W świecie biznesu zarządzanie bazami danych staje się coraz ważniejsze, niezbędne, aby zawsze mieć poprawną i aktualną analizę informacji. Dotyczy to zarówno dużych firm, jak i małych, niezależnych profesjonalistów. W tym poście zobaczymy, jak to zrobić Twórz i zarządzaj bazami danych w Excelu.
Być może główną zaletą zarządzania bazą danych jest to, że będziemy mogli mieć wszystkie informacje potrzebne do prowadzenia firmy: klientów, sprzedaży, dostawców, pracowników lub dowolnego innego obszaru. Wyjaśniamy to bardziej szczegółowo w poniższych akapitach:
Co to jest baza danych w programie Excel?
Bazy danych w Excelu to doskonałe narzędzie do zarządzania informacjami. Pozwala nam to zachować porządek i strukturę przez cały czas, dzięki czemu proces wyszukiwania określonych danych jest szybki i łatwy. Co więcej, jest bardzo wszechstronny instrument, który możemy dostosować do własnych celów i potrzeb.
Jeśli pójdziemy do arkusze kalkulacyjne excela, baza danych ma postać dużej tabeli z jej wierszami i kolumnami, w których informacje są podzielone na różne kategorie. Najważniejsze jest to wszystkie dane są skondensowane w jednym dokumencie. Wszelkie zmiany, które w nim wprowadzimy, zostaną odzwierciedlone w globalnym zbiorze danych.
Oprócz natychmiastowego dostępu do wszystkich informacji, bazy danych Excel oferują wiele innych funkcji. Na przykład wielu użytkowników może uzyskać do nich dostęp, śledzić trendy itp. Pod względem uniwersalności możemy je wykorzystać zarówno do zarządzania stanami magazynowymi, jak i do kontroli procesu treningu personalnego.
Oczywiście, aby baza Excel stała się efektywnym narzędziem, Trzeba dobrze wiedzieć, jak działa program i w ten sposób maksymalnie wykorzystać swoje instrumenty.
Elementy bazy danych programu Excel
Zanim dowiesz się, jak utworzyć bazę danych i zarządzać nią w programie Excel, musisz wiedzieć, jakie elementy są jej częścią:
- rysować, podstawowe komponenty do zarządzania informacjami w arkuszach kalkulacyjnych Excel.
- Zapytania. Własne funkcje programu Excel do wyszukiwania i powiązania informacji zawartych w różnych tabelach lub bazach danych.
- Filtros. Narzędzia do stosowania określonych kryteriów i natychmiastowego znajdowania określonych informacji.
- Identyfikator (klucz główny). Opcjonalny element do ustawienia numeru identyfikacyjnego dla wiersza, kodu, numeru seryjnego itp.
Jak stworzyć bazę danych w Excelu
W ten sposób będziemy mogli krok po kroku tworzyć bazy danych w Excelu:
- Najpierw Tworzymy dokument lub skoroszyt w Excelu.
- Następnie projektujemy a stół na jednym z arkuszy, dodając serię nagłówków lub tytułów w celu uporządkowania i sklasyfikowania informacji.
- Następnie tworzymy serię filtry wyszukiwania dla tabeli danych.
- Następnie dodajemy tzw formuły excela którego chcemy użyć w tabeli.
- Wreszcie tworzymy registros dla każdego z rzędów.
Aby utworzyć filtry wyszukiwania, o których mowa w punkcie 3, konieczne jest wybranie nagłówków lub tytułów tworzonej bazy danych. Następnie trzeba przejść do menu Start, gdzie szukamy opcji Sortuj i Filtruj – Filtruj, znajdującej się po prawej stronie paska opcji.
Praktyczne narzędzia baz danych
Istnieje wiele praktycznych zastosowań baz danych w Excelu, od bardzo prostych do bardzo złożonych. Niektóre z nich już zauważyliśmy powyżej. Podstawową ideą jest kontrolować wszystkie informacje i mieć możliwość wprowadzania w nich zmian. W świecie handlu i biznesu jest to sprawa najwyższej wagi. Oto kilka przykładów:
- bazy danych nt Dostawcy w celu prowadzenia dokładnego rejestru zakupów i próby uzyskania większej przewagi podczas negocjacji.
- bazy danych nt klientów ponieważ każda firma musi dobrze znać swoich klientów, ich preferencje, ruchy itp. aby osiągnąć większą satysfakcję i osiągnąć większą sprzedaż.
- bazy danych nt Spis, aby poznać szczegółowo iw czasie rzeczywistym status produktów w magazynie. Dzięki temu możesz zdecydować, co i ile produkować, przechowywać lub sprzedawać.
- bazy danych nt obroty, dzięki któremu można analizować ich przebieg, rentowność, a także oceniać możliwości ustanowienia nowych strategii biznesowych.
- bazy danych nt osobiste. Ich celem jest między innymi kontrola nad pracownikami, ich warunkami, wynagrodzeniem lub wynikami.
Podsumowując można stwierdzić, że poprawne zarządzanie bazami danych w Excelu to bardzo efektywny sposób prowadzenia biznesu, kontrolujący wszystkie podstawowe aspekty w stosunkowo prosty sposób. Narzędzie na pięć gwiazdek.