er twee opties:
- Aan het begin van het document, direct na de introductie (dit komt het meest voor).
- Aan het einde van het document, als referentie- of zoekindex (vooral gebruikt bij onderzoekswerk).
Nadat we de juiste locatie hebben bepaald, gaan we naar de bovenste balk en klikken op het gedeelte "Referenties". In de lijst met weergegeven opties selecteren we die van «Inhoudsopgave invoegen». In de gratis versie wordt standaard automatisch een tabel gegenereerd; In andere betaalde versies kunnen we het formaat naar wens kiezen.
En dat is het. Door simpelweg deze eenvoudige stappen te volgen, hebben we een praktische index voor ons document gemaakt. Een voordeel dat de Word-index ons geeft, is dat Het wordt automatisch gewijzigd telkens wanneer we besluiten wijzigingen aan te brengen in de structuur van het document. (een hoofdstuk toevoegen, verwijderen, de locatie binnen de tekststructuur wijzigen, enz.). Om de aangebrachte wijzigingen te bekijken, moet u op de knop drukken "Update."