Det er mulig at du ved en eller annen anledning har åpnet et Excel-dokument, og du har oppdaget at en rullegardinliste åpnes i noen av cellene. Dette er en veldig nyttig funksjon i Microsoft-regneark som du også kan bruke. I dette innlegget forklarer vi hvordan lage rullegardinliste i excel
Dette er en veldig nyttig funksjon, spesielt når vi jobber med ark og maler der de samme alternativene gjentas. Men i tillegg til å være praktisk, er det også en veldig visuell ressurs som gir et mer profesjonelt utseende til ethvert dokument.
Nedtrekkslistene (på engelsk, nedtrekksliste) tillate brukere av Excel velg et element fra en forhåndsdefinert liste. Det er en spesielt egnet ressurs for å lage skjemaer, fordi takket være det er datainntastingen raskere og også mer presis.
Hvordan fungerer disse listene? Når vi velger en celle som inneholder en liste, vil vi se ikonet til en liten pil ved siden av den. Når du klikker på den, vises denne listen med en rekke alternativer som vi må velge en.
Den grunnleggende ideen med å lage rullegardinlister i Excel er å gi brukeren et begrenset antall alternativer. I tillegg unngås introduksjon av data med feil eller feilstavinger.
Lag en nedtrekksliste i Excel trinn for trinn
Dette er trinnene du må følge for å lage rullegardinlister i Excel:
Trinn 1: Velg cellen
Hvis vi allerede har et Excel-ark som er mer eller mindre organisert og strukturert og vi vurderer spørsmålet om å sette inn en eller flere nedtrekkslister i det, er det første vi må gjøre velg cellen eller cellene med musepekeren der vi vil at listen skal åpne når vi klikker på den.
Trinn 2: Datavalidering
Deretter klikker vi på fanen "Data". Når vi er åpne, går vi til "Dataverktøy"-gruppen hvor vi må finne og trykke på alternativet "Datavalidering". Avhengig av hvilken versjon av Excel som vi har installert, kan ikonet variere, selv om det vanligvis ser ut som to celler, en validert og den andre ikke.
Trinn 3: Velg og konfigurer listen
Etter validering åpnes en nedtrekksliste, der vi velger alternativet "Klar". Der har vi også andre alternativer der vi vil kunne begrense innholdet i cellen til bestemte formater (tall, datoer, timer, etc.). Deretter kan vi gå frem på to forskjellige måter:
- skriv elementene som vi ønsker å tilby som alternativer i listen (de må skilles med komma, uten mellomrom).
- Velg et celleområde som inneholder disse alternativene og valider det ved å klikke på pilikonet ved siden av cellen der rullegardinlisten åpnes.
Når prosessen er fullført, vil vi se hvordan å klikke på den valgte cellen vil vise listen som vi har konfigurert. Hvis vi vil gjenta operasjonen i en annen celle i dokumentet, vil det være nok å kopiere den til utklippstavlen og lime den inn i den nye cellen.
Lag en dynamisk rullegardinliste i Excel
Hvis vi planlegger å jevnlig endre elementene i rullegardinlisten vår i Excel, kan det være mer hensiktsmessig å velge å opprette en dynamisk rullegardinliste. Dette er en variant av det vi har sett i forrige avsnitt, med den spesielle egenskapen at i dette tilfellet, hver gang vi gjør en endring i cellene eller i kildelisten, vil rullegardinlisten bli oppdatert automatisk.
Det er to måter å lage denne typen liste på: med samme metode som vi har forklart før eller ved å bruke et vanlig navngitt område og referere til det med OFFSET formel. Vi forklarer hvordan det gjøres nedenfor:
- Først må vi skrive rullegardinmenyene i separate celler.
- Deretter lager vi en navngitt formel (for å gjøre dette, bruk Ctrl + F3 tastekombinasjonen for å åpne dialogboksen).
- Når det nye navnet er skrevet i "Navn"-boksen, introduserer vi følgende formel:
=OFFSET(Ark!$A$2, 0, 0, COUNTA(Ark3!$A:$A), 1) *
Ark: navn på arket.
A : Kolonnen der rullegardinelementene er plassert.
$A$2: Cellen som inneholder det første elementet.
Når vi allerede har formelen definert, trenger vi bare å lage en rullegardinmeny basert på en rekke celler, som vi har sett i forrige avsnitt. Oppsettprosessen er litt mer arbeidskrevende, men det vil være verdt det hvis vi må jobbe med en stadig skiftende liste over kildeceller.
(*) Som man kan se, består denne formelen av to funksjoner: OFFSET og COUNTA. Den andre er å telle alle ikke-tomme celler i den refererte kolonnen. Denne telleren brukes i sin tur av OFFSET-funksjonen.