Možno je, da ste ob neki priložnosti odprli Excelov dokument in ugotovili, da se v nekaterih njegovih celicah odpre spustni seznam. To je zelo priročna funkcija Microsoftovih preglednic, ki jo lahko uporabljate tudi vi. V tej objavi razlagamo kako ustvariti spustni seznam v excelu
To je zelo uporabna funkcija, še posebej, ko delamo z listi in predlogami, v katerih se ponavljajo iste možnosti. Toda poleg tega, da je praktičen, je tudi zelo vizualni vir, ki vsakemu dokumentu daje bolj profesionalen videz.
Spustni seznami (v angleščini, spustni seznam navzdol) omogočajo uporabnikom Excel izberite element s predhodno določenega seznama. Je posebej primeren vir za izdelavo obrazci, saj je zahvaljujoč njej vnos podatkov hitrejši in tudi natančnejši.
Kako ti seznami delujejo? Ko izberemo celico, ki vsebuje seznam, bomo poleg nje videli ikono majhne puščice. Ko ga kliknemo, se ta seznam prikaže z nizom možnosti, med katerimi moramo izbrati eno.
Osnovna ideja ustvarjanja spustnih seznamov v Excelu je zagotoviti uporabniku omejeno število možnosti. Poleg tega se izognemo vnosu podatkov z napakami ali črkovanimi napakami.
Ustvarite spustni seznam v Excelu korak za korakom
Za ustvarjanje spustnih seznamov v Excelu sledite tem korakom:
1. korak: izberite celico
Če že imamo Excelov list, ki je bolj ali manj organiziran in strukturiran in razmišljamo o tem, ali bi vanj vstavili enega ali več spustnih seznamov, moramo najprej storiti z miškinim kazalcem izberite celico ali celice v katerem želimo, da se seznam odpre, ko nanj kliknemo.
2. korak: Preverjanje podatkov
Nato kliknemo na zavihek »Podatki«. Ko je odprta, gremo v skupino »Podatkovna orodja«, kjer moramo najti in pritisniti možnost "Potrjevanje podatkov". Ikona se lahko razlikuje glede na različico Excela, ki smo jo namestili, čeprav je na splošno običajno videti kot dve celici, ena potrjena in druga ne.
3. korak: Izberite in konfigurirajte seznam
Po validaciji se odpre spustni seznam, v katerem izberemo možnost "Pripravljeno". Tam imamo tudi druge možnosti, preko katerih bomo lahko omejili vsebino celice na določene formate (številke, datume, ure itd.). Nato lahko nadaljujemo na dva različna načina:
- napiši elemente ki jih želimo ponuditi kot možnosti znotraj seznama (ločene morajo biti z vejico, brez presledkov).
- Izberite obseg celic ki vsebujejo te možnosti in jo potrdite s klikom na ikono puščice poleg celice, kjer se odpre spustni seznam.
Ko je postopek končan, bomo videli, kako bo klik na izbrano celico prikazal seznam, ki smo ga konfigurirali. Če želimo operacijo ponoviti v drugi celici dokumenta, bo dovolj, da jo prekopiramo v odložišče in prilepimo v novo celico.
Ustvarite dinamični spustni seznam v Excelu
Če nameravamo redno spreminjati elemente na našem spustnem seznamu v Excelu, je morda bolj primerno, da ustvarimo a dinamični spustni seznam. To je različica tega, kar smo videli v prejšnjem razdelku, s to posebnostjo, da se v tem primeru vsakič, ko naredimo spremembo v celicah ali na izvornem seznamu, spustni seznam samodejno posodobi.
To vrsto seznama lahko ustvarite na dva načina: z isto metodo, ki smo jo razložili prej, ali z uporabo običajnega imenovanega obsega in sklicevanjem nanj z OFFSET formula. Spodaj pojasnjujemo, kako se to naredi:
- Najprej moramo elemente spustnega menija zapisati v ločene celice.
- Nato ustvarimo imenovano formulo (za to uporabite kombinacijo tipk Control + F3, da odprete pogovorno okno).
- Ko je novo ime zapisano v polje "Ime", uvedemo naslednjo formulo:
=OFFSET(List!$A$2, 0, 0, COUNTA(List3!$A:$A), 1) *
List: ime lista.
A : Stolpec, kjer se nahajajo spustni elementi.
$A$2: celica, ki vsebuje prvi element.
Ko že imamo definirano formulo, moramo samo ustvariti spustni meni na podlagi obsega celic, kot smo videli v prejšnjem razdelku. Postopek namestitve je nekoliko bolj naporen, vendar se bo splačalo, če bomo morali delati s stalno spreminjajočim se seznamom izvornih celic.
(*) Kot lahko vidite, je ta formula sestavljena iz dve funkciji: OFFSET in COUNTA. Drugi je prešteti vse neprazne celice v stolpcu, na katerega se sklicujete. To število uporablja funkcija OFFSET.