V poslovnem svetu postaja upravljanje podatkovnih zbirk vedno bolj pomembno, nujno za vedno pravilno in posodobljeno analizo informacij. In to velja tako za velika podjetja kot za majhne neodvisne strokovnjake. V tej objavi bomo videli, kako Ustvarite in upravljajte baze podatkov v Excelu.
Morda je glavna prednost upravljanja baze podatkov ta, da bomo lahko imeli vse informacije, ki jih potrebujemo za poslovanje: stranke, prodaja, dobavitelji, zaposleni ali katero koli drugo področje. To podrobneje pojasnjujemo v naslednjih odstavkih:
Kaj je zbirka podatkov v Excelu?
Zbirke podatkov v Excelu so odlično orodje za upravljanje informacij. Omogoča nam, da je ves čas organiziran in strukturiran, tako da je postopek iskanja določenih podatkov hiter in enostaven. Poleg tega je zelo vsestranski instrument, ki ga lahko prilagodimo svojim ciljem in potrebam.
Če gremo na excel preglednice, baza podatkov ima obliko velike tabele s svojimi vrsticami in stolpci, v katerih so informacije razvrščene v različne kategorije. Najbolj pomembno je to vsi podatki so strnjeni v enem samem dokumentu. Vse spremembe, ki jih naredimo, se bodo odražale v globalnem naboru podatkov.
Excelove baze podatkov poleg takojšnjega dostopa do vseh informacij ponujajo še številne druge funkcije. Na primer, več uporabnikom je mogoče omogočiti dostop do njih, slediti trendom itd. Z vidika vsestranskosti jih lahko uporabljamo tako za vodenje skladiščnega inventarja kot tudi za nadzor osebnega izobraževalnega procesa.
Seveda, da bi baza podatkov Excel postala učinkovito orodje, Treba je dobro poznati, kako program deluje in tako kar najbolje izkoristite svoje instrumente.
Elementi baze podatkov Excel
Preden veste, kako ustvariti in upravljati bazo podatkov v Excelu, je bistveno vedeti, kateri elementi so njen del:
- pripravi, osnovne komponente za upravljanje informacij v preglednicah Excel.
- Posvetovanja. Excelove lastne funkcije za iskanje in povezovanje informacij v različnih tabelah ali zbirkah podatkov.
- Filtros. Orodja za uporabo posebnih meril in takojšnje iskanje določenih informacij.
- Identifikator (glavni ključ). Izbirni element za nastavitev identifikacijske številke za vrstico, kodo, serijsko številko itd.
Kako ustvariti bazo podatkov v Excelu
Takole bomo korak za korakom lahko ustvarili baze podatkov v Excelu:
- prvo, Izdelamo dokument ali delovni zvezek v Excelu.
- Nato oblikujemo a mizo na enem od listov in doda niz naslovov ali naslovov za organiziranje in razvrščanje informacij.
- Nato ustvarimo serijo iskalni filtri za podatkovno tabelo.
- Nato dodamo Excelove formule ki jih želimo uporabiti v tabeli.
- Končno ustvarimo evidence za vsako od vrstic.
Za izdelavo iskalnih filtrov iz točke 3 je potrebno izbrati glave oziroma naslove izdelane baze podatkov. Nato morate iti v meni Start, kjer poiščemo možnost Razvrsti in filtriraj - Filter, ki se nahaja na desni strani vrstice z možnostmi.
Praktične uporabnosti baz podatkov
Obstaja veliko praktičnih aplikacij baz podatkov v Excelu, ki lahko segajo od zelo preprostih do zelo zapletenih. Nekatere od njih smo že omenili zgoraj. Osnovna ideja je nadzorovati vse informacije in jih lahko spreminjati. V komercialnem in poslovnem svetu je to nekaj izjemnega pomena. To je nekaj primerov:
- baze podatkov dobavitelji z namenom, da vodimo natančno evidenco nakupov in poskušamo pridobiti več prednosti pri pogajanjih.
- baze podatkov kupci, ker je za vsako podjetje bistveno, da dobro pozna svoje stranke, njihove preference, gibanja itd. za doseganje večjega zadovoljstva in doseganje večje prodaje.
- baze podatkov Popis, podrobno in v realnem času poznati stanje izdelkov v skladišču. S tem se lahko odločite, kaj in koliko boste proizvedli, skladiščili ali prodali.
- baze podatkov prodaja, s pomočjo katerega analizirati njihov napredek, njihovo dobičkonosnost ter oceniti možnost vzpostavitve novih poslovnih strategij.
- baze podatkov osebno. Pri njih je cilj med drugim imeti nadzor nad zaposlenimi, njihovimi pogoji, njihovo plačo ali uspešnostjo.
Za zaključek lahko rečemo, da je pravilno upravljanje podatkovnih baz v Excelu zelo učinkovit način vodenja podjetja, ki na razmeroma enostaven način nadzoruje vse osnovne vidike. Orodje s petimi zvezdicami.