Facturile reprezintă principala dovadă și suport că a fost efectuată o tranzacție de cumpărare sau vânzare a unui produs sau serviciu.. În acest sens, vorbim despre un element crucial pentru aceste procese, având în vedere că părțile nu trebuie doar să-și mențină controlul asupra finanțelor, ci și să respecte obligațiile fiscale. Dacă te dedici oricărei activități care merită acest tip de document, ai ajuns la locul potrivit pentru că o să-ți arătăm cum să faci o factură în Excel în cel mai simplu mod posibil. Foaia de calcul Microsoft este un mare aliat pentru acest tip de sarcină și aici vă vom învăța tot ce trebuie să știți despre ea.
Generarea facturilor din Excel vă va permite să obțineți rezultate adaptate nevoilor dumneavoastră, în plus, există posibilitatea de a folosi șabloane și de a le personaliza după bunul plac. În continuare vă spunem totul.
Cum se face o factură în Excel?
Cum să faci o factură în Excel nu este ceva care reprezintă o provocare prea mare, având în vedere că programul este destul de ușor de utilizat. În plus, este de subliniat faptul că datele care trebuie adăugate în document sunt similare în toate cazurile, deși pot diferi oarecum în funcție de țară sau dacă activitatea în cauză are în vedere alte taxe.
Elemente ale unei facturi
Înainte de a merge direct în Excel pentru a crea factura, este necesar să luăm în considerare care sunt elementele pe care trebuie să le luăm în considerare pentru a o modela. Vorbim despre un document care conține informațiile unei tranzacții de vânzare și, prin urmare, la generarea uneia trebuie să adăugăm următoarele secțiuni:
- Informații despre furnizor: adică numele companiei, adresa fiscală, informațiile de contact și numărul de identificare al companiei.
- Informații despre cumpărător: aici se vor adauga aceleasi date de la punctul anterior, dar referitoare la client.
- Număr de factură: facturile trebuie numerotate pentru a menține controlul asupra istoricului tranzacțiilor care sunt efectuate.
- Data emiterii: ziua, luna si anul in care s-a facut vanzarea.
- Descrierea tranzacției: indică produsele sau serviciile care au fost vândute, cantitatea, prețul unitar, subtotalul și prețul total.
- Taxe: in aceasta sectiune sunt indicate taxele implicate in vanzarea produsului, detaliand sumele fiecaruia.
- Termeni de plată: aici puteti adauga reducerile, termenele si formele de plata, finantare sau suprataxele care se aplica la vanzare.
- Informație complementară: Această secțiune este opțională și o puteți folosi pentru a adăuga orice observație sau notă pe care o considerați necesară.
Trebuie remarcat faptul că, așa cum am menționat mai sus, aceste elemente pot varia în funcție de legile locale ale fiecărei țări sau entități.. Totuși, ele reprezintă un ghid excelent pentru a genera facturi corecte și cu toate cerințele.
Faceți factura în Excel
Știm deja elementele pe care ar trebui să le conțină factura noastră, așa că suntem gata să mergem la Excel și să începem să o generăm. În acest moment avem câteva opțiuni: creați o factură de la zero sau folosiți un șablon. Cea mai bună decizie va depinde de nevoile tale, așa că dacă vrei ceva 100% original, atunci luăm prima alternativă. Totuși, dacă ceea ce cauți este o garanție a unui finisaj profesional și că procesul nu durează prea mult, șabloanele sunt cea mai bună cale.
Pentru a începe să generați factura de la zero, deschideți Excel și faceți clic pe opțiunea „Carte goală”..
La rândul său, dacă ceea ce doriți este să folosiți un șablon, puteți accesa bara de căutare din partea de sus a interfeței, scrieți cuvântul factură și apăsați Enter. În continuare, veți vedea ecranul de rezultate cu un număr mare de șabloane pe care le puteți alege și personaliza după cum doriți, trecând de la text la combinația de culori.
Între timp, în procesul de a face o factură în Excel de la zero, va trebui să începeți să modelați documentul prin adăugarea de chenare, tabele, titluri și subtitluri., pentru aceasta, vă recomandăm să căutați orice altă factură care vă servește drept ghid pentru a vă construi.
adăugați formule
Unul dintre cele mai bune avantaje ale creării unei facturi în Excel este faptul că completarea acesteia din același instrument, automatizarea unor pași. În acest sens, se pot adăuga formule astfel încât, la introducerea oricărui număr, rezultatul să fie generat automat. Acest lucru vă va permite să reduceți marja de eroare adăugând formula de fiecare dată când doriți să o utilizați.
Astfel, vă recomandăm să adăugați funcții și formule la acele celule în care ar trebui să fie afișate taxele, reducerile, subtotalurile și totalurile.
Designul facturii
Ultima oprire în procesul de a face o factură în Excel este în ceea ce privește estetica și designul acesteia. Acesta este ceva care va depinde în întregime de nevoile și gusturile tale. In acest sens, Veți avea posibilitatea de a aplica singur culori sau de a folosi formatele de tabel pe care le încorporează Excel și cu care îi puteți oferi un aspect vizual mai mare. Cu toate acestea, dacă doriți să faceți acest lucru cât mai ușor posibil, atunci cel mai bine este să selectați un șablon din galerie.
Șabloanele de factură pe care le are Excel sunt excelente pentru menținerea unui aspect estetic bun. Design-urile lor sunt cu adevărat colorate, cu combinațiile corecte de culori și cele mai bune, posibilitatea neprețuită de a face toate schimbările pe care ni le dorim. În acest fel, atunci când alegeți un șablon, puteți merge la oricare dintre secțiunile acestuia pentru a face modificările de care aveți nevoie și a genera o factură originală și profesională.
De ce să folosiți Excel pentru a face o factură?
Deținerea de facturi este o necesitate prezentă în orice persoană sau companie care se dedică vânzării unui produs sau serviciu. Poate că marile companii își permit proiectarea și realizarea unei facturi 100% profesionale, însă, nu același lucru se întâmplă cu micii antreprenori sau cu cei care își încep afacerile.. Aici Excel vine în ajutor, cu posibilitatea de a se baza pe șabloane pentru a genera facturi funcționale.
Crearea de facturi din Excel vă va scuti de multe obstacole la începutul carierei, deoarece veți putea îndeplini cerințele de a le avea și de a le livra fără a face o investiție uriașă. În acest sens, dacă ai nevoie urgent de o factură și nu știi de unde să o iei, aruncă o privire la instalația ta Excel.