Je možné, že ste pri niektorých príležitostiach otvorili dokument programu Excel a zistili ste, že v niektorých jeho bunkách sa otvorí rozbaľovací zoznam. Toto je veľmi užitočná funkcia tabuliek Microsoft, ktorú môžete použiť aj vy. V tomto príspevku vysvetľujeme ako vytvoriť rozbaľovací zoznam v exceli
Je to veľmi užitočná funkcia, najmä keď pracujeme s hárkami a šablónami, v ktorých sa opakujú rovnaké možnosti. Ale okrem toho, že je praktický, je to aj veľmi vizuálny zdroj, ktorý každému dokumentu dodáva profesionálnejší vzhľad.
Rozbaľovacie zoznamy (v angličtine, rozbaľovací zoznam) umožňujú používateľom vynikať vyberte položku z preddefinovaného zoznamu. Je to obzvlášť vhodný zdroj na výrobu formy, pretože vďaka nemu je zadávanie údajov rýchlejšie a aj presnejšie.
Ako tieto zoznamy fungujú? Keď vyberieme bunku, ktorá obsahuje zoznam, uvidíme vedľa nej ikonu malej šípky. Po kliknutí naň sa zobrazí tento zoznam so sériou možností, z ktorých si musíme jednu vybrať.
Základnou myšlienkou vytvárania rozbaľovacích zoznamov v Exceli je poskytnúť používateľovi obmedzený počet možností. Okrem toho sa zabráni vnášaniu údajov s chybami alebo preklepmi.
Vytvorte rozbaľovací zoznam v Exceli krok za krokom
Pri vytváraní rozbaľovacích zoznamov v Exceli postupujte podľa týchto krokov:
Krok 1: Vyberte bunku
Ak už máme excelový hárok, ktorý je viac-menej organizovaný a štruktúrovaný a uvažujeme nad otázkou vloženia jedného alebo viacerých rozbaľovacích zoznamov, prvá vec, ktorú musíme urobiť, je vyberte bunku alebo bunky pomocou ukazovateľa myši v ktorom chceme, aby sa zoznam otvoril, keď naň klikneme.
Krok 2: Overenie údajov
Ďalej klikneme na kartu „Údaje“. Po otvorení prejdeme do skupiny "Nástroje údajov", kde musíme túto možnosť nájsť a stlačiť "Overovanie dát". V závislosti od nainštalovanej verzie Excelu sa ikona môže líšiť, hoci vo všeobecnosti zvyčajne vyzerá ako dve bunky, jedna overená a druhá nie.
Krok 3: Vyberte a nakonfigurujte zoznam
Po overení sa otvorí rozbaľovací zoznam, v ktorom vyberieme možnosť "Pripravený". Tam máme aj ďalšie možnosti, prostredníctvom ktorých budeme môcť obmedziť obsah bunky na určité formáty (čísla, dátumy, hodiny atď.). Potom môžeme postupovať dvoma rôznymi spôsobmi:
- napíšte prvky ktoré chceme ponúknuť ako možnosti v rámci zoznamu (musia byť oddelené čiarkou, bez medzier).
- Vyberte rozsah buniek ktoré obsahujú tieto možnosti a potvrďte ich kliknutím na ikonu šípky vedľa bunky, v ktorej sa otvorí rozbaľovací zoznam.
Po dokončení procesu uvidíme, ako kliknutím na vybranú bunku zobrazíme zoznam, ktorý sme nakonfigurovali. Ak chceme operáciu zopakovať v inej bunke dokumentu, bude ju stačiť skopírovať do schránky a vložiť do novej bunky.
Vytvorte dynamický rozbaľovací zoznam v Exceli
Ak plánujeme pravidelne meniť položky v našom rozbaľovacom zozname v Exceli, môže byť vhodnejšie zvoliť vytvorenie a dynamický rozbaľovací zoznam. Toto je variant toho, čo sme videli v predchádzajúcej časti, so zvláštnosťou, že v tomto prípade vždy, keď vykonáme zmenu v bunkách alebo v zdrojovom zozname, rozbaľovací zoznam sa automaticky aktualizuje.
Existujú dva spôsoby, ako vytvoriť tento typ zoznamu: pomocou rovnakej metódy, ktorú sme vysvetlili predtým, alebo pomocou bežného pomenovaného rozsahu a odkazovaním naň OFFSET vzorec. Ako sa to robí, vysvetľujeme nižšie:
- Najprv musíme napísať položky rozbaľovacej ponuky do samostatných buniek.
- Potom vytvoríme pomenovaný vzorec (na tento účel použite kombináciu klávesov Control + F3 na otvorenie dialógového okna).
- Keď je nový názov napísaný do poľa „Názov“, zavedieme nasledujúci vzorec:
=OFFSET(Hárok!$A$2, 0, 0, COUNTA(Hárok3!$A:$A), 1) *
Hárok: názov hárku.
A : Stĺpec, v ktorom sa nachádzajú rozbaľovacie položky.
$A$2: Bunka, ktorá obsahuje prvú položku.
Keď už máme vzorec definovaný, musíme vytvoriť rozbaľovaciu ponuku na základe rozsahu buniek, ako sme videli v predchádzajúcej časti. Proces nastavenia je trochu pracnejší, ale bude stáť za to, ak musíme pracovať s neustále sa meniacim zoznamom zdrojových buniek.
(*) Ako je možné vidieť, tento vzorec pozostáva z dve funkcie: OFFSET a COUNTA. Druhým je spočítať všetky neprázdne bunky v odkazovanom stĺpci. Tento počet je následne využívaný funkciou OFFSET.