V technologickej dobe, v ktorej momentálne žijeme, sa správa a používanie dokumentov vykonáva najmä v a digitálne. Preto potreba konvertovať dokumenty pomocou skenera a upraviteľné súbory, ako napríklad Microsoft Word. Tento proces umožňuje transformovať fyzické dokumenty ako sú spisy, tlačené dokumenty, kresby alebo akýkoľvek iný formát, ktorý je na papieri v digitálnych súboroch ktoré môžete upravovať, spravovať, zdieľať a ukladať digitálne z počítača alebo smartfónu. Je to niečo, čo je možné už mnoho rokov, ale so súčasným pokrokom je táto úloha oveľa jednoduchšia, keďže to môžeme urobiť z mobilného telefónu a zaberie to len pár sekúnd.
Toto je obzvlášť dôležité, ak ste na to zvyknutí pracovať s dokumentmi programu Word alebo ak chcete efektívne ukladať svoje spisy na papieri, aby ste ich nikdy nestratili. Ak chcete vedieť ako môžete začať používať papierové dokumenty z počítača alebo mobilu Máte šťastie, pretože v tomto článku vám povieme hlavné nástroje a metódy, ktoré môžete použiť a ktoré zjednodušujú tento proces tak, že je pre vás veľmi jednoduchý a môžete ho začať implementovať hneď teraz.
Prečo prevádzať naskenované dokumenty do programu Word?
Predtým, ako začnete hovoriť o metódach a podrobnostiach o tom, ako previesť naskenovaný dokument alebo písanie do programu Microsoft Word, je dôležité pochopiť, prečo je tento proces dôležitý. V súčasnosti sa prakticky všetky relevantné dokumenty spracúvajú v digitálnej podobe bez ohľadu na to, o aký odbor ide. Dokonca aj tie, ktoré sú formalizované písomne, sú neskôr digitalizované, aby boli uložené v cloude. Mnohokrát sa však tieto dokumenty pri skenovaní zobrazia v obrazovom formáte a nemôžeme s nimi priamo pracovať ani ich upravovať, takže Je dôležité vedieť, ako ich previesť na upraviteľné dokumenty Microsoft Word využiť všetky výhody, ktoré nám ponúka, najmä ak ide o písomné dokumenty. V prípade fotografií nás to nebude až tak zaujímať, keďže obrázky by stratili kvalitu a logickejšie by bolo ponechať ich v špecifickom formáte ako JPEG alebo PNG.
Metódy prevodu do digitálneho formátu
Začneme vysvetlením tradičné metódy ktoré sa už dlho používajú na prevod písomných dokumentov na digitálne súbory, ako je napríklad Word. Sú to nástroje, ktoré môžete použiť, hoci to bude vyžadovať viac času a úsilia ako nové technológie vyvinuté na vykonanie rovnakej úlohy.
Prepíšte dokument
Táto metóda je pravdepodobne jednoduchsie všetkých. to znamená prepísať obsah písomného dokumentu v novom Formát Word digitálny, priame kopírovanie všetko napísané na papieri. Bezpochyby ide o a namáhavá práca čo to môže byť užitočné pre krátke dokumenty v ktorých sa tento prepis ľahko vykoná. Existujú nástroje ako hlasový diktát že môžu vám pomôcť prepísať dokument je oveľa rýchlejší, aj keď musíte byť opatrní chyby v prepise.
Optické rozpoznávanie znakov (OCR)
El Softvér OCR sa používa na identifikovať text v naskenovaných dokumentoch a previesť ho na text v digitálnom upraviteľnom formáte. Tieto nástroje sú prítomné v rôzne bezplatné programy a aplikácie a výsledky sú prekvapivo dobré, aj keď bude veľa záležať od kvality skenu, pôvodného stavu dokumentu, čitateľnosti... Vždy môžete vyskúšať niektorý z týchto nástrojov ako počiatočný krok a neskôr upraviť, čo chýba alebo že OCR neprečítalo správne.
Pokročilé nástroje
V súčasnosti veľký pokrok v technológii znamená a veľká zmena v prepise a skenovaní dokumentov, ponúkajúci rýchlejšie, presnejšie a jednoduchšie riešenia používať pre používateľov. Tu uvádzame niektoré zo súčasných nástrojov na konverziu dokumentov do súborov Microsoft Word.
Integrovaný OCR softvér
Mnohé z nich Moderné skenery obsahujú vstavaný softvér OCR umožňujúce transformovať naskenované papierové dokumenty do digitálnych súborov upraviteľný text. Od tej doby je to nepochybne veľká výhoda Konverziu vykonajú súčasne so skenovaním a vďaka svojej presnosti sú výsledky zvyčajne veľmi spoľahlivé a rýchle. Tento nástroj je v súčasnosti Lepšia možnosť ak chcete vykonať túto úlohu so zárukami, hoci má a vyššie ekonomické náklady ako ostatné možnosti.
Mobilné aplikácie
Aktuálne môžete nájsť množstvo aplikácií dostupných so softvérom OCR na priamu konverziu fotografií zo súborov a dokumentov do programu Word. Budeme len potrebovať fotoaparát a stiahnite si niektorú z týchto aplikácií. Väčšina z nich je zadarmo a navyše môžete konvertovať dokumenty do iných formátov, napríklad PDF. Táto možnosť je nepochybne veľmi užitočná, ak chceme dokument rýchlo skonvertovať, aj keď sa samozrejme môžu vyskytnúť určité chyby v prepise.
Online aplikácie a webové stránky
Podobne ako mobilné aplikácie nájdeme aj rôzne online služby z ktorých môžeme previesť naskenované súbory do wordu. Na tieto platformy musíte nahrať už naskenované súbory a dostanete upraviteľný textový dokument. Niektoré známe webové stránky sú Disk Google a OnlineOCR.
Úvahy pred konverziou dokumentu
Ak chcete transformovať a naskenovať dokument do programu Word, je to dôležité brať do úvahy celý rad aspektov takže táto úloha je oveľa jednoduchšia a chyby, ktoré sa objavia, sú minimálne.
Kvalita skenovania
Pred konverziou dokumentu je dôležité mať skener najvyššej možnej kvality, najmä ak ide o dôležité súbory alebo dokumenty. Čím je dokument jasnejší, oveľa jednoduchšie bude rozpoznávanie znakov pomocou softvéru OCR. Ak sa chystáte skenovať z mobilu, uistite sa, že máte ideálne osvetlenie a kvalitu obrazu.
Formát dokumentu
Ak dokument obsahuje iba text, softvér ho ľahko rozpozná. Keď to však zahŕňa grafy, obrázky a tabuľky môžu byť náročné a pri mnohých príležitostiach uvidíme chyby konverzie. Je dôležitéprispôsobiť formát obsahu súboru.
Opravy chýb
Vždy po prepise do Wordu, starostlivo skontrolujte naskenovaný dokument od r sa môžu objaviť chyby napríklad ak sa časť súboru nezobrazila správne.