Pri kontrole dokumentu sa v závislosti na jeho dĺžke môže úloha viac alebo menej skomplikovať, ak sme sa rozhodli nahradiť jedno slovo druhým, buď preto, je napísaná nesprávne, má pravopisnú chybu alebo z iného dôvoduo.
Word nám umožňuje veľmi pohodlne a jednoducho nájsť a nahradiť slová, pretože sa o ich nájdenie postará automaticky (akceptuje rozlišovanie medzi malými a veľkými písmenami). Táto funkcia nám umožňuje upravovať jeden po druhom alebo všetky slová spolu bez nášho dozoru.
Funkcia Nahradiť, ktorú nám Word ponúka, sa nachádza na páske Štart hneď na konci. Po kliknutí na túto možnosť sa zobrazí obrázok, ktorý vedie tento článok. Ak chceme prístup ku všetkým možnostiam ponúkaným touto funkciou, musíme kliknúť na tlačidlo Viac.
Kliknutím na toto tlačidlo budeme môcť zistiť, či chceme, aby sa zhodovali veľké a malé písmená, iba celé slová, všetky tvary slova ... týmto spôsobom môžeme hľadanie a nahradzovanie slov čo najviac zúžte.
Ak chcete nájsť slová, ktoré ich neskôr nahradia, musíme napísať do tohto poľa vyhľadávanie slová, ktoré treba hľadať (stojí za to nadbytočnosť), a do poľa vymeniť slovami, ktoré chceme nahradiť slovami, ktoré sme hľadali.
V dolnej časti môžeme zobraziť tlačidlá vymeniť y nahradiť všetko, čo nám umožňuje automaticky nahradiť všetky slová bez nášho dozoru.
Táto možnosť je najmenej vhodná pre skontrolovať všetky zmeny vykonané v dokumente. Ak chceme skontrolovať všetky zmeny, ktoré sme v dokumente vykonali, môžeme využiť ovládací prvok zmien, ktorý nám ponúka Word, funkciu, ktorá je k dispozícii na páse Kontrola pomocou tlačidla Zmeniť kontrolu.