Este posibil ca la anumite ocazii să fi deschis un document Excel și să fi constatat că în unele dintre celulele acestuia se deschide o listă derulantă. Aceasta este o caracteristică foarte utilă a foilor de calcul Microsoft pe care o puteți folosi și dvs. În această postare explicăm cum se creează o listă derulantă în excel
Aceasta este o funcție foarte utilă, mai ales când lucrăm cu foi și șabloane în care se repetă aceleași opțiuni. Dar, pe lângă faptul că este practic, este și o resursă foarte vizuală care oferă un aspect mai profesional oricărui document.
Listele derulante (în engleză, lista drop-down) permite utilizatorilor de Excel selectați un articol dintr-o listă predefinită. Este o resursă deosebit de potrivită pentru realizarea formulare, deoarece datorită acestuia introducerea datelor este mai rapidă și, de asemenea, mai precisă.
Cum funcționează aceste liste? Când selectăm o celulă care conține o listă, vom vedea lângă ea pictograma unei săgeți mici. Când facem clic pe ea, această listă este afișată cu o serie de opțiuni dintre care trebuie să selectăm una.
Ideea de bază a creării listelor drop-down în Excel este de a oferi utilizatorului un număr limitat de opțiuni. În plus, se evită introducerea de date cu erori sau greșeli de ortografie.
Creați o listă derulantă în Excel pas cu pas
Aceștia sunt pașii de urmat pentru a crea liste derulante în Excel:
Pasul 1: Selectați celula
Dacă avem deja o foaie Excel mai mult sau mai puțin organizată și structurată și luăm în considerare problema inserării uneia sau mai multor liste derulante în ea, primul lucru pe care trebuie să-l facem este selectați cu cursorul mouse-ului celula sau celulele în care dorim ca lista să se deschidă când facem clic pe ea.
Pasul 2: validarea datelor
Apoi, facem clic pe fila „Date”. Odată deschis, mergem la grupul „Instrumente de date” unde trebuie să găsim și să apăsăm opțiunea "Data validarii". În funcție de versiunea de Excel pe care o avem instalată, pictograma poate varia, deși în general arată ca două celule, una validată și cealaltă nu.
Pasul 3: Selectați și configurați lista
După validare, se deschide o listă derulantă, în care alegem opțiunea "Gata". Acolo avem și alte opțiuni prin care vom putea limita conținutul celulei la anumite formate (numere, date, ore etc.). Apoi, putem proceda în două moduri diferite:
- scrie elementele pe care vrem sa le oferim ca optiuni in cadrul listei (trebuie despartite prin virgula, fara spatii).
- Selectați un interval de celule care conțin acele opțiuni și validează-l făcând clic pe pictograma săgeată de lângă celula în care se va deschide lista derulantă.
Odată ce procesul este finalizat, vom vedea cum, făcând clic pe celula aleasă, se va afișa lista pe care am configurat-o. Dacă vrem să repetăm operația într-o altă celulă a documentului, va fi suficient să o copiem în clipboard și să o lipim în noua celulă.
Creați o listă derulantă dinamică în Excel
Dacă intenționăm să schimbăm în mod regulat elementele din lista noastră drop-down în Excel, poate fi mai potrivit să alegem să creăm un listă derulantă dinamică. Aceasta este o variantă a ceea ce am văzut în secțiunea anterioară, cu particularitatea că, în acest caz, de fiecare dată când facem o modificare în celule sau în lista sursă, lista drop-down va fi actualizată automat.
Există două moduri de a crea acest tip de listă: cu aceeași metodă pe care am explicat-o mai înainte sau folosind un interval denumit obișnuit și referindu-l cu Formula OFFSET. Vă explicăm mai jos cum se face:
- Mai întâi trebuie să scriem elementele din meniul drop-down în celule separate.
- Apoi creăm o formulă numită (pentru a face acest lucru, utilizați combinația de taste Control + F3 pentru a deschide dialogul).
- Odată ce noul nume este scris în caseta „Nume”, introducem următoarea formulă:
=OFFSET(Foaie!$A$2, 0, 0, COUNTA(Foaie3!$A:$A), 1) *
Foaie: denumirea foii.
R: Coloana în care se află elementele derulante.
$A$2: Celula care conține primul articol.
Când avem deja formula definită, trebuie doar să creăm un meniu derulant bazat pe o serie de celule, așa cum am văzut în secțiunea anterioară. Procesul de configurare este puțin mai laborios, dar va merita dacă trebuie să lucrăm cu o listă de celule sursă în continuă schimbare.
(*) După cum se vede, această formulă constă în două funcții: OFFSET și COUNTA. Al doilea este de a număra toate celulele care nu sunt goale din coloana la care se face referire. Acest număr este utilizat la rândul său de funcția OFFSET.