Możliwe, że kiedyś otworzyłeś dokument programu Excel i okazało się, że w niektórych komórkach otwiera się lista rozwijana. Jest to bardzo przydatna funkcja arkuszy kalkulacyjnych Microsoft, z której możesz również korzystać. W tym poście wyjaśniamy jak utworzyć listę rozwijaną w programie Excel
Jest to bardzo przydatna funkcja, zwłaszcza gdy pracujemy z arkuszami i szablonami, w których powtarzają się te same opcje. Ale oprócz tego, że jest praktyczny, jest również bardzo wizualnym zasobem, który nadaje bardziej profesjonalny wygląd każdemu dokumentowi.
Listy rozwijane (w języku angielskim, lista rozwijana w dół) zezwolić użytkownikom przewyższać wybrać pozycję z predefiniowanej listy. Jest to szczególnie odpowiedni surowiec do robienia formy, ponieważ dzięki niemu wprowadzanie danych jest szybsze, a także dokładniejsze.
Jak działają te listy? Gdy wybierzemy komórkę zawierającą listę, obok niej zobaczymy ikonę małej strzałki. Po kliknięciu na nią ta lista wyświetla się z szeregiem opcji, spośród których musimy wybrać jedną.
Podstawową ideą tworzenia list rozwijanych w Excelu jest zapewnienie użytkownikowi ograniczona liczba opcji. Ponadto unika się wprowadzania danych z błędami lub literówkami.
Utwórz listę rozwijaną w Excelu krok po kroku
Oto kroki, które należy wykonać, aby utworzyć listy rozwijane w programie Excel:
Krok 1: Wybierz komórkę
Jeśli mamy już arkusz Excela, który jest mniej lub bardziej zorganizowany i uporządkowany i rozważamy kwestię wstawienia do niego jednej lub więcej list rozwijanych, pierwszą rzeczą, którą musimy zrobić, to zaznacz za pomocą wskaźnika myszy komórkę lub komórki w którym chcemy, aby lista otwierała się po kliknięciu na nią.
Krok 2: Weryfikacja danych
Następnie klikamy w zakładkę „Dane”. Po otwarciu przechodzimy do grupy „Narzędzia danych”, w której musimy znaleźć i nacisnąć opcję "Walidacji danych". W zależności od wersji programu Excel, którą zainstalowaliśmy, ikona może się różnić, chociaż ogólnie zwykle wygląda jak dwie komórki, jedna zweryfikowana, a druga nie.
Krok 3: Wybierz i skonfiguruj listę
Po zatwierdzeniu otwiera się rozwijana lista, w której wybieramy opcję "Gotowy". Mamy tam również inne opcje, dzięki którym będziemy mogli ograniczyć zawartość komórki do określonych formatów (liczby, daty, godziny itp.). Następnie możemy postępować na dwa różne sposoby:
- napisz elementy które chcemy zaoferować jako opcje w ramach listy (muszą być oddzielone przecinkiem, bez spacji).
- Wybierz zakres komórek które zawierają te opcje i zatwierdź je, klikając ikonę strzałki obok komórki, w której otworzy się lista rozwijana.
Po zakończeniu procesu zobaczymy, jak kliknięcie wybranej komórki spowoduje wyświetlenie skonfigurowanej przez nas listy. Jeśli będziemy chcieli powtórzyć operację w innej komórce dokumentu, wystarczy skopiować ją do schowka i wkleić w nowej komórce.
Utwórz dynamiczną listę rozwijaną w programie Excel
Jeśli planujemy regularnie zmieniać pozycje na naszej liście rozwijanej w Excelu, bardziej odpowiednie może być utworzenie pliku dynamiczna lista rozwijana. Jest to wariant tego, co widzieliśmy w poprzedniej sekcji, z tą różnicą, że w tym przypadku za każdym razem, gdy dokonamy zmiany w komórkach lub na liście źródłowej, lista rozwijana zostanie automatycznie zaktualizowana.
Istnieją dwa sposoby tworzenia tego typu listy: za pomocą tej samej metody, którą wyjaśniliśmy wcześniej lub używając zwykłego nazwanego zakresu i odwołując się do niego za pomocą FORMUŁA PRZESUNIĘCIA. Poniżej wyjaśniamy, jak to się robi:
- Najpierw musimy zapisać elementy menu rozwijanego w osobnych komórkach.
- Następnie tworzymy nazwaną formułę (w tym celu użyj kombinacji klawiszy Control + F3, aby otworzyć okno dialogowe).
- Po wpisaniu nowej nazwy w polu „Nazwa” wprowadzamy następującą formułę:
=OFFSET(arkusz!$A$2;0;0;LICZ.(arkusz3!$A:$A);1) *
Arkusz: nazwa arkusza.
A : Kolumna, w której znajdują się elementy listy rozwijanej.
$A$2: komórka zawierająca pierwszy element.
Kiedy mamy już zdefiniowaną formułę, musimy tylko utworzyć rozwijane menu oparte na zakresie komórek, jak widzieliśmy w poprzedniej sekcji. Proces konfiguracji jest nieco bardziej pracochłonny, ale będzie tego wart, jeśli będziemy musieli pracować z ciągle zmieniającą się listą komórek źródłowych.
(*) Jak widać, formuła ta składa się z dwie funkcje: OFFSET i COUNTA. Drugi polega na zliczeniu wszystkich niepustych komórek w kolumnie, do której następuje odwołanie. Ta liczba jest z kolei używana przez funkcję OFFSET.