Iedereen kent het goed en gebruikt min of meer regelmatig de programma's Word en Excel van het Microsoft Office-pakket. Er is echter nog een veel minder populair programma, hoewel het erg handig is (vooral voor kleine bedrijven en bedrijven) als je weet hoe je het goed moet gebruiken: Microsoft Access. In dit bericht gaan we zien wat deze software precies is en hoe we deze kunnen gebruiken.
Microsoft Access is een systeem van database management aangepast om gegevens te verzamelen van andere hulpprogramma's zoals Excel en andere. De bediening ervan is heel eenvoudig en het scala aan mogelijkheden bij het gebruik ervan is zeer breed: van inventarisaties tot het monitoren van commerciële activiteiten, en nog veel meer.
Wat is Microsoft Access
De eerste versie van Microsoft Access verscheen in 1994. Sindsdien zijn er veel updates uitgebracht. De nieuwste, daterend uit 2021, is compatibel met zowel Windows 10 als Windows 11.
Microsoft Access was en blijft een zeer praktisch hulpmiddel bij het maken, beheren en administreren van databases. Een hulpbron die het leven van kleine bedrijven gemakkelijker maakt wanneer ze grote hoeveelheden gegevens en records moeten verwerken.
De grote verdienste van dit programma is dat het de beheertaak vereenvoudigt door middel van speciale formules om bepaalde berekeningen uit te voeren, wat niet alleen erg praktisch is voor gegevens snel en eenvoudig opslaan en opvragenmaar ook voor complexere analyses uitvoeren.
Functievereisten
Dit is de lijst met vereisten Om de nieuwste versie van Microsoft Access te gebruiken:
- 2-core 1,6 GHz-processor.
- Windows 11 of Windows 10 besturingssysteem.
- Geheugen 4 GB (64-bit), 2 GB (32-bit) RAM
- 4 GB beschikbare schijfruimte
- Schermresolutie van 1024 × 768
- DirectX 10 grafische kaart voor hardwarematige grafische versnelling op pc.
- Aanvullende vereisten: internettoegang en Microsoft-account.
Ondersteunde formaten
Microsoft Access kan informatie in het volgende opslaan formats:
- Toegangsplug-in (.accda)
- Toegang tot databaseruntime (.accdr)
- Toegang tot databasesjabloon (.accdt)
- Beveiligde toegangsdatabase (.accede)
- Toegangsdatabase (.acdb)
- Lege projectsjabloon (.adn)
- Windows-snelkoppeling: toegangstabel (.mat)
- Bestanden vergrendelen (.laccdb)
- Windows: aanmeldingsformulier (.maf)
- Windows: macrotoegang (.mam)
- Windows: Toegangsquery (.maq)
- Windows: toegangsrapport (.mar)
- Werkgroep, database voor beveiliging op gebruikersniveau (.mdw)
Waar u Microsoft Access kunt downloaden of kopen
Windows-gebruikers die op hun computers hebben geïnstalleerd het Microsoft Office-kantoorpakket U beschikt al over deze tool in de basisversie. Om toegang te krijgen tot alle geavanceerde functies van Microsoft Access en het volledige potentieel ervan te benutten, is het echter raadzaam om de website van Microsoft te bezoeken (in het bijzonder: deze link) om het gedurende een beperkte periode gratis aan te schaffen of tijdelijk uit te proberen.
Hoogtepunten van Microsoft Access
Door te zeggen dat dit een ideaal hulpmiddel is voor kleine bedrijven en freelancers, denken wij dat de basisfuncties van Access heel goed aan uw behoeften kunnen worden aangepast. Om dit te illustreren, laten we kort enkele van de meest interessante bekijken:
Geïntegreerde sjablonen
Een van de voordelen van dit programma is dat elke gebruiker het zonder problemen kan gebruiken. De vooraf geconfigureerde sjablonen Ze bieden ons een goed startpunt als we niet zeker weten hoe we onze gegevens moeten organiseren.
Toegangssjablonen zijn beschikbaar op het tabblad "Archief" van de interface. Door erop te klikken, hebben we een aantal vooraf gedefinieerde formaten tot onze beschikking. We hoeven alleen maar de meest geschikte voor ons te selecteren en deze aan te passen aan onze voorkeuren en behoeften.
Gegevens exporteren
Alle gegevens in onze database kunnen via de knop naar andere formaten (Excel, PDF, enz.) worden geëxporteerd "Externe gegevens" die zich in het bovenste lint met opdrachten en opties bevindt.
gegevensquery
Bij het raadplegen van specifieke gegevens komt de effectiviteit van databasebeheer via Microsoft Access het duidelijkst naar voren. Om een vraag te stellen, moet u naar de knop gaan "Maken" en van daaruit toegang krijgen tot het tabblad «Query-ontwerp». Vervolgens hoeft u alleen maar de gewenste tafels te selecteren en te klikken "Rennen".
“Vertel het mij”-functie
Binnen in de sectie "Wat wil je doen?" We vinden een heel specifieke Access-functionaliteit genaamd "Zeg eens". We zullen deze optie ook kunnen gebruiken om zoekopdrachten uit te voeren, maar de lijst met hulpprogramma's is langer en omvat onder meer de mogelijkheid om tabellen en rapporten te maken.
VBA
VBA staat voor «Visuele basis voor toepassing», een programmeertaal waarmee je databases eenvoudiger kunt verwerken en beheren. Hiermee kunt u onder meer gegevens valideren en fouten opsporen. Heel praktisch.
Al deze functies maken het voor elke gebruiker mogelijk gebruik Microsoft Access voor de meest uiteenlopende taken. Docenten kunnen ze bijvoorbeeld gebruiken om de presentielijsten en cijfers van hun leerlingen te beheren; Verkopers kunnen inventarisaties maken van de producten in hun winkel en magazijn; Zelfstandigen kunnen de boekhouding van een zakelijke rekening verzorgen... En zo verder.