I den teknologiske epoken vi i dag lever i, er håndtering og bruk av dokumenter hovedsakelig gjort i en digitalt. Derav behovet for konvertere dokumenter ved hjelp av skanner a redigerbare filer som Microsoft Word. Denne prosessen tillater transformere fysiske dokumenter som skrifter, trykte dokumenter, tegninger eller annet format som er på papir i digitale filer som du kan redigere, administrere, dele og lagre digitalt fra datamaskinen eller smarttelefonen. Dette er noe som har vært mulig i mange år, men med dagens fremskritt er denne oppgaven mye enklere siden vi kan gjøre det fra mobiltelefonen vår og det vil bare ta noen få sekunder.
Dette er spesielt viktig hvis du er vant til arbeide med Word-dokumenter eller hvis du vil effektivt lagre skriftene dine på papiret slik at du aldri mister dem. Hvis du vil vite hvordan du kan begynne å bruke papirdokumentene dine fra datamaskinen eller mobilen Du er heldig, siden vi i denne artikkelen vil fortelle deg hovedverktøyene og metodene du kan bruke og som forenkler denne prosessen slik at det er veldig enkelt for deg og du kan begynne å implementere det med en gang.
Hvorfor konvertere skannede dokumenter til Word?
Før du begynner å snakke om metodene og detaljene for hvordan du konverterer et skannet dokument eller skriver til Microsoft Word, er det viktig å forstå hvorfor denne prosessen er viktig. Foreløpig behandles praktisk talt alle relevante dokumenter i digital form, uavhengig av hvilket felt det er snakk om. Selv de som er formalisert skriftlig blir senere digitalisert for å lagres i skyen. Men mange ganger når vi skanner disse dokumentene vises de i bildeformat, og vi kan ikke jobbe direkte med dem eller endre dem, så Det er viktig å vite hvordan du konverterer dem til redigerbare Microsoft Word-dokumenter å dra nytte av alle fordelene det gir oss, spesielt hvis de er skriftlige dokumenter. Når det gjelder fotografier, vil dette ikke interessere oss så mye siden bildene ville miste kvalitet og det ville være mer logisk å holde dem i et spesifikt format som JPEG eller PNG.
Metoder for konvertering til digitalt format
Vi vil begynne med å forklare tradisjonelle metoder som har blitt brukt i lang tid til å konvertere skriftlige dokumenter til digitale filer som Word. De er verktøy som du kan bruke selv om de vil kreve mer tid og krefter enn ny teknologi utviklet for å gjøre den samme oppgaven.
Skriv dokumentet på nytt
Denne metoden er sannsynligvis lettere av alle. det innebærer transkribere innholdet i det skriftlige dokumentet i en ny Word-format digital, kopiering direkte alt skrevet på papir. Uten tvil er det en arbeidskrevende arbeid hva kan det være nyttig for korte dokumenter hvor denne transkripsjonen er lett å gjøre. Det finnes verktøy som stemmediktat que de kan hjelpe deg med å skrive om dokumentet er mye raskere, selv om du må være forsiktig med transkripsjonsfeil.
Optisk tegngjenkjenning (OCR)
El OCR-programvare brukes til identifisere tekst i skannede dokumenter og konvertere den til tekst i digitalt redigerbart format. Disse verktøyene finnes i ulike gratis programmer og applikasjoner og resultatene er overraskende gode, selv om det vil avhenge mye av kvaliteten på skanningen, den opprinnelige tilstanden til dokumentet, lesbarheten... Du kan alltid prøve et av disse verktøyene som et første trinn og senere redigere hva mangler eller at OCR ikke har lest riktig.
Avanserte verktøy
I dag har store fremskritt innen teknologi betydd en stor endring i dokumenttranskripsjon og skanning, å tilby raskere, mer nøyaktige og enklere løsninger å bruke for brukere. Her presenterer vi noen av øyeblikkets verktøy for å konvertere dokumentene dine til Microsoft Word-filer.
Integrert OCR-programvare
Mange av Moderne skannere inkluderer innebygd OCR-programvare slik transformere skannede papirdokumenter til digitale filer redigerbar tekst. Uten tvil er dette en stor fordel siden De utfører konverteringen samtidig med skanningen og på grunn av sin presisjon er resultatene vanligvis svært pålitelige og raske. Dette verktøyet er for tiden Bedre alternativ hvis du ønsker å utføre denne oppgaven med garantier, selv om den har en høyere økonomisk kostnad enn de andre alternativene.
Mobilapper
For øyeblikket kan du finne mange applikasjoner tilgjengelig med OCR-programvare for å direkte konvertere bilder fra filer og dokumenter til Word. Vi trenger bare et kamera og last ned noen av disse programmene. De fleste av dem er gratis, og i tillegg kan du konvertere dokumenter til andre formater som PDF. Uten tvil er dette alternativet veldig gyldig hvis vi ønsker å konvertere et dokument raskt, selv om det åpenbart kan observeres noen transkripsjonsfeil.
Online applikasjoner og nettsteder
I likhet med mobilapplikasjoner kan vi også finne ulike nettjenester som vi kan fra konvertere skannede filer til word. På disse plattformene må du laste opp de allerede skannede filene, og du vil motta det redigerbare tekstdokumentet. Noen kjente nettsteder er Google Drive og OnlineOCR.
Overveielser før du konverterer et dokument
Hvis du ønsker å transformere og skanne et dokument til Word, er det viktig at ta hensyn til en rekke aspekter slik at denne oppgaven er mye lettere å utføre og feilene som vises er minimale.
Skannekvalitet
Før du konverterer dokumentet, er det viktig ha en skanner av best mulig kvalitet, spesielt hvis de er viktige filer eller dokumenter. Jo klarere dokumentet er, mye enklere vil være tegngjenkjenning med OCR-programvare. Hvis du skal skanne fra mobilen, sørg for at du har ideell belysning og bildekvalitet.
Dokumentformat
Hvis dokumentet kun inneholder tekst, vil det være enkelt for programvaren å gjenkjenne. Men når dette inkluderer grafer, bilder og tabeller kan være vanskelig og ved mange anledninger vil vi se konverteringsfeil. Det er viktig åmatch formatet med innholdet i filen.
Feilrettinger
Alltid etter transkribering til Word, se nøye gjennom det skannede dokumentet siden feil kan vises for eksempel hvis en del av filen ikke ble vist riktig.